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Charges locatives : liste, calcul et régularisation

Actualisé le
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Les charges locatives (rĂ©cupĂ©rables) sont des charges diverses payĂ©es par un propriĂ©taire et dont il peut demander le remboursement Ă  son locataire. Cependant, toutes les charges ne sont pas rĂ©cupĂ©rables et le remboursement au bailleur ne se fait pas toujours de la mĂȘme maniĂšre. Elles font frĂ©quemment l’objet de litiges, il est donc important de comprendre leur fonctionnement ainsi que leur mĂ©thode de calcul.

Que sont les charges locatives ?

Y a-t-il une différence entre charges locatives et charges récupérables ?

Les charges locatives et les charges rĂ©cupĂ©rables dĂ©signent exactement les mĂȘmes charges que l’expression “charges locatives rĂ©cupĂ©rables”. Ces trois appellations font rĂ©fĂ©rence aux charges liĂ©es Ă  la location que le propriĂ©taire peut demander Ă  rĂ©cupĂ©rer auprĂšs de son locataire.

Les charges liées au locataire ou à la location ne sont pas toutes récupérables : pour les identifier, il faut se référer à la liste qui les détaille.

Liste des charges locatives

liste charges locatives

La liste des charges locatives a Ă©tĂ© Ă©tablie puis prĂ©cisĂ©e par dĂ©cret. Elle est trĂšs complĂšte mais peut ĂȘtre rĂ©sumĂ©e en plusieurs catĂ©gories :

  • Eau froide et chaude, chauffage ;
  • Exploitation et entretien des parties communes (intĂ©rieures et extĂ©rieures) ;
  • Taxes et redevances (enlĂšvement des ordures mĂ©nagĂšres, balayage et redevance assainissement) ;
  • Fonctionnement et entretien de l'ascenseur le cas Ă©chĂ©ant ;
  • Partie du salaire d’un gardien/concierge ou salaire d’un employĂ© d’immeuble (ainsi que certaines autres charges liĂ©es Ă  ces postes).

Internet et l’électricitĂ© ne sont pas des charges locatives. Le cas de l'Ă©lectricitĂ© dans une location de meublĂ© charges comprises est souvent l'objet d'un certain flou, et il est donc important de se renseigner sur les dispositions lĂ©gales.

Calcul et fonctionnement des charges locatives récupérables

Le calcul des charges locatives

Il est possible de calculer le montant des charges locatives de 2 maniÚres : au réel ou par forfait.

calcul charges locatives
  1. Dans le cas de charges au rĂ©el, le bailleur demande Ă  son locataire une provision pour charges mensuelles qui est censĂ©e couvrir les dĂ©penses liĂ©es aux charges locatives. Une fois par an, le propriĂ©taire doit procĂ©der Ă  la rĂ©gularisation des charges. Pour cela, il doit calculer les dĂ©penses rĂ©elles du locataire et les comparer au montant des charges qu’il a payĂ©, afin de savoir qui du locataire ou du bailleur doit une somme Ă  l’autre.
  2. Il est Ă©galement possible de procĂ©der par forfait : le montant des charges est fixe et indiquĂ© dans le contrat de bail ; on parle alors de charges forfaitaires. Il est important de bien Ă©valuer ce montant puisqu’il n’est plus modifiable par la suite. Il peut cependant ĂȘtre rĂ©Ă©valuĂ© chaque annĂ©e en y appliquant l’Indice de RĂ©fĂ©rence des Loyers (IRL).

Provision ou forfait : que choisir ?

Selon le type de location, il n’est pas toujours possible de choisir la mĂ©thode de calcul des charges :

  • Si le logement est vide, les charges doivent ĂȘtre calculĂ©es au rĂ©el (sauf dans le cas d’une colocation ou d’un bail mobilitĂ© oĂč le choix est possible).
  • Si le logement est meublĂ©, les deux options sont alors possibles.

Chaque mĂ©thode prĂ©sente un avantage et un inconvĂ©nient majeur. Les charges au rĂ©el permettent un calcul prĂ©cis des charges mais implique de faire la rĂ©gularisation chaque annĂ©e. Les charges forfaitaires permettent de ne faire qu’une seule fois le calcul mais en cas d’erreur dans ce dernier ou de changement majeur d’un prix cela peut coĂ»ter cher au propriĂ©taire.

La régularisation des charges

Méthode de régularisation

Si les charges sont calculées au réel alors le bailleur doit les régulariser une fois par an, soit de sa propre initiative, soit sur demande du bailleur. Un mois avant la date prévue, le bailleur doit envoyer à chaque locataire un décompte individuel des charges détaillant les types de dépenses et leur montant.

provision forfait charges locatives

Via son arrĂȘtĂ© des comptes de copropriĂ©tĂ© (en cas de copropriĂ©tĂ©) et son avis de taxe fonciĂšre, le propriĂ©taire peut calculer le montant rĂ©el des charges locatives sur l’annĂ©e. Pour cela, il additionne au montant des charges locatives indiquĂ© sur l’arrĂȘtĂ© des comptes le montant de la taxe d’enlĂšvement des ordures mĂ©nagĂšres, laquelle se trouve sur l’avis de taxe fonciĂšre. S’il ne s’agit pas d’une copropriĂ©tĂ©, alors il doit lui-mĂȘme calculer le montant rĂ©el avec diffĂ©rentes factures.

Il compare alors son rĂ©sultat avec le montant versĂ© par son locataire sur l’annĂ©e ; si ce dernier montant est supĂ©rieur au prix rĂ©el des charges, alors le propriĂ©taire reverse au locataire le trop-perçu ; dans le cas contraire, il lui demande un complĂ©ment. Le remboursement ou le complĂ©ment Ă  verser peut ĂȘtre rĂ©percutĂ© sur le loyer suivant plutĂŽt que rĂ©glĂ© par un virement supplĂ©mentaire.

À compter de l’envoi du dĂ©compte, le propriĂ©taire doit laisser Ă  la disposition du locataire les documents justificatifs de cette rĂ©gularisation pendant six mois.

Majoration des chargesIl est possible de majorer chaque annĂ©e les charges pour s’approcher au plus prĂšs du rĂ©sultat estimĂ© de l’annĂ©e suivante. En effet, elles ont tendance Ă  augmenter d’une annĂ©e sur l’autre. Le montant de la rĂ©gularisation est ainsi moins important, qu’il soit dĂ» au locataire ou au bailleur.

Les délais

délai charges locatives

La rĂ©gularisation des charges est encadrĂ©e par la loi, et il existe des dĂ©lais Ă  respecter. Si elle n’a pas eu lieu une annĂ©e et que le propriĂ©taire demande par la suite une compensation au locataire, ce dernier peut demander Ă  Ă©taler le paiement sur 12 mois (et le propriĂ©taire ne peut pas refuser).

NĂ©anmoins, une dette locative n'est exigible que pendant 3 ans. PassĂ© ce dĂ©lai, il y a prescription. Cette rĂšgle s’applique au bailleur mais aussi au locataire qui aurait payĂ© un montant trop Ă©levĂ©. Elle est valable peu importe la raison de la dette (oubli, nĂ©gligence, etc.), mais un tribunal peut refuser une rĂ©gularisation tardive si le propriĂ©taire a manquĂ© Ă  ses obligations (si le locataire a demandĂ© la rĂ©gularisation et que le propriĂ©taire n’a pas donnĂ© suite par exemple) ou si la somme demandĂ©e est importante et arrive tard. Dans ce second cas, on parle de rĂ©gularisation de charges abusives.

RĂ©gulariser les charges aprĂšs le dĂ©part du locataire Il est peu probable qu’un locataire quitte le logement pile au moment de la rĂ©gularisation des charges. Il s’en ira donc avec un certain nombre de mois de charges non rĂ©gularisĂ©es. Dans ce cas, le propriĂ©taire est autorisĂ© Ă  conserver jusqu’à 20% du dĂ©pĂŽt de garantie du locataire. PassĂ© la date de la rĂ©gularisation, il devra le restituer Ă  l’ex locataire, dĂ©duction faite du montant qui lui Ă©tait dĂ», le cas Ă©chĂ©ant.

RĂ©gularisation de charges locatives abusives

Lorsqu’un propriĂ©taire ayant mal respectĂ© les dĂ©lais de rĂ©gularisation des charges demande soudainement une somme importante Ă  son locataire, mĂȘme si elle est justifiable, on parle de rĂ©gularisation de charges locatives abusives. Auquel cas, comment s'en protĂ©ger ?

  • En tant que locataire : Un locataire peut tenter d’éviter une telle situation en faisant la dĂ©marche de demander Ă  son bailleur de rĂ©gulariser les charges par courrier recommandĂ©. Il pourra ainsi plus facilement se dĂ©fendre et prouver sa bonne foi en cas de rĂ©gularisation abusive. L’accĂšs aux documents justifiant le montant des charges pendant 6 mois aprĂšs leur dĂ©compte doit permettre au locataire de se dĂ©fendre en cas de montant abusif.
  • En tant que propriĂ©taire : Pour ne pas ĂȘtre attaquĂ© par son locataire, un propriĂ©taire se doit de respecter ses obligations liĂ©es Ă  la rĂ©gularisation des charges. Cela implique de les rĂ©gulariser Ă  temps chaque annĂ©e et de tenir Ă  disposition de son locataire les diffĂ©rents justificatifs pendant 6 mois Ă  compter de l’annonce du montant de la rĂ©gularisation.

La “rĂ©gularisation brutale” des charges demandĂ©es par un propriĂ©taire peut ĂȘtre sanctionnĂ©e par des dommages et intĂ©rĂȘts en faveur du locataire.