Quittance de loyer : ModĂšle simple et gratuit Word, PDF, Excel

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Quittance de loyer

La quittance de loyer est un document remis par le bailleur Ă  son locataire. Elle atteste du bon rĂšglement par le locataire du montant du loyer et des charges sur une pĂ©riode donnĂ©e. C’est un document prĂ©cieux, qui justifie la domiciliation du locataire dans de nombreuses dĂ©marches.

ModĂšle de quittance de loyer PDF / Word / Excel

Informations essentielles

📃 La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Le bailleur n'a pas l'obligation d'envoyer la quittance de loyer, si le locataire ne la demande pas. Cependant si ce dernier s’est acquittĂ© du rĂšglement du montant de ses loyers et en formule la demande, la loi oblige le propriĂ©taire Ă  la lui fournir (article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).

Le bailleur est Ă©galement tenu d’envoyer une quittance pour toutes les mensualitĂ©s versĂ©es par le locataire s’il en fait la demande, mĂȘme si celui-ci a depuis quittĂ© le logement concernĂ©. Ce document est important car il permet au locataire d’attester du versement des sommes dues pour une pĂ©riode concernĂ©e, et peut lui ĂȘtre demandĂ© Ă  titre de document justifiant son domicile ou pour l’obtention d’aides.

🕑 Quand l’envoyer ?

La quittance est à délivrer obligatoirement dÚs lors que le locataire en fait la demande à son bailleur. En général, le locataire demande à recevoir sa quittance de loyer chaque mois. Dans ce cas, le propriétaire bailleur lui adresse les quittances correspondantes dans les jours suivants la réception du paiement des loyers, ou dÚs lors que le locataire en fait la demande.

💾 Combien coĂ»te la quittance de loyer ?

La quittance de loyer est un document gratuit pour le locataire : les coĂ»ts Ă©ventuels de gestion et d’expĂ©dition (achat de timbre) sont Ă  la charge du bailleur.

Faire payer la quittance au locataireSera considĂ©rĂ©e comme abusive et nulle toute clause apportĂ©e au bail stipulant que le locataire doive supporter des frais d’expĂ©dition de la quittance de loyer (article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).

✍ Faut-il la signer ?

Comme pour tout document lĂ©gal, le propriĂ©taire bailleur doit impĂ©rativement signer la quittance de loyer pour que celle-ci soit valable d’un point de vue juridique.

Le locataire peut encourir un refus de la part de l’administration des services de la CAF dans le cadre d’une demande d’aide au logement en cas d’absence de signature. En plus d’ĂȘtre un potentiel problĂšme d’ordre financier pour le locataire, cela peut Ă©galement avoir une incidence sur le rĂšglement des loyers pour le bailleur.

Signature scannĂ©eSi la quittance de loyer comporte une signature scannĂ©e, celle-ci doit ĂȘtre accompagnĂ©e de l’identification de son auteur et d’une manifestation de son consentement pour avoir une valeur juridique.

📚 Quittance en colocation : combien d’exemplaires ?

Le nombre d’exemplaires de la quittance de loyer est dĂ©terminĂ© par la nature du bail de colocation :

  1. Si le bail est commun à tous les colocataires, la quittance est unique. Le montant total du loyer ainsi que tous les noms et prénoms des colocataires du bail doivent y figurer.
  2. Dans le cas d’un bail individuel signĂ© par chaque colocataire, chacun d’entre eux recevra une quittance personnalisĂ©e Ă  son nom.

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est un document adressé par le bailleur à son locataire. Celle-ci atteste que le locataire est à jour dans le rÚglement des sommes dues (montant du loyer et charges éventuelles) selon le contrat de location. En rÚgle générale, le bailleur envoie la quittance aprÚs que le locataire se soit acquitté du rÚglement. Le bailleur peut la rédiger sur papier libre ou également utiliser un modÚle de quittance (normes 2023, format PDF) :

Je télécharge un contrat de location PDF

Ce document est prĂ©cieux pour le locataire, qui peut s’en servir dans plusieurs situations :

  • Pour rĂ©aliser des dĂ©marches administratives : si le locataire doit renouveler sa carte d’identitĂ©, la quittance de loyer est Ă©quivalente Ă  un justificatif de domicile ;
  • Pour justifier sa demande d’aides : si le locataire souhaite par la suite faire des dĂ©marches afin d’obtenir une aide au logement, la quittance est nĂ©cessaire ;
  • Pour attester le paiement des montants dus : en cas de litige lors de la restitution du dĂ©pĂŽt de garantie, le locataire prouve Ă  l’aide de la quittance de loyer qu’il a rĂ©glĂ© les sommes dues (son loyer et ses charges).

Quittance et assurance pour le compte des colocatairesDans le cas d’une souscription Ă  une assurance pour le compte des colocataires, le montant rĂ©ceptionnĂ© doit figurer sous une mention distincte sur la quittance.

Faire une quittance de loyer

faire une quittance de loyer

La rédaction, le contenu et l'envoi de la quittance de loyer sont strictement encadrés par la loi :

Comment remplir une quittance de loyer ?

La quittance de loyer doit comporter un certain nombre d’informations, en plus de faire le dĂ©tail des sommes versĂ©es par le locataire. Pour qu’elle soit valable, le bailleur doit y faire figurer les informations suivantes :

  • L’intitulĂ© du document (quittance de loyer ou reçu en cas de rĂšglement partiel) ;
  • L’identitĂ© (nom et prĂ©nom) et les coordonnĂ©es du bailleur ou du mandataire ;
  • L’identitĂ© (nom et prĂ©nom) et les coordonnĂ©es du locataire (l’adresse du logement en location) ;
  • La date et le lieu d’envoi de la quittance ;
  • La pĂ©riode concernĂ©e (le mois et l’annĂ©e) pour laquelle le locataire s’est acquittĂ© des sommes dues ;
  • Les montants du loyer et des charges payĂ©es par le locataire, obligatoirement indiquĂ©s sous des lignes distinctes ;
  • La signature du bailleur ou du mandataire.

Pour plus de simplicité, il est possible d'utiliser un modÚle de quittance de loyer (aux normes 2023) :

Quittance de loyer PDF Quittance de loyer Word

Voici un modÚle de quittance de loyer à utiliser par le bailleur pour détailler les sommes versées par le locataire :

QUITTANCE DE LOYER

Adresse de location : ......................

........................

................................

Je soussigné ................................. propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de ......................... la somme de ................. euros (en toutes lettres) ............. euros (en chiffres), au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du ........ /20 ......... au .......... / ........ / 20.........et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.

DĂ©tail du rĂšglement :

Loyer : ........................................ euros

Provision pour charges : ..................................... euros

Total : .............................................. euros

Date du paiement : le ............. /............ / 20 ............

Fait Ă  ......................... , le ............. / ................... / 20 ...........

Signature

 

Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu ĂȘtre Ă©tablis prĂ©cĂ©demment en cas de paiement partiel du montant du prĂ©sent terme. Elle est Ă  conserver pendant trois ans par le locataire (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).

Quels types de charges peuvent y figurer ?

Plusieurs types de charges peuvent figurer sur la quittance de loyer :

quittance deloyer charges
  • Le montant du loyer et des charges locatives ;
  • Les frais de travaux d’économie d’énergie rĂ©alisĂ©s dans les parties privatives ou communes : le bailleur peut faire figurer la mention « Contribution au partage de l’économie de charges », la date de la mise en place des travaux, et leur date de fin sur la quittance (disposition rĂ©gie par l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989) ;
  • L’assurance pour compte dans le cadre d’une colocation : si le bailleur a souscrit une assurance pour compte afin de prĂ©venir les risques locatifs pour les colocataires, il peut rĂ©cupĂ©rer la prime annuelle de cette assurance multirisque habitation tous les mois Ă  chaque rĂšglement de loyer.

Enfin, si le locataire ne s’est pas acquittĂ© de la totalitĂ© des sommes dues, le bailleur peut faire figurer les impayĂ©s antĂ©rieurs sur la quittance dans le but de le rappeler Ă  ses obligations.

Que sont les charges locatives ? Les charges locatives sont des charges de diverses natures rĂ©glĂ©es par le propriĂ©taire. On distingue les charges locatives rĂ©cupĂ©rables des charges non rĂ©cupĂ©rables, ces derniĂšres ne pouvant pas faire l’objet d’un remboursement de la part du locataire. Afin d’en connaĂźtre les spĂ©cificitĂ©s, une identification attentive est nĂ©cessaire.

Modalités d'envoi

La loi ne se prononce pas au sujet des modalitĂ©s d’expĂ©dition de la quittance de loyer. Ce choix rĂ©sulte de l’entente du propriĂ©taire bailleur et du locataire Ă  ce sujet. La quittance peut ĂȘtre :

  • EnvoyĂ©e par voie postale ;
  • Remise en main propre ;
  • Par e-mail depuis la loi Alur, Ă  la demande du locataire.
quittance deloyer envoi

Pour des questions pratiques, de plus en plus de bailleurs envoient la quittance de loyer au locataire par e-mail. Afin que cet envoi soit juridiquement valable, le bailleur est tenu d’obtenir l’accord du locataire pour un envoi par voie dĂ©matĂ©rialisĂ©e. Il doit Ă©galement inclure dans le contrat de location une clause de communication Ă©lectronique.

Quant au dĂ©lai d’envoi de la quittance, la loi n’a pas spĂ©cifiĂ© de temps imparti. Dans l’optique de maintenir des relations saines entre le propriĂ©taire bailleur et le locataire, il est nĂ©anmoins conseillĂ© de procĂ©der Ă  l’envoi de la quittance suite Ă  la rĂ©ception du paiement du loyer. Un locataire Ă  jour dans ses rĂšglements et qui en formule la demande est en droit de recevoir une quittance de loyer de la part de son bailleur.

F.A.Q.

⏳ Combien de temps garder une quittance de loyer ?

La quittance de loyer doit ĂȘtre conservĂ©e 3 ans aprĂšs l’échĂ©ance du bail de location. Il s'agit de la mĂȘme durĂ©e que pour un contrat de bail et un Ă©tat des lieux. La loi prĂ©voit en effet un dĂ©lai de prescription de 3 ans au-delĂ  duquel il n’est plus possible d’intenter une action en justice.

❌ Le locataire n’a payĂ© qu’une partie du loyer et des charges

Dans le cas d’un dĂ©faut de paiement du montant total (loyer et charges) d’une mensualitĂ©, le bailleur doit remettre au bailleur un simple reçu plutĂŽt qu’une quittance de loyer. Celui-ci fait Ă©tat du versement partiel du locataire pour la pĂ©riode mensuelle correspondante, et peut se prĂ©senter sous la mĂȘme forme que la quittance. Lorsque le locataire se sera acquittĂ© du montant total des sommes dues, il pourra recevoir sa quittance de loyer.

📅 Quittance de loyer annuelle (groupĂ©e) : une bonne idĂ©e ?

S’il est effectivement possible pour le bailleur de regrouper un ensemble de quittances mensuelles sur un mĂȘme document, dans les faits cette pratique est dĂ©conseillĂ©e. Afin d’éviter tout litige, il est plus indiquĂ© d’éditer une quittance chaque mois pour son locataire plutĂŽt que de les regrouper au sein d’un mĂȘme document.

🖐 Que faire en cas de refus de dĂ©livrer une quittance ?

Le locataire Ă  jour de ses paiements est en droit d’obtenir une quittance de loyer de la part de son propriĂ©taire. Si le bailleur venait Ă  ne pas rĂ©pondre Ă  une demande informelle, la demande peut ĂȘtre formulĂ©e par l’envoi d’une lettre recommandĂ©e avec accusĂ© de rĂ©ception.

En cas d’absence de rĂ©ponse ou de refus du bailleur Ă  la mise en demeure, le locataire peut saisir le tribunal judiciaire, qui ordonnera une injonction de faire. Cette procĂ©dure prĂ©voit de demander au juge d’obliger un particulier Ă  exĂ©cuter son engagement contractuel, et en fixe les conditions et les dĂ©lais d'exĂ©cution.

⚖  Je trouve le tribunal le plus proche

❓ Que faire en cas de fausse quittance de loyer ?

Un bailleur peut ĂȘtre amenĂ© Ă  avoir des soupçons envers son locataire qui produirait de fausses quittances de loyer. Dans ce cas de faux et usage de faux, la responsabilitĂ© du bailleur n’est pas engagĂ©e.

De nombreux organismes rĂ©clament ce document afin de justifier son domicile : une banque, un fournisseur d’énergie, des services administratifs pour la demande d’aides (CAF, CPAM) ou encore une agence immobiliĂšre dans le cadre d’une recherche de logement. Si le bailleur parvient Ă  dĂ©couvrir dans quel but le faux a Ă©tĂ© produit, il peut contacter les organismes concernĂ©s pour les prĂ©venir de la situation. Il suffit d’indiquer que les quittances de loyer fournies Ă  compter de telle date sont falsifiĂ©es, les versements de loyer et charges du locataire faisant dĂ©faut depuis telle date.

💾 Quittance de loyer CAF / Crous

La quittance de loyer sert Ă  la fois de justificatif de domicile et d’accusĂ© de rĂ©ception du rĂšglement du loyer et des charges. Le bailleur Ă©met la quittance, qui apporte la preuve de la solvabilitĂ© du locataire. Dans le cadre de dĂ©marches administratives, ce document sera demandĂ© au locataire par les organismes d’aide au logement de la CAF ou du Crous, en vue d’obtenir des aides.