La démarche qui consiste à vendre un bien immobilier, et ce, que l’on soit un agent immobilier professionnel ou un simple propriétaire souhaitant vendre son bien soi-même, engendre son lot de tâches administratives chronophages. Existe-t-il des solutions pour réduire ces tâches, voire s’en débarrasser totalement ?

Le fonctionnement d’une agence immobilière

Une agence immobilière a pour rôle de mettre en relation les personnes qui souhaitent acheter ou louer un logement et celles qui en vendent ou en louent un. L’agent immobilier est donc un intermédiaire censé apporter une expertise. Il doit pour cela suivre les évolutions juridiques et être capable de rédiger des actes de vente ainsi que de gérer toutes les tâches administratives liées aux transactions. Une agence immobilière ne peut fonctionner sans au minimum un directeur et des agents commerciaux, formés à la négociation immobilière.

Les tâches administratives sont inévitables dans une agence immobilière. Elles le sont dans toute société me direz-vous, mais la particularité de l’agence immobilière est que son métier consiste à établir et à signer un maximum d’actes de vente. Or, de nombreuses démarches administratives sont associées à l’acte de vente immobilière. Lorsque l’agence n’a pas les moyens d’employer une assistante administrative, la charge administrative revient alors souvent au directeur et aux commerciaux. Or, non seulement ces derniers ne s’avèrent pas toujours très compétents et consciencieux en la matière (on ne peut pas leur en vouloir, ce n’est pas leur métier), mais le temps qu’ils passent à faire des tâches administratives constitue un manque à gagner en termes d’opportunités de ventes perdues.

Les principales tâches administratives à couvrir

Les principales tâches administratives à couvrir dans une agence immobilière sont :
– des tâches de secrétariat courant telles que la gestion du courrier, des mails et des appels ainsi que la gestion des plannings
– des tâches liées au suivi des dossiers clients et prospects et au suivi des dossiers de vente auprès des notaires. Ce suivi implique la mise à jour des bases de données de l’agence
– des tâches de facturation, de comptabilité et de fiscalité telles que le suivi de la trésorerie, la gestion des notes de frais, le suivi et la relance des factures, la déclaration de TVA et les autres démarches fiscales obligatoires
– des tâches liées à la gestion des ressources humaines concernant les fiches de paie, le versement des salaires et la gestion des congés

Comment se décharger des tâches administratives ?

L’agence immobilière a tout intérêt à décharger les agents des tâches administratives afin qu’ils puissent se consacrer pleinement à leurs missions de prospection, d‘accompagnement et de négociation. Si l’agence est suffisamment grosse, et si les variations du chiffre d’affaire ne sont pas trop importantes selon les différents moments de l’année, il est pertinent d’embaucher une assistante administrative en interne. En revanche, pour les autres agences plus petites ou dont l’activité est trop irrégulière, faire appel à un assistant administratif à la carte peut être une bonne idée. L’assistant administratif se déplace dans l’entreprise si besoin, il est flexible et s’adapte aux besoins du client, qu’il s’agisse des tâches à exécuter ou du nombre d’heures à couvrir. Cette solution a donc l’avantage d’être peu contraignante. Si toutes les tâches peuvent à priori être couvertes par l’assistant administratif, celui-ci peut s’avérer particulièrement pertinent pour toutes les tâches de secrétariat général, de gestion et de comptabilité.

Vendre son logement sans agence : quelles tâches administratives ?

Vendre son logement sans agence engendre également un certain nombre de tâches administratives telles que la gestion des appels et des emails, l’envoi par email des informations demandées, et la constitution du compromis de vente, cet avant-contrat qui engage le propriétaire à vendre son bien à l’acheteur et l’acheteur à l’acheter, avant de signer l’acte de vente chez le notaire. Se faire aider par un assistant administratif est également possible lorsqu’on est un particulier.

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