Etat des lieux d'entrée : modèle gratuit PDF (loi Alur) et conseils

Par Clémence Nannini

Responsable contenus déménagement et location

La découverte de son nouveau logement pour le locataire s’accompagne souvent de la réalisation d’un état des lieux d’entrée conjointement avec le propriétaire. Que le logement soit meublé ou non, il est en effet important de rendre compte de son état lors de la remise des clés au locataire. Cela permettra par la suite d’attester de son évolution en fin de location.

Modèle d’état des lieux d'entrée

L’état des lieux d’entrée doit respecter un certain nombre de critères pour être valable. Ce modèle d’état des lieux d’entrée en ligne est conforme aux normes de la loi Alur (normes 2024) :

Les réglementations de la loi Alur

La loi Alur encadre l’accès au logement en France depuis 2014. Parmi les nouvelles dispositions, on retrouve la description des éléments indispensables devant figurer dans l’état des lieux d’entrée.

Le contenu obligatoire de l'état des lieux

Il existe 10 éléments obligatoires à remplir dans un formulaire d'état des lieux d'entrée. Ces éléments sont déterminés par la loi Alur, et listés dans l’article 2 du décret n°2016-382. Voici ce qui doit figurer impérativement dans l'état des lieux d'entrée :

• Son type : état des lieux d'entrée (et non de sortie) ;
• La date ;
• Le nom complet du bailleur accompagné de son adresse (ou de son siège social s'il s'agit d'une entreprise) ;
• Si c'est pertinent, le nom complet ainsi que le siège social ou le domicile des individus effectuant l’état des lieux en tant que mandataires ;
• La description de l’état du plafond, des murs, du sol mais également des meubles et installations pour toutes les pièces de la location ;
• Les clés, ce à quoi elles donnent accès (locaux privatifs ou communs) et leur quantité ;
• Si c'est pertinent, les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie ;
• La signature des deux parties (ou de leurs mandataires).

Malgré sa grande précision, le législateur n'a pas prévu de formulaire CERFA publié par le Service Public. Vous devez donc vous procurer un template vierge, comme ceux que nous proposons ci-dessous.

Oubli d'un élémentSi l'un de ces éléments fait défaut, le document risque d'être caduque. Pour éviter tout oubli, il est recommandé de télécharger un modèle valable juridiquement (loi Alur, normes 2024) :
Modèle d'état des lieux d'entrée PDF

État des lieux d'entrée meublé

Dans le cadre d'un contrat de location meublé, il convient de rajouter une description détaillée de l'état de l'ensemble des meubles du logement. En effet, pendant le temps de la location, le locataire peut détériorer les meubles à sa disposition. Réaliser un inventaire des meubles lors de l'état des lieux d'entrée permet alors au bailleur de prouver la détérioration en fin de location. Inversement, cet inventaire est pour le locataire le moyen de prouver que les détériorations des meubles ne sont pas de sa responsabilité, car antérieures à son entrée dans le logement. Pour toutes ces raisons, il faut prêter une grande attention à l'état des lieux d'entrée.

L'inventaire des meubles doit être joint à l'état des lieux d'entrée. Afin de n'oublier aucun élément, il est conseillé d'utiliser un modèle d'état des lieux d'entrée meublé conforme aux normes et répertoriant le mobilier pièce par pièce. Voir la liste des meubles en location meublée (obligatoires et facultatifs).

Etat des lieux d'entrée meublé PDF

État des lieux d'entrée non meublé

Si le logement est vide, il faut alors utiliser un modèle d'état des lieux d'entrée pour logement non meublé.

Etat des lieux d'entrée vide PDF

Loi sur la vétusté d'un logement

À l’entrée dans le logement, le locataire entrant peut apprécier la vétusté du logement, c’est-à-dire son usure causée par son usage et accumulée au fil du temps. Il s’agit, par exemple, de l’usure de la peinture, des plaques de cuisson, etc.

S’il y a des réparations à réaliser pour cause de vétusté, c'est au propriétaire de les financer. Cela peut représenter une source de conflits. Ainsi, pour pouvoir attester objectivement de l’état de vétusté des éléments du logement, le locataire et le propriétaire peuvent se mettre d’accord lors de l’état des lieux d’entrée pour utiliser une grille de vétusté. Cette grille de vétusté définit la durée de vie (ou la période d’amortissement) des principaux éléments du logement et estime la part à payer du locataire en cas de réparations. C’est un bon moyen de se prémunir des risques de litiges et d’assurer une bonne relation locataire-propriétaire.

Validité de la grilleLa grille doit avoir été réalisée par des représentants de propriétaires et locataires lors d’une Commission nationale de concertation et être issue d’un accord collectif de location.
Grille de vétusté location (modèle OPAC de Paris) PDF

Les signataires

Le document doit être rempli en deux exemplaires : un pour chaque partie. Les deux parties doivent avoir signé chaque exemplaire.

Les signataires peuvent différer selon les situations :

1. Le bailleur et le locataire réalisent l’état des lieux d’entrée ensemble : ils doivent tous deux signer le document.
2. Une des deux parties a fait appel à un mandataire (proche, voisin...) : celui-ci signe à sa place.
3. L’état des lieux d’entrée peut être réalisé par un professionnel de l’immobilier qui dans ce cas signera le document en tant que mandataire.
4. Dans le cadre d’un état des lieux d’entrée litigieux, par exemple, si l’une des parties refuse de signer, c’est l'huissier qui réalisera l’état des lieux : ses constatations s’imposent sans contestation possible des parties.

L’état des lieux d’entrée doit être contradictoire. En d’autres termes, les deux parties doivent détenir les mêmes informations et le même état des lieux exactement.

Modèle de lettre de procuration pour état des lieux d'entrée

En cas d’impossibilité de se présenter à l’état des lieux d’entrée, il suffit de demander à un proche de s’y rendre. L’intérêt est de ne pas remettre à plus tard ledit état des lieux. Le proche mandaté effectuera alors l’ensemble de la procédure et signera le document.

Les formalités pour donner procurationPour pouvoir donner procuration au mandataire, les formalités sont relativement simples. Il faut une lettre de procuration et les photocopies des pièces d'identité du mandant et du mandataire.

Les réparations locatives lors de l'entrée dans le logement

Lors de l’état des lieux d’entrée, le locataire et le bailleur doivent rendre compte des éléments qui dysfonctionnent dans la location. Les réparations déterminées et à effectuer suite à l’état des lieux sont à la charge du propriétaire.

La loi du 26 août 1987 dresse une liste des travaux d’entretien courant et petites réparations, considérées comme réparations locatives. Ces réparations concernent l’ensemble du logement et peuvent être organisées en catégories :

1. L’entretien des parties extérieures : jardin, terrasse, écoulement d’eau, etc. ;
2. Les ouvertures intérieures et extérieures : comme par exemple le graissage des serrures ou l’entretien des rideaux et stores ;
3. L’entretien des parties intérieures : murs, sols et plafonds, mais aussi plinthes (et placards si meublé) ;
4. Installations de plomberie : dégorgement des canalisations, ou encore remplacement de petites pièces (piston par exemple) pour le chauffage, la chaudière ;
5. La réparation ou remplacement des équipements électriques : prises, interrupteurs, ampoules, etc. ;
6. L’entretien des autres équipements mentionnés dans la location : pour un logement meublé, par exemple, le réfrigérateur, congélateur, mais aussi lit, etc. Mais cette catégorie peut aussi concerner la machine à laver, les glaces et miroirs ou encore les hottes aspirantes par exemple.

En cas de dysfonctionnement (ou d’état médiocre) de l’un de ces éléments, il convient de les réparer. Le locataire n’ayant pas encore vécu dans le logement, c’est au propriétaire qu’il incombe de financer les frais de réparation.

Comment faire un état des lieux d'entrée ?

L’état des lieux d’entrée est effectué lors de la remise des clés au locataire, par le bailleur conjointement avec le locataire (obligatoire). Il s’agit alors de faire soigneusement le tour du logement en signalant ses imperfections et dysfonctionnements. Ensuite, les deux parties signent deux exemplaires identiques de l’état des lieux que chaque partie conservera.

Checklist état des lieux d'entrée

Réaliser un état des lieux d’entrée n’est pas toujours chose aisée. Il est primordial pour le locataire de déceler à ce moment-là l’ensemble des dysfonctionnements et éléments du logement en mauvais état pour ne pas être responsable des réparations éventuelles à effectuer. La difficulté est donc de ne rien oublier. Pour cela, l’utilisation d’une checklist d’état des lieux d’entrée peut se révéler très utile. Voici les points importants à vérifier une fois entré dans l’appartement, qui constitueront la checklist :

• Vérifier le bon fonctionnement des appareils électriques : radiateurs, micro-ondes, plaques de cuisson, réfrigérateur, prises électriques, lave-linge, lave-vaisselle.
• Vérifier les luminaires : les ampoules ou led de chaque pièce.
• Vérifier les écoulements d’eau : tester toutes les sorties d’eau, robinets, chasse d’eau, douche et repérer d’éventuelles fuites (observer les joints).
• Vérifier l’humidité dans la salle de bains, notamment : signaler les traces de moisissures, l’état des joints et des systèmes d’aération.
• Vérifier les fenêtres: les rayures, les tâches, l’ouverture et la fermeture, l’isolation (regarder si de l’air passe près des contours de la fenêtre).
• Vérifier la serrure : ouverture et fermeture depuis l’intérieur et l’extérieur du logement, sonnette et interphone.
• Relever les compteurs de gaz, d’électricité et d’eau.
• Se renseigner sur l'accès à internet.

État des lieux d'entrée : astuces

L’état des lieux d’entrée est une étape essentielle pour démarrer une location sur de bons rails et assurer une bonne relation bailleur-locataire. Pour cette raison, Il vaut mieux, dès cette étape, utiliser plusieurs astuces qui préviendront les risques de litiges par la suite.

⌚ Prendre son temps

Le bailleur de la location peut chercher à expédier la procédure afin que le locataire ne remarque pas d’éventuels vices cachés ou éléments à réparer. C’est un conseil simple, mais qui reste le plus efficace : bien prendre le temps de regarder chaque pièce du logement et aller à son rythme est encore la meilleure astuce pour un état des lieux d’entrée bien réalisé.

📋 Utiliser une grille de vétusté pour location

Pour l’état des lieux d’entrée, il est judicieux de choisir d’utiliser une grille de vétusté pour les locations. En effet, cette grille de vétusté définira objectivement l’évolution due à l’usure normale des meubles et matériaux et celle qui résulte d’une dégradation de l’habitant. Il faut joindre cette grille dès l’état des lieux d’entrée pour pouvoir l’utiliser lors de l’état des lieux de sortie. Se positionner dès le départ et conjointement sur des critères objectifs permettra au locataire et au bailleur de prévenir les litiges au moment de la sortie du logement. La grille de vétusté définit la part payée par chacune des parties pour le remplacement d’un élément.
Retrouvez un modèle de grille de vétusté de l'OPAC de Paris :

Grille de vétusté location (modèle OPAC de Paris) PDF

📸 Prendre des photos

Difficile de repérer les moindres détails, les rayures, les traces d’usures sur les murs dans un laps de temps aussi court. Un outil peut bien aider dans cette tâche : le téléphone. Depuis 2016, il est possible de prendre des photos des pièces, des éléments du logement et de les annexer au document. Réaliser un état des lieux avec photos permet en cas de dégradations non constatées lors de la réalisation même de l’état des lieux, de prouver que le locataire n’en est pas le responsable.

Selon le format de l’état des lieux, la façon de faire valoir les photographies peut varier :

1. Etat des lieux au format numérique : il est possible d’utiliser des applications sur lesquelles on réalise l’état des lieux et où l’on peut ajouter des photographies aux descriptions des différentes pièces. Les photos sont alors automatiquement valables, car elles sont incluses dans l’état des lieux d’entrée signé par les deux parties.
2. Etat des lieux au format papier : il faut impérativement les dater et indiquer quelle pièce elles représentent et quel endroit. On peut choisir de les imprimer et les faire signer par les deux parties, puis de les joindre à l’état des lieux, ou bien de les envoyer par mail avec accusé de réception aux adresses des deux parties simultanément lors de la réalisation de l’état des lieux. Ces solutions sont également possibles pour un état des lieux au format numérique.

Validité des photosPour être valables, les photos doivent être annexées à l'état des lieux.Je télécharge un état des lieux d'entrée PDF

État des lieux d’entrée : litiges

Un état des lieux d’entrée mal réalisé peut donner lieu à des mésententes entre le propriétaire et le locataire. Cependant, des démarches sont possibles et prévues par la loi en cas de litiges.

État des lieux d’entrée non remis au locataire

La validité d’un état des lieux d’entrée non remis au locataire varie selon deux cas :

1. Etat des lieux signé par le locataire mais non remis : le document doit en principe être remis en main propre au deux parties ou par voie dématérialisée au moment de la signature selon l’article 3 du décret n°2016-382. Cependant, la loi ne prévoit aucune sanction en cas de manquement à ces formalités.
2. Etat des lieux d’entrée non signé par le locataire : il n’est pas valable. Le document est caduc, car la loi exige un état des lieux contradictoire : chacune des parties doit signer le même document réalisé en 2 exemplaires.

Absence d’état des lieux d’entrée

L’état des lieux d’entrée n’est pas un document obligatoire. Cependant, il est dans l’intérêt du locataire notamment d’en réaliser un.

1. Le propriétaire refuse : si le locataire souhaite réaliser un état des lieux d’entrée, mais que le propriétaire refuse, celui-ci peut mettre en demeure le propriétaire de le faire. Si, à la suite de cette mise en demeure, le propriétaire ne souhaite toujours pas réaliser l’état des lieux, alors il devra prouver à la fin de la location que le logement (et, le cas échéant, ses meubles) était en bon état à l’arrivée du locataire.
2. Les deux parties sont négligentes ou c’est le locataire qui refuse de réaliser l’état des lieux : le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état.

Absence d’état des lieux d’entrée sans refus du propriétaireAu moment de rendre le logement, le locataire devra régler les éventuelles réparations locatives, à moins qu’il ne puisse prouver le mauvais état du logement à son arrivée. Des photos prises par un huissier peuvent suffire.

Contester un état des lieux d’entrée après signature

Toute modification de l’état des lieux d’entrée se fait avec l’accord du propriétaire. La modification de l’état des lieux d’entrée peut être très rapide comme chronophage selon les situations. Il existe deux situations selon si le bailleur accepte de modifier l'état des lieux :

• Avec l’accord du propriétaire : la loi octroie la possibilité de modification de l’état des lieux d’entrée au locataire pendant les 10 jours suivant la signature du document. Ainsi, si malgré les astuces et l’utilisation d’une checklist, le locataire remarque des imperfections, salissures, dysfonctionnements non spécifiés dans l’état des lieux dans les 10 jours, il peut demander au propriétaire de les inclure dans le document et le modifier. La loi prémunit ainsi le locataire contre les risques d’un vice caché remarqué après l’état des lieux d’entrée.
• En désaccord avec le propriétaire : en cas de refus du bailleur de modifier l’état des lieux d’entrée, le locataire a la possibilité de saisir la Commission départementale de conciliation rattachée au logement. Le bailleur et le locataire reçoivent une convocation au moins 15 jours avant la date de la séance. Les parties se présentent ou sont représentées grâce à un mandat exprès de conciliation écrit.

Il peut y avoir deux issues à cette conciliation :

1. Si un accord est trouvé : Les parties signent un document de conciliation. Il n’y aura plus de possibilité d’avoir recours à un juge par la suite. En effet, le recours au juge n’est autorisé pour une partie que si l’autre ne respecte pas l’accord issu de la conciliation.
2. Si aucun accord n’est trouvé : le juge de la commission envoie dans les 2 mois suivant la date de convocation un avis aux deux parties par voie postale simple. Il est possible de saisir le juge par la suite.

ChauffagePour ce qui est de l’état du système de chauffage, le locataire dispose d’un mois à compter de la période de chauffe pour signaler tout dysfonctionnement et modifier son état dans l’état des lieux d’entrée.