Restitution de la caution location : délai, lettre et retenue

Par Manon Debureau

Versée au bailleur au moment de la signature du contrat de bail, la caution offre une sécurité en cas d'impayés ou de dégradations du logement. Elle est restituée au locataire totalement ou partiellement à la fin du contrat de bail, une fois l'état des lieux de sortie réalisé. Ce guide détaille l'ensemble des modalités de restitution de la caution et les démarches à réaliser en cas de retenue abusive ou de non restitution de la caution par le propriétaire. Ces démarches sont également valables dans le cas d'un bail commercial.

Ne pas confondre dépôt de garantie et caution ! Le dépôt de garantie est couramment appelé "caution" par abus de langage. La caution est en réalité la personne qui se porte garant pour le locataire et s'engage donc à payer ses dettes au bailleur en cas de manquement. Dans cet article, il est donc question du dépôt de garantie, bien qu'il soit souvent appelé "caution" dans le langage courant. Nous conseillons d'éditer un reçu du paiement du dépôt de garantie afin d'éviter toute erreur lors d'une résiliation de bail (parfois après de nombreuses années).

Restitution de la caution : que dit la loi ?

Afin de protéger le locataire, la loi régule le délai de restitution de la caution, ainsi que le montant maximal que le bailleur peut conserver :

Quel délai pour restituer une caution ?

À la fin d'un contrat de location, le bailleur et le locataire établissent un état des lieux de sortie afin de constater les éventuelles dégradations du bien. Suite à cet état des lieux, deux situations sont possibles :

1. L'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, aucune dégradation n'est à déplorer. Dans ce cas, le propriétaire dispose d'un mois à compter de la date de remise des clés par le locataire pour restituer la caution, éventuellement amputée des impayés du locataire ou d'une provision dans le cas d'un appartement en copropriété, en attente de l'arrêté annuel des comptes.
2. L'état des lieux de sortie n'est pas conforme à l'état des lieux d'entrée, des dégradations sont à déplorer. Dans ce cas, le bailleur dispose de deux mois à compter de la date de remise des clés pour restituer la caution amputée du montant nécessaire aux travaux de remise en état ainsi que des éventuels impayés ou de la provision pour les charges de copropriété.

Le décompte du délai accordé au bailleur pour restituer la caution débute le jour de la remise des clés. Le locataire peut les remettre en main propre au propriétaire ou à son mandataire (l'agence immobilière) ou par courrier recommandé avec accusé de réception. Dans ce dernier cas, la date de réception de l'enveloppe par le bailleur est considérée comme la date de remise.

Cas des locations saisonnières La loi n'impose pas de délai de restitution de la caution dans le cas des locations saisonnières. Ce dernier est donc fixé librement par les deux parties au moment de la signature du bail et est précisé dans le contrat.

Quel montant de la caution peut conserver le propriétaire ?

Le bailleur peut conserver l'intégralité des sommes dues par le locataire : il peut s'agir de loyers ou de charges impayés mais aussi de travaux à réaliser suite aux dommages qu'il a causés. Le propriétaire peut ainsi conserver une partie ou la totalité de la caution soit au maximum :

• Un mois de loyer hors charges pour les locations non meublées ;
• Deux mois de loyer hors charges pour les locations meublées.

La caution ne peut en aucun cas servir à payer un loyer ou des charges locatives, même pour le dernier mois du contrat de bail.

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Lettre de restitution de la caution

Afin d'officialiser la restitution totale ou partielle de la caution, le bailleur doit adresser au locataire une lettre d'attestation de restitution :

Attestation de restitution de la caution par le bailleur

L'attestation de restitution de caution est envoyée par le bailleur au locataire. C'est un document qui prouve le remboursement de la somme versée en début de location par le locataire. Sur cette attestation, il est important de mentionner la date de fin du contrat de bail et de l'état des lieux.

La rédaction d'une attestation de restitution par le bailleur et sa remise au locataire permettent de conserver une trace de cette restitution, en particulier lorsque la caution avait été versée en espèces. Le bailleur s'assure ainsi que le locataire ne le poursuivra pas pour non restitution de la caution dans le délai imparti.

Voici un modèle de lettre de restitution de la caution à remettre au locataire :

Lettre de restitution de la caution avec retenue pour le locataire

La rédaction d'une attestation de restitution avec retenue par le bailleur et sa remise au locataire permettent de conserver une trace de cette restitution, en particulier lorsque la caution avait été versée en espèces, et de justifier par des preuves les retenues effectuées. Le bailleur s'assure ainsi que le locataire ne saisisse pas le tribunal pour retenues injustifiées ou caution non restituée dans le délai imparti.

Voici un modèle de lettre de restitution de la caution avec retenue à remettre au locataire :

Dans quel cas le bailleur peut-il conserver la caution ?

En cas de dégradations causées par le locataire au cours de la période d'occupation du logement, le propriétaire peut conserver la caution afin de financer les travaux de réparation :

Qu'est-ce que le propriétaire peut retenir sur la caution ?

Le propriétaire est en droit de retenir sur la caution toute somme due par le locataire suite à l'occupation du logement. Peuvent donc être retenus sur la caution :

• Le montant des loyers impayés au cours de la location ;
• Le montant des charges impayées au cours de la location ; 
• Le montant des petites réparations et menus travaux à la charge du locataire d'après la loi, non réalisées au cours de la location ;
• Le montant des travaux nécessaires à la remise en état du bien suite aux dégradations causées par le locataire ;
• Une provision pour charges jusqu'à l'arrêté annuel des comptes. Instaurée par le texte de la loi Alur de 2014, cette mesure ne concerne que les biens se situant dans un immeuble de copropriété ;
• Le montant de l'intervention de la société de nettoyage si le logement était sale à la remise des clés, il s'agit d'une retenue sur caution pour nettoyage.

Ne pas confondre dégradation et vétusté Le logement s'use naturellement avec le temps, même avec une utilisation naturelle du bien par le locataire. Il est donc nécessaire de différencier cette usure naturelle, la vétusté, de réelles dégradations causées par un usage anormal du bien par le locataire.
Afin de déterminer quels travaux relèvent de dégradations et sont à la charge du locataire, et quels travaux relèvent de la vétusté et sont à la charge du bailleur, les deux parties peuvent utiliser une grille de vétusté. Indiquant le taux d'usure naturelle annuel et la durée de vie de chaque équipement, elle permet de prévenir les litiges entre propriétaire et locataire.

Lorsque la retenue sur caution concerne des impayés ou des travaux à réaliser, le propriétaire peut retenir toute la caution, ou une partie de celle-ci, selon le montant des dettes ou des travaux à réaliser.
Si le montant des impayés ou des travaux à réaliser est supérieur au montant de la caution, le bailleur est en droit de réclamer de l'argent au locataire en plus de la caution afin qu'il règle l'ensemble de ses dettes. Pour cela, il est souvent nécessaire de saisir la justice afin de confirmer l'ampleur des dettes du locataire.

Dans le cas des immeubles de copropriété et de la provision pour charges, un arrêté de comptes provisoire doit être réalisé au moment de l'état des lieux de sortie. Le bailleur peut ensuite décider d'établir une provision sur la caution. Cette provision ne peut excéder 20% de la caution, le reste étant restitué dans le délai d'un mois suivant la remise des clés. Le bailleur dispose ensuite d'un mois à compter de la date d'arrêté annuel des comptes de la copropriété pour restituer la provision amputée des charges réelles, qui n'avaient donc pas été payées par le locataire au cours de la location via ses charges mensuelles.
Les deux parties ont néanmoins la possibilité de se mettre d'accord sur le montant des charges à retenir sur la caution au moment de la sortie du logement. Cela permet de solder les comptes à la fin du contrat de bail, sans attendre l'arrêté annuel de la copropriété.

Si le bailleur décide de conserver cette provision pour charges jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de la copropriété, il devra le signifier clairement dans l'attestation de restitution partielle de la caution en mentionnant la date de cet arrêté.

Comment justifier une retenue sur caution ?

Il est impératif de justifier toute retenue réalisée sur la caution afin que le locataire ne saisisse pas la justice pour retenue injustifiée. Pour cela, le bailleur doit joindre des justificatifs à la lettre indiquant la retenue partielle ou totale de la caution. Cela peut être :

• Les états des lieux d'entrée et de sortie du logement, en mettant en avant les différences entre les deux, et donc en soulignant les dégradations ;
• Des photos des dégradations constatées dans le bien ;
• Des factures ou des devis concernant les travaux de remise en état réalisés ou à réaliser ;
• Un constat d'huissier attestant des dégâts causés par le locataire ;
• Une facture de la société de nettoyage si le locataire a laissé le logement sale à son départ et qu'une intervention a été nécessaire ;
• Des lettres de réclamation ou de mise en demeure adressées au locataire lui demandant de régler ses impayés.

Quel recours pour non restitution de la caution ?

Il arrive que le propriétaire conserve la caution sans justificatif de travaux nécessaires à la remise en état du logement. Dans ce cas, le locataire dispose de certains recours : il doit envoyer au bailleur une lettre de mise en cause puis, s'il n'y a pas de suite au courrier, il peut se tourner vers la commission départementale de conciliation. En cas d'échec, il faudra alors saisir le tribunal d'instance.

Comment contester la retenue de la caution ?

Si le locataire considère que la retenue est abusive ou non justifiée, il peut la contester. Pour ce faire, il doit suivre les étapes suivantes :

1. Envoyer au bailleur une lettre de mise en cause, en lui demandant de plus amples explications sur la retenue et un éventuel remboursement ;
2. Sans effet de la lettre, saisir la commission départementale de conciliation pour tenter de résoudre le litige à l'amiable ;
3. Sans succès de la procédure de conciliation, saisir le tribunal d'instance local. Le locataire dispose d'un délai de 3 ans à compter de la date limite de restitution de la caution par le bailleur pour porter plainte.

Lettre pour non restitution de la caution du locataire

Afin de contester la non restitution de la caution ou une retenue abusive sur celle-ci, la première étape pour le locataire est d'envoyer une lettre de mise en demeure au bailleur afin de l'informer de son désaccord.

Voici un modèle de lettre en cas de non restitution de la caution à imprimer et envoyer au bailleur :

F.A.Q.

⌛ Comment faire si le délai de restitution de la caution est dépassé ?

Si le délai de restitution de la caution d'un ou deux mois est dépassé et que le bailleur n'a toujours pas rendu le dépôt de garantie, le locataire doit suivre les étapes suivantes :

1. Relancer officieusement le propriétaire par téléphone ou par e-mail.
2. Adresser une lettre de mise en demeure au bailleur lui demandant de restituer la caution majorée des pénalités de retard. Cette lettre doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception pour bénéficier d'une valeur juridique.
3. Sans effet de la lettre de mise en demeure, entamer une procédure de conciliation auprès de la commission départementale de conciliation ou auprès d'un conciliateur de justice. Cette démarche facultative mais gratuite a pour but de régler le litige à l'amiable.
4. En cas d'échec de la procédure de conciliation, saisir le tribunal d'instance dans les trois ans suivant la date limite de restitution de la caution par le bailleur.

Pénalités de retard de restitution En cas de dépassement du délai de restitution de la caution, le bailleur devra verser au locataire des pénalités de retard s'élevant à 10% du montant du loyer hors charges par mois de retard entamé, en plus du montant initial de la caution. Si des procédures judiciaires sont entamées, ces pénalités s'accumulent jusqu'à résolution du litige par la justice.

💳 Restitution de la caution pour un meublé : quelle législation ?

La législation concernant la caution est presque identique pour les baux meublés et les baux traditionnels. L'unique différence réside dans le montant maximal de la caution que le bailleur peut exiger et donc conserver au moment de la restitution. Il est en effet de deux mois de loyer hors charges pour un logement meublé, contre un mois pour un logement vide.

Pour récupérer le dépôt de garantie, les conditions et modalités sont strictement identiques : un mois de délai s'il n'y a pas de retenue sur la caution et deux mois si l'on constate des dégradations.

👤 Qui restitue la caution en cas de changement de propriétaire en cours de bail ?

Sans indication contraire au cours du processus de vente, c'est le nouveau propriétaire qui doit restituer la caution au locataire au moment de la remise des clés.
L'ancien et le nouveau propriétaires peuvent néanmoins décider d'établir une convention au moment de la vente afin de préciser que c'est l'ancien propriétaire qui devra rendre la caution au moment du départ du locataire.