Charges locatives : liste, calcul et régularisation

Par Clémence Nannini

Responsable contenus déménagement et location

Les charges locatives (récupérables) sont des charges diverses payées par un propriétaire et dont il peut demander le remboursement à son locataire. Cependant, toutes les charges ne sont pas récupérables et le remboursement au bailleur ne se fait pas toujours de la même manière. Elles font fréquemment l’objet de litiges, il est donc important de comprendre leur fonctionnement ainsi que leur méthode de calcul.

Que sont les charges locatives ?

Y a-t-il une différence entre charges locatives et charges récupérables ?

Les charges locatives et les charges récupérables désignent exactement les mêmes charges que l’expression “charges locatives récupérables”. Ces trois appellations font référence aux charges liées à la location que le propriétaire peut demander à récupérer auprès de son locataire.

Les charges liées au locataire ou à la location ne sont pas toutes récupérables : pour les identifier, il faut se référer à la liste qui les détaille.

Liste des charges locatives

La liste des charges locatives a été établie puis précisée par décret. Elle est très complète mais peut être résumée en plusieurs catégories :

• Eau froide et chaude, chauffage ;
• Exploitation et entretien des parties communes (intérieures et extérieures) ;
• Taxes et redevances (enlèvement des ordures ménagères, balayage et redevance assainissement) ;
• Fonctionnement et entretien de l'ascenseur le cas échéant ;
• Partie du salaire d’un gardien/concierge ou salaire d’un employé d’immeuble (ainsi que certaines autres charges liées à ces postes).

Internet et l’électricité ne sont pas des charges locatives. Le cas de l'électricité dans une location de meublé charges comprises est souvent l'objet d'un certain flou, et il est donc important de se renseigner sur les dispositions légales.

Calcul et fonctionnement des charges locatives récupérables

Le calcul des charges locatives

Il est possible de calculer le montant des charges locatives de 2 manières : au réel ou par forfait.

1. Dans le cas de charges au réel, le bailleur demande à son locataire une provision pour charges mensuelles qui est censée couvrir les dépenses liées aux charges locatives. Une fois par an, le propriétaire doit procéder à la régularisation des charges. Pour cela, il doit calculer les dépenses réelles du locataire et les comparer au montant des charges qu’il a payé, afin de savoir qui du locataire ou du bailleur doit une somme à l’autre.
2. Il est également possible de procéder par forfait : le montant des charges est fixe et indiqué dans le contrat de bail ; on parle alors de charges forfaitaires. Il est important de bien évaluer ce montant puisqu’il n’est plus modifiable par la suite. Il peut cependant être réévalué chaque année en y appliquant l’Indice de Référence des Loyers (IRL).

Provision ou forfait : que choisir ?

Selon le type de location, il n’est pas toujours possible de choisir la méthode de calcul des charges :

• Si le logement est vide, les charges doivent être calculées au réel (sauf dans le cas d’une colocation ou d’un bail mobilité où le choix est possible).
• Si le logement est meublé, les deux options sont alors possibles.

Chaque méthode présente un avantage et un inconvénient majeur. Les charges au réel permettent un calcul précis des charges mais implique de faire la régularisation chaque année. Les charges forfaitaires permettent de ne faire qu’une seule fois le calcul mais en cas d’erreur dans ce dernier ou de changement majeur d’un prix cela peut coûter cher au propriétaire.

La régularisation des charges

Méthode de régularisation

Si les charges sont calculées au réel alors le bailleur doit les régulariser une fois par an, soit de sa propre initiative, soit sur demande du bailleur. Un mois avant la date prévue, le bailleur doit envoyer à chaque locataire un décompte individuel des charges détaillant les types de dépenses et leur montant.

Via son arrêté des comptes de copropriété (en cas de copropriété) et son avis de taxe foncière, le propriétaire peut calculer le montant réel des charges locatives sur l’année. Pour cela, il additionne au montant des charges locatives indiqué sur l’arrêté des comptes le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, laquelle se trouve sur l’avis de taxe foncière. S’il ne s’agit pas d’une copropriété, alors il doit lui-même calculer le montant réel avec différentes factures.

Il compare alors son résultat avec le montant versé par son locataire sur l’année ; si ce dernier montant est supérieur au prix réel des charges, alors le propriétaire reverse au locataire le trop-perçu ; dans le cas contraire, il lui demande un complément. Le remboursement ou le complément à verser peut être répercuté sur le loyer suivant plutôt que réglé par un virement supplémentaire.

À compter de l’envoi du décompte, le propriétaire doit laisser à la disposition du locataire les documents justificatifs de cette régularisation pendant six mois.

Majoration des chargesIl est possible de majorer chaque année les charges pour s’approcher au plus près du résultat estimé de l’année suivante. En effet, elles ont tendance à augmenter d’une année sur l’autre. Le montant de la régularisation est ainsi moins important, qu’il soit dû au locataire ou au bailleur.

Les délais

La régularisation des charges est encadrée par la loi, et il existe des délais à respecter. Si elle n’a pas eu lieu une année et que le propriétaire demande par la suite une compensation au locataire, ce dernier peut demander à étaler le paiement sur 12 mois (et le propriétaire ne peut pas refuser).

Néanmoins, une dette locative n'est exigible que pendant 3 ans. Passé ce délai, il y a prescription. Cette règle s’applique au bailleur mais aussi au locataire qui aurait payé un montant trop élevé. Elle est valable peu importe la raison de la dette (oubli, négligence, etc.), mais un tribunal peut refuser une régularisation tardive si le propriétaire a manqué à ses obligations (si le locataire a demandé la régularisation et que le propriétaire n’a pas donné suite par exemple) ou si la somme demandée est importante et arrive tard. Dans ce second cas, on parle de régularisation de charges abusives.

Régulariser les charges après le départ du locataire Il est peu probable qu’un locataire quitte le logement pile au moment de la régularisation des charges. Il s’en ira donc avec un certain nombre de mois de charges non régularisées. Dans ce cas, le propriétaire est autorisé à conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie du locataire. Passé la date de la régularisation, il devra le restituer à l’ex locataire, déduction faite du montant qui lui était dû, le cas échéant.

Régularisation de charges locatives abusives

Lorsqu’un propriétaire ayant mal respecté les délais de régularisation des charges demande soudainement une somme importante à son locataire, même si elle est justifiable, on parle de régularisation de charges locatives abusives. Auquel cas, comment s'en protéger ?

• En tant que locataire : Un locataire peut tenter d’éviter une telle situation en faisant la démarche de demander à son bailleur de régulariser les charges par courrier recommandé. Il pourra ainsi plus facilement se défendre et prouver sa bonne foi en cas de régularisation abusive. L’accès aux documents justifiant le montant des charges pendant 6 mois après leur décompte doit permettre au locataire de se défendre en cas de montant abusif.
• En tant que propriétaire : Pour ne pas être attaqué par son locataire, un propriétaire se doit de respecter ses obligations liées à la régularisation des charges. Cela implique de les régulariser à temps chaque année et de tenir à disposition de son locataire les différents justificatifs pendant 6 mois à compter de l’annonce du montant de la régularisation.

La “régularisation brutale” des charges demandées par un propriétaire peut être sanctionnée par des dommages et intérêts en faveur du locataire.