Etat des lieux local commercial : modèle gratuit PDF - loi Pinel

Par Clémence Nannini

Responsable contenus déménagement et location

Contrairement aux particuliers, l’état des lieux est obligatoire pour louer un local commercial. La loi Alur et la loi Pinel imposent de réaliser un état des lieux au début et en fin de bail commercial. Pour faciliter la réalisation de cette étape, il est conseillé d'utiliser un modèle d'état des lieux pour bail commercial aux normes de 2024. Bailpdf vous propose de télécharger un télécharger un formulaire gratuit au format PDF.

Modèle d’état des lieux d’un local commercial

S’il est facultatif pour la location entre particuliers, l'état des lieux est un document obligatoire pour la location d’un commerce ou d'un bureau. Il permet au bailleur et au locataire de se mettre d'accord sur l'état du bien avant que le locataire ne l'occupe.

Pour être sûr de ne rien oublier, il est préférable d'utiliser un formulaire type d'état des lieux. Retrouvez notre modèle gratuit d'état des lieux pour bail commercial aux formats PDF et Word :

Local commercial : comment fonctionne l’état des lieux ?

A quoi sert l’état des lieux d’un local commercial ?

En tant que professionnel, l’état des lieux d’un local commercial est tout aussi important que le contrat de bail. Deux états des lieux sont demandés sur la durée du bail :

• état des lieux d’entrée, à réaliser avant la remise des clés. Il prouve l’état général du local mis en location entre le bailleur et le preneur.

• état des lieux de sortie, mis en opposition avec le précédent. Le locataire se doit de rendre le logement dans un état identique à celui de son arrivée.

Si ce n’est pas le cas et que des dégradations sont constatées, le locataire peut perdre une partie ou l’intégralité de son dépôt de garantie.

Attention à ne pas confondre vétusté et dégradations :

• La vétusté, c'est l'usure normale d'un local. En effet, tout logement (occupé ou non) se détériore un peu. Cette usure normale ne peut en aucun cas être imputée au locataire. Dans le cas où le local ne présente pas de dégradation, mais uniquement de l'usure, les frais sont à la charge du propriétaire.

• Si le local a subi des dégradations causées par le locataire, c'est à lui de payer les frais de réparations. Le bailleur retient le montant des travaux du dépôt de garantie du locataire.

Si le locataire endommage le commerce, c'est à lui de payer les frais de réparations. Le bailleur retient le montant des travaux du dépôt de garantie du locataire.

Comment se déroule l’état des lieux d’un local commercial ?

Pour être légal, l'état des lieux doit être réalisé en présence des deux parties : bailleur et preneur (ou en présence de leurs représentants).

Chaque partie doit aller dans toutes les pièces du local et noter les informations qui sont en lien avec l'état du local commercial. Il faut notamment inspecter le plafond, les murs, les appareils électriques, les points d'évacuations, les fenêtres… Pour les locaux commerciaux meublés, il faut également réaliser un inventaire listant tous les éléments présents à l’arrivée du locataire.

Dans le cas de figure où l'une des deux parties est dans l’incapacité de faire l'état des lieux du local commercial et qu'elle ne peut pas non plus mandater un tiers (membre de la famille, ami, voisin…), il faut alors faire appel à un huissier de justice qui s'assurera du bon déroulement de l'état des lieux. Cette procédure implique des frais d'huissier à la charge du demandeur.

Comment réussir l'état des lieux d'un local professionnel ?

Voici une liste de conseils qui assureront la bonne réussite de l'état des lieux d’un local professionnel :

1. Détailler au maximum votre état des lieux : l'une des meilleures solutions pour éviter toute discorde entre les signataires est de décrire un maximum l'ensemble des pièces et des appareils inspectés.
2. Ajouter des photos et vidéos en annexe de l'état des lieux pour renforcer l'évaluation du local.
3. Être en phase avec l'autre partie : faire preuve de bonne foi sera toujours un plus pour d'éventuelles négociations. Vous éviterez ainsi de devoir réaliser l'état des lieux avec un huissier (et de payer les frais associés) et cela vous permettra de demander avec plus de facilité les petits détails à connaître sur le local professionnel.
4. Prendre soin d'allumer la lumière : même si l'état des lieux est réalisé en journée, il ne faut pas oublier de vérifier que l'électricité fonctionne dans toutes les pièces du local commercial.

Si l'un des deux camps refuse formellement de signer l'état des lieux, il vous faudra obtenir une preuve par lettre manuscrite signée.

Etat des lieux d’un local commercial : que faut-il savoir ?

Les mentions obligatoires dans un état des lieux d’un local commercial

L’état des lieux étant obligatoire, le bailleur et le locataire doivent respecter certains points essentiels. Passée en 2014, la loi Alur impose d'indiquer sur l'état des lieux :

• S'il s'agit d'un état des lieux d'entrée ou de sortie
• L'adresse du local commercial
• Les coordonnées (noms, dénominations) du locataire et du bailleur
• L'adresse postale du bailleur
• Les détails sur les clés et l'accès au local commercial
• La date de réalisation de l'état des lieux du bail commercial
• La signature des deux parties

Il est extrêmement important d’être vigilant lors de cet exercice et surtout dans la rédaction des commentaires liés à l’état d’une pièce. Il est recommandé d’appuyer ce document avec un maximum de photos pour éviter tout abus des deux parties. Le document peut être imprimé ou électronique, mais pas simplifié. Il doit respecter le formalisme.

État des lieux de sortie d’un local commercial

L’état des lieux de sortie d’un local commercial doit inclure des mentions supplémentaires à celui d'entrée. En plus des informations listées plus haut, il faut mentionner :

• La nouvelle adresse du locataire
• La date du premier état des lieux

Loi Pinel et bail commercial : ce qui change

Appliquée depuis juin 2014, la loi Pinel vise à protéger davantage le locataire d’un bail commercial. Jusqu’alors optionnel, l’état des lieux est devenu obligatoire pour ce type de contrat de location. Il faut notamment :

• présenter un état des lieux contradictoire : à chaque fois qu’un état des lieux est réalisé, il doit y avoir deux versions, celle du bailleur et celle du locataire, qui doivent concorder.

• faire un état des lieux à l’arrivée du locataire et un à la sortie (fin du bail).

A savoirL’état des lieux est aussi obligatoire lors d’une cession du droit du bail. En l’absence d’état des lieux, les locaux sont présumés avoir été reçus en bon état par le locataire.

Avec la loi Pinel, l’état des lieux est aussi devenu un document obligatoire pour les contrats de bail dérogatoires (c’est-à-dire les contrats de location de moins de 3 ans).

État des lieux et contrats de location professionnel

État des lieux d'un bail professionnel : est-ce une obligation ?

Plusieurs types de baux liés à une activité professionnelle existent : le bail professionnel, le bail commercial et le bail mixte professionnel.

Bail commercial

La loi Pinel protège davantage le locataire puisqu’elle considère que le local n’a pas toujours été loué en bon état. Cela implique que le locataire n’est pas forcément jugé responsable des dégradations observées en fin de location et donc qu’il n’a pas à payer les réparations.

Si l’état des lieux a été fait par un huissier de justice et de façon contradictoire (deux versions, à savoir celles du bailleur et du locataire, et concordantes), la loi Pinel est rétroactive et s’applique donc aux baux signés avant le 20 juin 2014.

Bail professionnel

Contrairement au bail commercial, avec un bail professionnel, la situation sera toujours défavorable au locataire puisque l’on considérera que le bien lui a été remis en bon état. Ce sera donc à lui de supporter les réparations à la fin ou au renouvellement du bail.

Bail mixte professionnel

Il est utilisé pour certaines professions, notamment celles libérales réglementées et pour certains artistes. Le bailleur et le locataire s'accordent sur l'utilisation à la fois professionnelle et personnelle du logement concerné.

Résilier un bail commercial

Si le locataire ne souhaite pas renouveler le bail commercial, il doit respecter un délai de préavis de 6 mois. Il est impossible de résilier un bail commercial durant la durée de l’engagement du contrat.

Il existe cependant quelques exceptions où le bailleur pourra appliquer son plein droit de résiliation et rompre le contrat de location. Par exemple : un loyer impayé (montant du loyer et charges locatives), sous-location du local commercial sans autorisation préalable…

Si le locataire ne respecte pas ses obligations, il existe deux situations :

• Le contrat possède une clause résolutoire : le bail sera donc résilié pour manquement du locataire à ses obligations comme précédemment cité.

• Le contrat ne possède pas de clause résolutoire : le non-paiement du loyer pourrait, par exemple, entraîner des poursuites judiciaires, jusqu'à l'obtention de la résiliation du bail de location par le propriétaire.

Une fois le contrat de location résilié, bailleur et locataire peuvent procéder à l'état des lieux de sortie du local commercial. Par la suite, les deux parties peuvent comparer les deux états des lieux et décider du montant du dépôt de garantie à restituer.