Etat des lieux appartement : modèle gratuit à télécharger (entrée, sortie)

Par Clémence Nannini

Responsable contenus déménagement et location

L’état des lieux d’un appartement est réalisé par le bailleur et le locataire à son arrivée au sein du logement, ainsi qu’à sa sortie. Les deux versions établies attestent de l’évolution de l'état de l’appartement et de ses équipements durant son occupation. Il s’agit d’un document indispensable, qui permet aux deux parties d’éviter tout litige au terme de la location.

Modèle d'état des lieux appartement en ligne

Téléchargez ci-dessous votre exemplaire de fiche d'état des lieux au format que vous préférez : 

Comment remplir l’état des lieux d’un appartement ?

Réalisé au début et à la fin de la location, l'état des lieux est fréquemment source de litiges entre le locataire et le bailleur. Il s’agit d’une démarche importante pour les deux parties, pouvant engendrer des conflits sur l’utilisation du dépôt de garantie versé par le locataire au bailleur.

L'état des lieux est-il obligatoire ?

L'état des lieux n'est pas obligatoire. Mais son contenu est encadré par la loi Alur afin qu'il ait une valeur juridique. Néanmoins, il est fortement recommandé d’en effectuer un avec le bailleur à l’entrée et à la sortie d’une location, quel que soit le type de logement (studio, T1, T2, etc).

Ce document officiel permet d’attester de la condition du logement à l’arrivée et au départ du locataire, afin d’éviter de potentiels litiges entre les deux parties.

Un document contradictoire

L'état des lieux est un document contradictoire : il doit exister deux versions (une pour le bailleur et une pour le locataire), signées et présentant les mêmes informations sur le logement. Un état des lieux non contradictoire n'a aucune valeur juridique.

Mentions obligatoires et signature

Pour être un document légalement valable, l’état des lieux doit contenir certaines mentions et informations obligatoires :

• L’adresse du logement concerné ;
• La date de réalisation de l’état des lieux ;
• Les noms et coordonnées du bailleur et du locataire ;
• La description des clefs remises au locataire ;
• Le relevé des index des compteurs d’eau, d’électricité et/ou de gaz ;
• La description des installations de chauffage et d’eau chaude.

Enfin, l’état des lieux doit impérativement être signé par les deux parties.

La caution doit-elle signer l’état des lieux ?La caution (simple, solidaire) ou garant, n’a pas à signer l’état des lieux. En effet, la caution ne signe ni le contrat de location ni l’état des lieux, car elle ne fait pas partie du bail. Elle n’a donc pas obligation non plus de se présenter lors de la signature de ces documents.

Inventaire du mobilier d'un appartement

La location d’un appartement meublé est strictement encadrée, et doit impérativement comporter un certain nombre d’équipements, d’installations et d’ustensiles listés par la loi Alur (article 2 du Décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 fixant la liste des éléments de mobilier d'un logement meublé).

La totalité des meubles présents lors de la remise des clefs doit être mentionnée dans le contrat de location. Ainsi, il est primordial de réaliser un inventaire lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie, afin de pouvoir constater et prouver l’évolution de leur état durant la période de location. Voir la liste des meubles en location meublée (obligatoires et facultatifs).

🔎 Etat des lieux avec inventaire des meubles

Comment faire l'inventaire ?Pour être sûr de ne rien oublier, l’inventaire doit être réalisé pièce par pièce et peut être accompagné de photos datées.

Conseils de réalisation

Pour limiter les risques de litige tant à l’entrée qu’à la sortie d’un appartement, l’état des lieux doit être réalisé scrupuleusement. Plus il sera précis, moins il existera de possibilités de laisser place à interprétation et donc à contestation lors de la comparaison des deux documents.

Il est important de réaliser son état des lieux dans de bonnes conditions, en portant une attention particulière à plusieurs aspects :

1. Réunir les meilleures conditions : un logement propre et bien éclairé permet une inspection objective afin d’attester de l’état réel de l’appartement. Dans le but de n’omettre aucune dégradation ou dysfonctionnement, l’électricité, l’eau et le gaz ne doivent pas être coupés lors de la visite.
2. Accéder aux compteurs d’eau, de gaz et/ou d’électricité : il est important de relever précisément les index des différents compteurs lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie. Le bailleur doit donc impérativement se munir des clefs permettant l’accès aux compteurs.
3. Être précis pour ne rien oublier : chaque pièce et installation doit faire l’objet d’une inspection minutieuse. Son état doit être objectivement jaugé, les observations apportées explicites et ne laissant aucune place à l’interprétation.

Pour que l’état des lieux de l’appartement ait une valeur juridique, certaines mentions doivent obligatoirement y figurer. Pour mettre toutes les chances de son côté et ne rien oublier, utilisez un modèle conforme à la législation en vigueur (normes 2024, loi Alur).

Les photos de l’état des lieux La loi Alur permet depuis 2016 l’ajout de photos à l’état des lieux d’un appartement (selon l’article 2 du Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d’établissement de l’état des lieux). Elles sont des preuves supplémentaires très détaillées et peu contestables au document manuscrit type, utiles en cas de conflit entre le bailleur et le locataire. Elles doivent être chacune accompagnées de précisions concernant la pièce où la photo a été prise, sa date, et impérativement signées par les deux parties prenantes.

Quand faire un état des lieux ?

L’état des lieux d’entrée doit être réalisé au début de la location lors de la signature du contrat de bail et de la remise des clefs. L’état des lieux de sortie est quant à lui réalisé à la fin du contrat de bail lors de la remise des clefs, au départ du locataire. Dans les deux cas, il est indiqué de convenir d’une date pour réaliser les états des lieux directement avec son bailleur, par lettre recommandée par exemple.

Litiges sur l'état des lieux d'un appartement

L’état des lieux est souvent synonyme de conflits dans la relation qui lie le locataire et son bailleur. Il soulève en effet des questions financières épineuses, de la non-restitution du dépôt de garantie du locataire aux travaux de rénovation aux frais du bailleur.

Recours en cas de litiges

Si un litige survient au sujet de l’état des lieux d’entrée ou de sortie, le locataire ainsi que le bailleur ont deux possibilités afin de résoudre leur différend :

• La conciliation : les deux parties peuvent saisir gratuitement la commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice, par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Par souci d’équité l’instance est composée d’autant de locataires que de bailleurs, et permet de trouver une solution à l’amiable. Si la commission arrive à la conclusion d’un accord, un document de conciliation sera produit et précisera les termes dudit accord.
• Le tribunal judiciaire : si les deux parties ne souhaitent pas passer par la commission, ou si elles ne parviennent pas à trouver un accord, l’affaire peut être portée devant un juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement. Cette voie de recours entraîne des frais élevés (frais d’huissier et d’avocat notamment), et se révèle particulièrement fastidieuse.

Peut-on modifier l'état des lieux de l'appartement ?

L’état des lieux d’entrée d’un appartement peut être modifié jusqu’à 10 jours suite à la date d’entrée du locataire, avec l’accord du bailleur. Il est cependant possible de modifier ultérieurement l’état des lieux d’entrée au sujet du chauffage, dans un délai de 30 jours suite à la date de période de chauffe. En effet, un emménagement au cœur de l’été ne permet pas de tester le bon fonctionnement du système de chauffage.

En revanche, l’état des lieux de sortie n’est pas modifiable : c’est pour cela qu’il est nécessaire de le réaliser avec une grande vigilance.

Que faire en cas d'absence d'état des lieux ?

L’absence d’état des lieux peut survenir dans deux situations :

• Absence d’état des lieux d’entrée : la loi considère que sans état des lieux, le logement a été loué au locataire en bon état (article 1731 du Code Civil). Si le bailleur constate des dégradations à la fin du contrat de bail, le locataire n’aura pas de preuve démontrant que sa responsabilité n’est pas engagée dans les dommages causés. Sans possibilité de contestation, le locataire pourrait ne pas pouvoir réclamer la restitution de sa caution, que le bailleur est en droit de garder afin de financer les travaux de rénovation.
• Absence d’état des lieux de sortie : de même que pour l’état des lieux d’entrée, la loi considère que le logement rendu au bailleur est en bon état. Si le locataire est responsable de dégradations, le bailleur pourra difficilement prouver la responsabilité du locataire et conserver le dépôt de garantie en vue de procéder aux réparations.

L’intervention d’un huissier de justiceSi le locataire quitte le logement sans prévenir son bailleur ou s’il refuse de signer l’état des lieux au motif d’un désaccord, l’état des lieux (devant être contradictoire) ne peut logiquement pas lui être remis. Dans ce cas, l’huissier de justice peut réaliser à la demande du bailleur un état des lieux de sortie qui aura une valeur juridique, et ce malgré l’absence du locataire.

F.A.Q.

💸 Combien coûte un état des lieux d'appartement ?

Le prix d’un état des lieux varie en fonction des parties prenantes qui interviennent :

1. le bailleur et le locataire : l’état des lieux ainsi réalisé à l’amiable est gratuit ;
2. une agence immobilière : le coût de l’état des lieux est supporté par le bailleur et le locataire, et le montant encadré par la loi. Le locataire ne peut pas payer une somme plus importante que le bailleur, sa part ne pouvant excéder 3 €/m², indépendamment de la zone dans laquelle se situe le logement ;
3. un huissier : le coût de l’état des lieux est supporté à parts égales par le locataire et le bailleur.

L'état des lieux de sortie, lorsqu'il est réalisé à l'amiable, n'est pas facturable au locataire. 

📝 Comment déclarer la location d'un appartement meublé ?

Tous les revenus générés par la location d'un appartement meublé sont imposables, et doivent en conséquence être déclarés à l’administration fiscale. Il est impératif de procéder à la déclaration du début de l’activité avant de choisir son mode d’imposition :

• Activité de location meublée non professionnelle (LMNP) : au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre bien loué ;
• Activité de location meublée professionnelle (LMP) : au centre de formalités des entreprises (CFE) de la chambre de commerce et d’industrie compétente.

Le mode de déclaration des revenus locatifs dépend du régime d’imposition choisi, lui-même lié aux recettes annuelles :

1. Micro-BIC pour des recettes annuelles inférieures à 70 000€ HT, à reporter sur la déclaration complémentaire d’impôt sur le revenu « professions non salariées » n° 2042 C Pro.
2. Régime réel d’imposition adapté aux activités professionnelles pour des recettes annuelles supérieures à 70 000€ HT. Elles doivent être reportées sur la déclaration professionnelle « bénéfices industriels et commerciaux » n° 2031-SD, puis sur la déclaration complémentaire n° 2042 C Pro à la rubrique « revenus des locations meublées non professionnelles ».

📈 Comment calculer le loyer d'un appartement ?

Pour savoir si votre logement se situe en zone tendue :

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• Ambléon
• Ambronay
• Ambutrix
• Ambérieu-en-Bugey
• Ambérieux-en-Dombes

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Le montant du loyer d’un appartement dépend de la législation qui s’applique dans la zone dans laquelle il se situe.

Il existe 3 cas de figure :

1. l’appartement est situé en zone tendue : pas d’augmentation du loyer entre deux locataires sauf si le propriétaire a effectué d’importants travaux récents ou si le loyer a été largement sous-évalué. Le loyer peut être fixé librement à la première mise en en location ou s’il a été inoccupé depuis plus de 18 mois ;
2. l’appartement est situé à Paris intra muros ou à Lille : en plus de l’encadrement des loyers à la relocation comme en zone tendue, les logements situés dans ces deux villes sont également soumis à un loyer plafond ;
3. l’appartement est situé ailleurs au sein du territoire métropolitain : le bailleur peut fixer librement le montant du loyer de son bien à louer.

✍️ Colocation : qui doit signer l'état des lieux ?

Dans le cadre d’une colocation, la signature de l’état des lieux dépend de la nature du bail signé :

• Bail individuel (tous les colocataires signent leur propre bail) : chaque colocataire doit réaliser et signer un état des lieux d’entrée et de sortie avec le bailleur.
• Bail collectif (tous les colocataires signent un seul bail commun) : tous les colocataires doivent réaliser ensemble et signer un même état des lieux d'entrée avec le bailleur. L’état de sortie en revanche n’est réalisé que lorsque tous les colocataires (ou le dernier locataire) quittent l’appartement.

💼 État des lieux d'un logement de fonction

Comme pour tout autre type de logement, un appartement de fonction n’est pas légalement soumis à la réalisation d’un état des lieux d’entrée ou de sortie. Cependant, il est fortement conseillé d’en réaliser un afin d’éviter tout litige entre le bailleur et le locataire.