Une réforme qui ne concerne pas tous les loyers de la même façon

La facturation électronique s'applique aux transactions entre deux entreprises assujetties à la TVA, toutes deux établies en France. Une location nue à usage d'habitation principale, exonérée de TVA, reste en dehors de cette obligation pour l'instant.

La situation change dès que le bail porte sur un local professionnel, commercial ou un bureau avec option pour la TVA. Le bailleur et son locataire sont alors tous deux considérés comme des entreprises, et la facture de loyer entre dans le champ de la réforme, à condition que le bailleur soit lui-même assujetti.

Concrètement, un bailleur qui gère à la fois un appartement loué nu à un particulier et un local commercial loué à une société avec option TVA se retrouve dans deux régimes différents pour un seul portefeuille : le premier bail reste hors du champ, le second y entre pleinement. Cette coexistence, fréquente chez les investisseurs qui diversifient leur patrimoine, complique le suivi si chaque bail n'est pas clairement identifié en amont.

Un point technique à connaître : l'option pour la TVA sur un bail commercial ou de bureau n'est pas automatique. Le bailleur doit l'exercer expressément, généralement en la mentionnant dans l'acte de bail. Sans cette option, même un local professionnel classique reste hors du champ de la TVA, et donc hors du champ immédiat de la réforme.

Il faut également distinguer la réforme de facturation du e-reporting, qui s'applique aux opérations non couvertes par l'obligation de facturation électronique stricte (certaines transactions avec des particuliers ou à l'international). Les bailleurs qui perçoivent des loyers exonérés de TVA, comme la plupart des locations résidentielles, ne sont pas concernés par cette transmission complémentaire. C'est donc le statut fiscal du bien loué qui détermine si vous êtes concerné, pas la taille de votre patrimoine.

Le calendrier à connaître pour ne pas être pris au dépourvu

Ce calendrier n'est pas figé depuis toujours : la réforme devait initialement s'appliquer dès juillet 2024, avant d'être reportée à deux reprises. Ce report explique en partie pourquoi certains bailleurs pensent encore avoir plus de temps qu'ils n'en ont réellement.

  • Réception : obligatoire depuis le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille ;
  • Émission : obligatoire depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et à partir du 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises, la catégorie dans laquelle se range la grande majorité des bailleurs professionnels.

À titre d'exemple, un bailleur professionnel qui continuerait à émettre de simples factures PDF pour un local commercial après l'échéance qui le concerne s'expose à une amende de 15 € par facture non conforme, plafonnée à 15 000 € par an.

PPF ou plateforme agréée : quel choix pour un bailleur ?

Toute entreprise concernée doit choisir une plateforme agréée (PA, anciennement appelée PDP) pour émettre et transmettre ses factures : un simple PDF envoyé par e-mail ne suffira plus.

Le Portail Public de Facturation (PPF), gratuit et opéré par l'État via Chorus Pro, couvre les fonctions de base. Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), devenues plateformes agréées, offrent en plus des fonctionnalités comme l'intégration comptable ou l'archivage automatisé. Rien n'oblige à choisir dès aujourd'hui, mais plus l'échéance de 2027 approche, plus les créneaux d'intégration chez les prestataires se réduisent.

À côté de la facturation elle-même, l'obligation d'e-reporting, distincte, est sanctionnée par une amende de 250 € par transmission manquante, plafonnée elle aussi à 15 000 € par an.

Comment un bailleur professionnel peut se préparer dès maintenant ?

Anticiper ne veut pas dire agir dans l'urgence en 2027. Concrètement, cela signifie identifier dès maintenant quels baux du portefeuille sont réellement soumis à la TVA, choisir une plateforme agréée compatible, et s'assurer que les données de facturation sont déjà bien structurées :

  • identifier, bail par bail, lesquels sont réellement soumis à la TVA ;
  • vérifier que les données de loyer, charges et TVA sont déjà structurées, pas seulement dispersées dans des tableurs séparés ;
  • choisir une plateforme agréée compatible avec le format retenu (Factur-X, UBL ou CII) suffisamment tôt pour tester la bascule avant l'échéance.

C'est précisément ce que permet Smovin, qui génère et envoie automatiquement les factures de loyer à partir des données du bail, TVA et charges récupérables clairement distinguées. L'outil garde ainsi des baux prêts à basculer vers une plateforme agréée le jour où l'échéance s'appliquera à eux.

Au-delà de la seule conformité, structurer sa facturation dès maintenant présente un autre avantage : une fois les données de loyer, charges et TVA correctement organisées, la bascule vers une plateforme agréée devient une simple formalité technique, plutôt qu'un chantier de reprise de données mené sous pression. Bien tenir ses quittances de loyer et son suivi locatif au fil de l'eau est déjà un premier pas dans cette direction.

Un dernier réflexe utile

Profitez de la période actuelle, où la réception est déjà obligatoire mais l'émission encore optionnelle pour les plus petites structures, pour tester sereinement les nouveaux formats avant que l'échéance ne devienne contraignante. Pour comparer les solutions du marché, notre comparatif des outils de gestion locative fait le point sur les fonctionnalités de facturation de chaque acteur.

Mieux vaut structurer sa facturation avant l'échéance que la reconstruire dans l'urgence, une fois la date passée.