Quittance de loyer : Modèle simple et gratuit Word, PDF, Excel

Q: Combien de temps garder une quittance de loyer ?

La quittance de loyer doit être conservée 3 ans après l’échéance du bail de location. Il s'agit de la même durée que pour un contrat de bail et un état des lieux. La loi prévoit en effet un délai de prescription de 3 ans au-delà duquel il n’est plus possible d’intenter une action en justice.

Par Clémence Nannini

Responsable contenus déménagement et location

Actualisé le 05/02/2024

min de lecture

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La quittance de loyer est un document remis par le bailleur à son locataire. C'est une attestation du bon règlement par le locataire du montant du loyer et des charges sur une période donnée. Ce document précieux justifie la domiciliation du locataire dans de nombreuses démarches.

Modèle de quittance de loyer PDF / Word / Excel

Quittance de loyer remplissable PDF

Quittance de loyer vierge WORD

Quittance de loyer formulaire EXCEL

Informations essentielles

Le bailleur n'a pas l'obligation d'envoyer la quittance de loyer, si le locataire ne la demande pas. Cependant, si ce dernier s’est acquitté du règlement du montant de ses loyers et en formule la demande, la loi oblige le propriétaire à la lui fournir (article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).

Le bailleur est également tenu d’envoyer une quittance pour toutes les mensualités versées par le locataire s’il en fait la demande, même si celui-ci a depuis quitté le logement concerné. Ce document est important, car il permet au locataire d’attester du versement des sommes dues pour une période concernée, et peut lui être demandé à titre de document justifiant son domicile ou pour l’obtention d’aides.

La quittance est à délivrer obligatoirement dès lors que le locataire en fait la demande à son bailleur. En général, le locataire demande à recevoir sa quittance de loyer chaque mois. Dans ce cas, le propriétaire bailleur lui adresse les quittances correspondantes dans les jours suivant la réception du paiement des loyers, ou dès lors que le locataire en fait la demande.

La quittance de loyer est un document gratuit pour le locataire : les coûts éventuels de gestion et d’expédition (achat de timbre) sont à la charge du bailleur.

Faire payer la quittance au locataireSera considérée comme abusive et nulle toute clause apportée au bail stipulant que le locataire doive supporter des frais d’expédition de la quittance de loyer (article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).

Comme pour tout document légal, le propriétaire bailleur doit impérativement signer la quittance de loyer pour que celle-ci soit valable d’un point de vue juridique.

Le locataire peut encourir un refus de la part de l’administration des services de la CAF dans le cadre d’une demande d’aide au logement en cas d’absence de signature. En plus d’être un potentiel problème d’ordre financier pour le locataire, cela peut également avoir une incidence sur le règlement des loyers pour le bailleur.

Signature scannéeSi la quittance de loyer comporte une signature scannée, celle-ci doit être accompagnée de l’identification de son auteur et d’une manifestation de son consentement pour avoir une valeur juridique.

Le nombre d’exemplaires de la quittance de loyer est déterminé par la nature du bail de colocation :

Si le bail est commun à tous les colocataires, la quittance est unique. Le montant total du loyer ainsi que tous les noms et prénoms des colocataires du bail doivent y figurer.
Dans le cas d’un bail individuel signé par chaque colocataire, chacun d’entre eux recevra une quittance personnalisée à son nom.

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est un document adressé par le bailleur à son locataire. Celle-ci atteste que le locataire est à jour dans le règlement des sommes dues (montant du loyer et charges éventuelles) selon le contrat de location. En règle générale, le bailleur envoie la quittance après que le locataire se soit acquitté du règlement. Le bailleur peut la rédiger sur papier libre ou également utiliser un modèle de quittance (normes 2024, format PDF) :

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Ce document est précieux pour le locataire, qui peut s’en servir dans plusieurs situations :

Pour réaliser des démarches administratives : si le locataire doit renouveler sa carte d’identité, la quittance de loyer est équivalente à un justificatif de domicile ;
Pour justifier sa demande d’aides : si le locataire souhaite par la suite faire des démarches afin d’obtenir une aide au logement, la quittance est nécessaire ;
Pour attester le paiement des montants dus : en cas de litige lors de la restitution du dépôt de garantie, le locataire prouve à l’aide de la quittance de loyer qu’il a réglé les sommes dues (son loyer et ses charges).

Quittance et assurance pour le compte des colocatairesDans le cas d’une souscription à une assurance pour le compte des colocataires, le montant réceptionné doit figurer sous une mention distincte sur la quittance.

Faire une quittance de loyer

La rédaction, le contenu et l'envoi de la quittance de loyer sont strictement encadrés par la loi :

Comment remplir une quittance de loyer ?

La quittance de loyer doit comporter un certain nombre d’informations, en plus de faire le détail des sommes versées par le locataire. Pour qu’elle soit valable, le bailleur doit y faire figurer les informations suivantes :

L’intitulé du document (quittance de loyer ou reçu en cas de règlement partiel) ;
L’identité (nom et prénom) et les coordonnées du bailleur ou du mandataire ;
L’identité (nom et prénom) et les coordonnées du locataire (l’adresse du logement en location) ;
La date et le lieu d’envoi de la quittance ;
La période concernée (le mois et l’année) pour laquelle le locataire s’est acquitté des sommes dues ;
Les montants du loyer et des charges payées par le locataire, obligatoirement indiqués sous des lignes distinctes ;
La signature du bailleur ou du mandataire.

Pour plus de simplicité, il est possible d'utiliser un modèle de quittance de loyer (aux normes 2024) :

Quittance de loyer PDF Quittance de loyer Word

Voici un modèle de quittance de loyer à utiliser par le bailleur pour détailler les sommes versées par le locataire. A titre d'exemple :

QUITTANCE DE LOYER

Adresse de location : ......................

........................

................................

Je soussigné ................................. propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de ......................... la somme de ................. euros (en toutes lettres) ............. euros (en chiffres), au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du ........ /20 ......... au .......... / ........ / 20.........et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.

Détail du règlement :

Loyer : ........................................ euros

Provision pour charges : ..................................... euros

Total : .............................................. euros

Date du paiement : le ............. /............ / 20 ............

Fait à ......................... , le ............. / ................... / 20 ...........

Signature

Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu être établis précédemment en cas de paiement partiel du montant du présent terme. Elle est à conserver pendant trois ans par le locataire (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).

Quels types de charges peuvent y figurer ?

Plusieurs types de charges peuvent figurer sur la quittance de loyer :

Le montant du loyer et des charges locatives ;
Les frais de travaux d’économie d’énergie réalisés dans les parties privatives ou communes : le bailleur peut faire figurer la mention « Contribution au partage de l’économie de charges », la date de la mise en place des travaux, et leur date de fin sur la quittance (disposition régie par l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989) ;
L’assurance pour compte dans le cadre d’une colocation : si le bailleur a souscrit une assurance pour compte afin de prévenir les risques locatifs pour les colocataires, il peut récupérer la prime annuelle de cette assurance multirisque habitation tous les mois à chaque règlement de loyer.

Enfin, si le locataire ne s’est pas acquitté de la totalité des sommes dues, le bailleur peut faire figurer les impayés antérieurs sur la quittance dans le but de le rappeler à ses obligations.

Que sont les charges locatives ? Les charges locatives sont des charges de diverses natures réglées par le propriétaire. On distingue les charges locatives récupérables des charges non récupérables, ces dernières ne pouvant pas faire l’objet d’un remboursement de la part du locataire. Afin d’en connaître les spécificités, une identification attentive est nécessaire.

Modalités d'envoi

La loi ne se prononce pas au sujet des modalités d’expédition de la quittance de loyer. Ce choix résulte de l’entente du propriétaire bailleur et du locataire à ce sujet. La quittance peut être :

Envoyée par voie postale ;
Remise en main propre ;
Par e-mail depuis la loi Alur, à la demande du locataire.

Pour des questions pratiques, de plus en plus de bailleurs envoient la quittance de loyer au locataire par e-mail. Afin que cet envoi soit juridiquement valable, le bailleur est tenu d’obtenir l’accord du locataire pour un envoi par voie dématérialisée. Il doit également inclure dans le contrat de location une clause de communication électronique.

Quant au délai d’envoi de la quittance, la loi n’a pas spécifié de temps imparti. Dans l’optique de maintenir des relations saines entre le propriétaire bailleur et le locataire, il est néanmoins conseillé de procéder à l’envoi de la quittance suite à la réception du paiement du loyer. Un locataire à jour dans ses règlements et qui en formule la demande est en droit de recevoir une quittance de loyer de la part de son bailleur.

La quittance de loyer manuscrite est tout à fait valable.

F.A.Q.

La quittance de loyer doit être conservée 3 ans après l’échéance du bail de location. Il s'agit de la même durée que pour un contrat de bail et un état des lieux. La loi prévoit, en effet, un délai de prescription de 3 ans au-delà duquel il n’est plus possible d’intenter une action en justice.

Dans le cas d’un défaut de paiement du montant total (loyer et charges) d’une mensualité, le bailleur doit remettre au bailleur un simple reçu plutôt qu’une quittance de loyer. Celui-ci fait état du versement partiel du locataire pour la période mensuelle correspondante, et peut se présenter sous la même forme que la quittance. Lorsque le locataire se sera acquitté du montant total des sommes dues, il pourra recevoir sa quittance de loyer.

S’il est effectivement possible pour le bailleur de regrouper un ensemble de quittances mensuelles sur un même document, dans les faits cette pratique est déconseillée. Afin d’éviter tout litige, il est plus indiqué d’éditer une quittance chaque mois pour son locataire plutôt que de les regrouper au sein d’un même document.

Le locataire à jour de ses paiements est en droit d’obtenir une quittance de loyer de la part de son propriétaire. Si le bailleur venait à ne pas répondre à une demande informelle, la demande peut être formulée par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception.

En cas d’absence de réponse ou de refus du bailleur à la mise en demeure, le locataire peut saisir le tribunal judiciaire, qui ordonnera une injonction de faire. Cette procédure prévoit de demander au juge d’obliger un particulier à exécuter son engagement contractuel, et en fixe les conditions et les délais d'exécution.

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Un bailleur peut être amené à avoir des soupçons envers son locataire qui produirait de fausses quittances de loyer. Dans ce cas de faux et usage de faux, la responsabilité du bailleur n’est pas engagée.

De nombreux organismes réclament ce document afin de justifier son domicile : une banque, un fournisseur d’énergie, des services administratifs pour la demande d’aides (CAF, CPAM) ou encore une agence immobilière dans le cadre d’une recherche de logement. Si le bailleur parvient à découvrir dans quel but le faux a été produit, il peut contacter les organismes concernés pour les prévenir de la situation. Il suffit d’indiquer que les quittances de loyer fournies à compter de telle date sont falsifiées, les versements de loyer et charges du locataire faisant défaut depuis telle date.

La quittance de loyer sert à la fois de justificatif de domicile et d’accusé de réception du règlement du loyer et des charges. Le bailleur émet la quittance, qui apporte la preuve de la solvabilité du locataire. Dans le cadre de démarches administratives, ce document sera demandé au locataire par les organismes d’aide au logement de la CAF ou du Crous, en vue d’obtenir des aides.

Quittance de loyer : Modèle simple et gratuit Word, PDF, Excel

Modèle de quittance de loyer PDF / Word / Excel

Informations essentielles

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Faire une quittance de loyer

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Quels types de charges peuvent y figurer ?

Modalités d'envoi

F.A.Q.

⏳ Combien de temps garder une quittance de loyer ?

❌ Le locataire n’a payé qu’une partie du loyer et des charges

📅 Quittance de loyer annuelle (groupée) : une bonne idée ?

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