Etat des lieux de sortie (location) : modèle gratuit PDF / Word

Par Chloé Déchelotte

Un état des lieux de sortie est établi à l’occasion du départ d’un locataire (preneur) d’un logement. Il a pour vocation de rendre compte de la tenue du logement par son occupant pendant la durée du bail. Cette étape de fin de bail peut être réalisée par le bailleur et locataire ou par des mandataires. Si des dégâts sont constatés, le propriétaire bailleur sera en droit de déduire le montant des travaux nécessaires du dépôt de garantie, appelé à tort caution dans le langage courant.

Modèle d’état des lieux de sortie PDF / Word

Téléchargez gratuitement un formulaire d'état des lieux de sortie à imprimer, pour un logement vide ou meublé (normes 2024, loi Alur). L'état des lieux peut être rempli directement en ligne.

Facturation après l'état des lieux de sortie

Lors de l’état des lieux de sortie, le bailleur détermine les éventuelles réparations des dégradations commises par le locataire sortant. Le cas échéant, il procèdera à une facturation des réparations et amputera le dépôt de garantie du locataire du même montant. Le locataire doit donc être très vigilant quant aux facturations reportées.

État des lieux de sortie : vétusté ou dégradations ?

Pour attester d’une dégradation, le bailleur s’appuie sur l’état des lieux d’entrée et le compare avec l’état des lieux de sortie.

Deux cas de figure coexistent :

1. L’évolution des éléments du logement est due à la vétusté : l’usure normale provoquée par l’usage quotidien. Les réparations pour cause de vétusté sont à la charge du propriétaire.
2. L’évolution de l’élément n’est pas normale : il s’agit d’une dégradation. Cela signifie que le locataire a endommagé anormalement cet élément au cours de la location : ce sont des travaux à la charge du locataire.

On constate ici à quel point la frontière entre ces deux cas de figure est floue. En effet, il est difficile de distinguer ce qui relève de la vétusté de ce qui relève d’une dégradation d’un élément. Pourtant, c’est un des enjeux principaux de l’état des lieux de sortie : la charge des réparations locatives. Pour cette raison, c’est une source importante de litiges.

Pour éviter les désaccords entre locataire et bailleur, la solution est d’utiliser une grille de vétusté dès la signature du contrat de bail. Cette grille permet de rendre l’évolution du logement objective en déterminant la durée de vie des éléments et matériaux principaux (peinture, plomberie, chauffage, etc). Enfin, elle permet de déterminer le partage du montant des réparations entre le propriétaire et le locataire.

Validité de la grille de vétustéLe locataire et le bailleur peuvent se mettre d’accord sur l’utilisation d’une grille de vétusté dès la signature du contrat de bail. Cette grille doit provenir d’un accord collectif de location établi par des représentants de propriétaires et de locataires.

Dégâts constatés après l’état des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie permet au bailleur de constater les éventuelles dégradations des éléments de son logement, en vue de la restitution totale ou non du dépôt de garantie au locataire. C’est un moment clé, car c’est l’état des lieux de sortie qui sert de preuve au propriétaire en cas de dégradations.

L’état des lieux de sortie n’est pas modifiableSi les dégâts sont constatés après l’état des lieux, et donc ne figurent pas sur ce document, alors le propriétaire ne peut pas faire payer les réparations au locataire.

Trous dans les murs constatés lors de l'état des lieux

Lorsque l’on loue un logement, le premier réflexe est de le personnaliser pour se sentir chez soi. On le décore, on y ajoute du mobilier, on accroche des photos au mur, etc. Cependant, il vaut mieux prendre garde aux trous dans les murs : beaucoup de propriétaires n’apprécient pas cette pratique. Tout le problème est que la loi concernant le rebouchage des trous en location est imprécise. Elle laisse place à une interprétation pour déterminer si cela relève d’une réparation locative (donc à la charge du locataire) ou non.

• Le locataire est responsable du rebouchage des trous s’ils sont nombreux ou d’une taille importante et/ou selon leur emplacement (au milieu du mur, par exemple).
• Le locataire n’est pas responsable des trous s’ils sont petits et qu’il y en a très peu : le rebouchage des trous n’est pas considéré comme une réparation locative.

Pour éviter tout litige lors de l’état des lieux, il est conseillé :

• De demander au préalable l’autorisation au propriétaire pour faire un trou dans le mur ;
• De reboucher les trous soi-même avant l’état des lieux de sortie ;
• De veiller à vérifier la description que le propriétaire dresse des trous (nombre, taille, incidence) sur l’état des lieux avant de le signer, car c’est ce document qui lui servira de preuve pour justifier la retenue pour réparations sur le dépôt de garantie.

La facturation du rebouchage des trousIl n’y a pas de tarif légal encadrant le rebouchage des trous. Le propriétaire doit vous envoyer la facture (ou un devis) des travaux de remise en état pour justifier la retenue sur le dépôt de garantie.

État des lieux de sortie : peinture

Lors de l’état des lieux de sortie, l’évolution des murs est passée au peigne fin par le propriétaire : il observe l’état général de la peinture et la présence de tâches. La peinture étant un matériau comme un autre, elle n’échappe pas aux règles de facturation des réparations.

Deux situations :

1. L’état de la peinture découle d’un usage normal du logement : le propriétaire ne peut pas retenir une partie du dépôt de garantie pour la remplacer. Il s’agit de vétusté.
2. Le locataire a accéléré l’usure de la peinture : elle a, par exemple, jauni à cause de la fumée de cigarette, il y a de nombreuses tâches, etc. Il s’agit d’une dégradation. Le propriétaire est en droit de procéder à une retenue sur le dépôt de garantie pour financer les réparations.

Obligation de prendre en compte la vétusté pour toute dégradationLe propriétaire est dans l’obligation de prendre en compte la vétusté de la peinture. Cela signifie qu’il ne retiendra pas la valeur à neuf de la peinture, mais seulement sa valeur résiduelle, celle déterminée dans les grilles de vétusté. Cette valeur dépend du degré d’ancienneté de la peinture, la date à laquelle elle a été posée. Plus la peinture est ancienne, plus sa valeur résiduelle est faible : une décote est opérée chaque année.

Que faire en cas de litiges ?

Absence d’état des lieux de sortie

En cas d’absence d’état des lieux de sortie, meublé ou non, la loi indique que le locataire est présumé avoir rendu le logement dans le même état que lors de son arrivée, donc dans un bon état de réparations locatives. Le propriétaire ne peut donc pas le rendre responsable de dégradations : il sera dans l’obligation de restituer l’intégralité du dépôt de garantie. L’état des lieux de sortie est donc indispensable pour permettre au propriétaire de maintenir son logement en bon état.

Ce que dit la jurisprudenceSans état des lieux de sortie contradictoire, c’est-à-dire signé par les deux parties et dont les exemplaires sont exactement identiques, la restitution du dépôt de garantie doit être intégrale.
État des lieux de sortie PDF

Remise des clefs sans état des lieux de sortie

Une fois les clés remises, si aucun état des lieux n’est effectué au même moment, le bailleur dispose d’un mois pour restituer le dépôt de garantie dans son intégralité au locataire. En effet, sans état des lieux, celui-ci est présumé avoir rendu le logement en bon état de réparations locatives.

Remise des clés sans état des lieuxLes clés doivent être remises en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception. Le locataire indique à cette occasion, sa nouvelle adresse au bailleur.

État des lieux de sortie non remis

Un état des lieux non remis ou vierge peut ne pas être valable. Cela dépend de la situation :

• L’état des lieux a été effectué, mais n’a pas été remis au locataire : en cas d'état des lieux contradictoire, il est valable. En effet, la loi indique que l’état des lieux doit être remis aux deux parties suite à sa signature, mais ne prévoit aucune sanction en cas de manquement à cette obligation.
• L’état des lieux n’a pas été effectué avec le locataire : il n’est pas valable. Tout état des lieux non contradictoire n’est pas valable. Cela signifie qu’il doit être connu et signé par les deux parties.

Etat des lieux de sortie avec huissier

En cas d’état des lieux de sortie litigieux, c’est-à-dire qu’une des deux parties refuse de le réaliser ou de le signer, il est possible de faire appel à un huissier. Ce dernier se chargera de l’état des lieux pour le compte des deux parties

L’état des lieux de sortie avec huissier a un coût, qui dépend de la taille du logement et qui sera partagé en parts égales entre les deux parties.

*Tarifs applicables jusqu'au 29 février 2024
Source : Légifrance

État des lieux de sortie et loi Alur

Depuis la loi Alur, entrée en vigueur en 2014, les locataires et propriétaires obéissent à de nouvelles règles dans le cadre de l’accès au logement en France. Ces règles concernent entre autres le contrat de location, mais aussi l’état des lieux.

Que dit la loi sur l’état des lieux de sortie ?

La loi indique les éléments qui doivent obligatoirement figurer sur l’état des lieux. Le propriétaire et le locataire doivent absolument être attentifs à sa validité au moment de le remplir et le signer.

Les deux parties doivent apporter les informations suivantes dans le document :

1. Le type de document : il s’agit d’un état des lieux de sortie ;
2. Leur nom et prénom ;
3. L'adresse du bailleur ou de son siège social en cas d’agence immobilière ;
4. La date à laquelle ils remplissent le document ;
5. La date de l’état des lieux d’entrée ;
6. Si des mandataires sont engagés, il faut donner leur nom complet et leur adresse (ou siège social) ;
7. La nouvelle adresse du locataire ;
8. La description du logement : l’état des plafonds, murs, sols et équipements de chaque pièce ;
9. Les évolutions éventuelles de l’état des pièces et éléments du logement en comparaison avec l’état des lieux d’entrée ;
10. La description des clés : nombre et ce à quoi elles donnent accès (locaux privatifs ou communs) ;
11. Les relevés des compteurs d’eau et énergie ;
12. La signature des deux parties.

La forme de l’état des lieux de sortieL'état des lieux de sortie peut être réalisé sur le même document que l'état des lieux d'entrée. Ce document comprend une colonne "entrée" et une colonne "sortie". La comparaison de l'état du logement à l'entrée et à la sortie est facilitée. Attention cependant à ne pas réaliser un état des lieux simplifié. Pour être valable, il doit respecté le formalisme ci-dessus.

Etat des lieux de sortie pour un meublé

Dans le cadre d’une location meublée, le bailleur et le locataire ne constatent pas seulement l’évolution de l’état des murs, sols et plafonds à la sortie. Ils apportent également une attention particulière aux meubles et équipements du logement. Pour cette raison, il est important d’utiliser un modèle d’état des lieux de sortie, incluant un inventaire des meubles. Cet inventaire des meubles sera comparé à l’inventaire réalisé lors de l’état des lieux d’entrée pour attester l’évolution des meubles et équipements.

Pour ne rien oublier, il est utile de télécharger un état des lieux de sortie pour un meublé au format PDF et de l’imprimer (normes 2024, loi Alur).

État des lieux de sortie meublé PDF

Date d’état des lieux de sortie

En règle générale, le propriétaire et le locataire fixent à l’amiable la date de l’état des lieux de sortie et se mettent d’accord. L’état des lieux peut être réalisé au moment de la libération des lieux ou très peu de temps après. Cependant, il est possible que les parties ne soient pas disponibles au même moment.

Que faire en cas de désaccord sur la date de l’état des lieux ?

L’état des lieux de sortie est le seul document permettant au bailleur de justifier les dégradations du locataire, et d’imputer le dépôt de garantie en conséquence. Il est donc dans l’intérêt du bailleur de se montrer disponible et trouver une solution. Une fois que le locataire a déménagé, il est d’autant plus difficile de lui demander de revenir pour réaliser l’état des lieux de sortie.

Si le propriétaire (ou le locataire) ne parvient pas à se rendre disponible, il a alors deux solutions :

1. Désigner un mandataire, en écrivant une lettre de procuration. Le mandataire réalisera alors pour son propre compte l’état des lieux.
2. Faire appel à un huissier. L’huissier réalisera l’état des lieux pour le compte des deux parties, mais il faut compter plusieurs centaines d’euros selon la taille du logement.

Procuration pour un état des lieux de sortie

Si l’une des deux parties ne peut pas se rendre à l’état des lieux, il est tout à fait possible de charger un proche de le faire à sa place en tant que mandataire. Cela permet de ne pas remettre à plus tard la procédure, voire d’éviter de faire appel à un huissier.

Pour donner procuration à un membre de sa famille ou un proche, la lettre à rédiger doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires que vous trouverez dans le modèle ci-dessous.

Validité de la procurationPour être valide, la lettre de procuration doit être accompagnée des photocopies des pièces d’identité du mandant et du mandataire.

Modification de l’état des lieux de sortie après signature

Une fois signé par les deux parties, l’état des lieux de sortie n’est pas modifiable.

Si des dégâts sont constatés par le bailleur et qu’ils avaient échappé à sa vigilance pendant l’état des lieux de sortie, il ne pourra pas modifier le document ni exiger du locataire qu’il les répare. Le bailleur devra rendre l’intégralité du dépôt de garantie.

État des lieux de sortie et caution

Par un abus de langage, on parle souvent de caution à la place de dépôt de garantie. La caution désigne la personne qui garantit le remboursement des dettes locatives du locataire, celle qui se porte caution. En revanche, le dépôt de garantie désigne la somme versée par le locataire au moment de la signature du contrat de location, garantissant le financement des réparations en cas de dégradations observées à la fin de la durée de location.

Combien de temps pour rendre une caution ?

Le dépôt de garantie versé par le locataire doit lui être rendu à la fin de sa location. Lors de l’état des lieux de sortie, le bailleur, conjointement avec le locataire, constate les éventuelles dégradations commises par le locataire.

1. Il n’y a pas eu de dégradation : le bailleur dispose d’un mois à compter de la remise des clés pour restituer le dépôt de garantie.
2. Des dégradations ont été commises : le bailleur dispose de deux mois pour restituer au locataire le dépôt de garantie imputé des frais de réparation.
3. Le locataire n’a pas transmis sa nouvelle adresse : le bailleur peut conserver le dépôt de garantie jusqu’à ce que le locataire la lui transmette, les pénalités de retard ne s’appliquent pas.
4. Le logement est situé dans un logement collectif : le propriétaire peut retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie dans l’attente de l’arrêté des comptes de copropriété. Lorsque ces comptes sont publiés, le propriétaire peut procéder à la régularisation des charges et rendre le solde au locataire. Ainsi, le délai de restitution de cette part du dépôt de garantie peut être de plusieurs mois.

Pénalités de retardEn cas de retard dans la restitution du dépôt de garantie, le propriétaire doit verser 10% du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard entamé (contrat de location signé après le 27 mars 2014).

Retenue sur dépôt de garantie : devis ou facture

À la suite de l’état des lieux de sortie, le propriétaire peut déduire du dépôt de garantie le montant des loyers, charges, dégradations et réparations locatives dont le locataire est tenu pour responsable. Cependant, il ne peut pas simplement envoyer une note au locataire lui indiquant le coût des réparations : la loi indique qu’elles doivent être “dûment justifiées” par devis ou facture.

Le propriétaire doit adresser une lettre au locataire dans laquelle il va justifier les retenues faites par des devis ou des factures et lui envoyer le solde du dépôt de garantie par chèque ou virement. La jurisprudence indique que la seule production d’un devis peut suffire, pour justifier les sommes dues. Par exemple, si le propriétaire doit procéder au nettoyage du logement après le départ du locataire et qu’il souhaite réaliser une retenue sur le dépôt de garantie, il doit fournir un devis de société de nettoyage pour justifier la somme retenue. Cependant, le juge n’est pas tenu par le devis : il est en droit de l’apprécier comme excessif.

Le propriétaire est également dans l’obligation de prendre en compte la vétusté lors d’une retenue sur le dépôt de garantie.

Délai d’envoi des justificatifsLe propriétaire n’est pas dans l’obligation d’envoyer les justificatifs au locataire dans le délai de deux mois. Cependant, la jurisprudence indique que le propriétaire doit tout de même respecter un délai raisonnable pour leur envoi.

F.A.Q.

✅ Comment faire un état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie se fait au moment où le locataire quitte la location, à la remise des clés au propriétaire. Il se fait en plusieurs étapes :

1. Le bailleur et le locataire fixent une date.
2. Les deux parties réalisent un tour du logement. Le propriétaire repère les éventuelles dégradations commises depuis l’entrée du locataire dans le logement en comparant ce qu’il voit avec l’état des lieux d’entrée.
3. Les deux parties remplissent les champs obligatoires du document et décrivent l’état des éléments de chaque pièce.
4. La signature des deux parties est obligatoire.

À l’issue de l’état des lieux de sortie, le propriétaire peut indiquer le délai de restitution du dépôt de garantie au locataire.

Pour ne manquer aucun champ obligatoire, il est conseillé de télécharger un modèle conforme à la loi Alur (normes 2024) :

Je télécharge un état des lieux de sortie PDF

✍ Est-ce obligatoire de faire un état des lieux de sortie ?

Ce document n’est pas obligatoire.

Cependant, l’état des lieux de sortie est fortement recommandé au propriétaire. En l’absence de ce document, il ne peut pas utiliser le dépôt de garantie du locataire pour financer les dégradations dont celui-ci est responsable.

L'état des lieux de sortie peut être réalisé au format papier ou électronique. De même, il peut être communiqué par courrier ou par e-mail.

📅 Quand faire l’état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie se fait au moment de la remise des clés du locataire au propriétaire, quand il quitte le logement. Il peut être réalisé peu de temps après que le locataire a quitté le logement.

💸 État des lieux de sortie avec huissier, qui paye ?

Les deux parties financent à parts égales l’état des lieux de sortie avec huissier en divisant la facture par deux.

📍 Qui doit être présent lors de l’état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie doit être contradictoire : il ne peut pas être réalisé et signé par une seule des deux parties uniquement.

2 cas de figure sont possibles :

1. État des lieux à l’amiable : la présence du locataire et du bailleur (ou de leurs mandataires) est obligatoire.
2. État des lieux litigieux : en cas d’état des lieux réalisé par huissier, que les parties soient présentes ou non, ces constatations s’imposent aux parties et le document est valide.