Par 
Obligatoire
Sur demande du locataire
Le bailleur ne peut pas refuser de délivrer une quittance si le loyer est payé en totalité (art. 21 loi 1989).
Gratuite
Aucun frais autorisé
Le propriétaire ne peut pas facturer l'émission d'une quittance de loyer.
Loyer + charges
Montants détaillés séparément
La quittance doit distinguer la part de loyer nu et la part de provisions pour charges.
Art. 21
Loi du 6 juillet 1989
Le cadre légal qui oblige le bailleur à remettre une quittance à tout locataire qui en fait la demande.
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un document écrit par lequel le bailleur reconnaît avoir reçu le paiement du loyer et des charges pour une période donnée. Elle se distingue de l'avis d'échéance (appel de loyer envoyé avant la date de paiement) qui lui n'atteste que d'une créance, pas d'un paiement.
Le locataire peut avoir besoin de sa quittance de loyer dans plusieurs situations :
- Justifier d'un domicile (démarches administratives, justificatif de domicile)
- Constituer un nouveau dossier de location lors d'un déménagement
- Obtenir des aides de la CAF (APL, allocation logement)
- Déclarer ses revenus ou dépenses fiscales
- Attester du bon paiement du loyer en cas de litige
Contrairement à une idée reçue, le bailleur n'est pas obligé d'envoyer la quittance spontanément chaque mois : il doit simplement la remettre sur demande du locataire, et ce gratuitement.
Les mentions obligatoires d'une quittance de loyer
Pour être valable, une quittance de loyer doit comporter l'ensemble des mentions ci-dessous. L'absence de l'une d'elles peut rendre le document contestable.
| Mention | Contenu attendu | Obligatoire |
|---|---|---|
| Identité du bailleur | Nom et prénom (ou raison sociale) et adresse | Oui |
| Identité du locataire | Nom et prénom du ou des locataires | Oui |
| Adresse du logement | Adresse complète du bien loué | Oui |
| Période couverte | Mois ou période exacte (ex. : 1er au 31 janvier 2025) | Oui |
| Montant du loyer nu | Loyer hors charges, en euros | Oui |
| Montant des charges | Provisions pour charges ou charges récupérables | Oui |
| Total perçu | Somme totale encaissée (loyer + charges) | Oui |
| Date d'émission | Date à laquelle la quittance est établie | Oui |
| Signature du bailleur | Signature manuscrite ou électronique du propriétaire ou de son mandataire | Oui |
Si le contrat de location est géré par une agence immobilière, c'est l'agence, en tant que mandataire du bailleur, qui signe et émet les quittances.
Exemple de quittance de loyer remplie
Voici un exemple concret de quittance de loyer correctement rédigée, avec toutes les mentions obligatoires. Vous pouvez vous en inspirer pour créer votre propre modèle ou générer une quittance de loyer gratuitement en PDF via BailPDF.
Notez que les montants du loyer nu et des charges locatives sont bien distincts. Cette séparation est une exigence légale : une quittance mentionnant uniquement un total « loyer + charges » n'est pas conforme.
Comment rédiger une quittance de loyer étape par étape
La rédaction d'une quittance de loyer ne nécessite pas de formulaire officiel particulier : elle peut être rédigée à la main, sous Word, sous Excel, ou via un outil dédié comme BailPDF. Voici les étapes à suivre :
- Indiquez l'identité des parties : nom complet du bailleur et du locataire, adresses respectives.
- Précisez le logement concerné : adresse complète du bien (numéro, rue, code postal, ville) et type de logement si utile (T2, studio…).
- Définissez la période de location : indiquez clairement le premier et le dernier jour du mois couvert.
- Détaillez les sommes perçues : séparez impérativement le loyer nu des provisions pour charges récupérables.
- Calculez et inscrivez le total : somme du loyer + charges en chiffres et, de préférence, en lettres.
- Datez le document : indiquez la date à laquelle vous établissez la quittance (en général le jour du paiement ou peu après).
- Signez : la signature du bailleur ou de son mandataire (agence) est indispensable pour valider la quittance.
Pour les bailleurs gérant plusieurs logements, utiliser un générateur de quittance de loyer ou un logiciel de gestion locative permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de saisie.
Envoi et conservation de la quittance de loyer
Comment envoyer la quittance ?
La quittance peut être remise en main propre, envoyée par courrier ou transmise par email. Aucune forme particulière n'est imposée par la loi ; l'email constitue une preuve valable si le locataire a demandé ce mode de transmission. Le format PDF est recommandé pour l'envoi électronique car il préserve la mise en page et la signature.
Combien de temps conserver ses quittances ?
Le locataire a intérêt à conserver ses quittances pendant au moins 3 ans après la fin du bail, délai pendant lequel le bailleur peut encore réclamer d'éventuels loyers impayés. En pratique, la conservation sur 5 ans est recommandée pour couvrir d'éventuels litiges fiscaux.
Le bailleur, de son côté, doit conserver une copie de chaque quittance pour prouver la bonne exécution du bail et justifier ses revenus locatifs auprès de l'administration fiscale (déclaration des revenus fonciers).
Que faire si le propriétaire refuse de délivrer la quittance ?
L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à remettre une quittance de loyer à tout locataire qui en fait la demande, dès lors que le loyer est payé en totalité. Le refus du propriétaire est donc illégal et ouvre plusieurs recours :
- Relance amiable : envoyez un email ou un courrier simple rappelant l'obligation légale. La plupart des conflits se règlent à cette étape.
- Mise en demeure : si le bailleur ne répond pas, envoyez une lettre de mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception. Il dispose alors de 8 jours pour régulariser.
- Commission de conciliation : saisissez la commission départementale de conciliation (CDC), gratuite, sans avocat, pour tenter une résolution amiable.
- Tribunal judiciaire : en dernier recours, le locataire peut saisir le tribunal judiciaire et demander des dommages et intérêts pour le préjudice subi (difficulté à justifier du domicile, dossier de relogement impossible, etc.).
À noter : si le loyer n'a pas été payé intégralement (loyer partiel), le bailleur peut légalement refuser d'émettre une quittance. Il délivre alors un simple reçu partiel mentionnant le montant versé, mais cela ne vaut pas quittance.
Questions fréquentes sur la quittance de loyer
Non, le bailleur n'a pas l'obligation d'envoyer une quittance spontanément chaque mois. Il est uniquement tenu de la remettre sur demande du locataire, en vertu de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Certains bailleurs l'envoient automatiquement par email après chaque paiement, ce qui est une bonne pratique mais non obligatoire.
Oui, la quittance de loyer est un justificatif de domicile largement accepté par les administrations (préfecture, CAF, banques, opérateurs téléphoniques, etc.). Elle doit être récente, généralement datée de moins de 3 mois, et comporter le nom et l'adresse du locataire.
Dans le langage courant, les deux termes sont souvent confondus. En droit, la quittance atteste du paiement complet du loyer et libère définitivement le locataire pour la période concernée. Le reçu peut attester d'un paiement partiel sans valoir quittance. Un bailleur ne peut délivrer une quittance que si la totalité du loyer et des charges a été réglée.
Non, la signature électronique est valable si elle est conforme au règlement eIDAS (niveau avancé ou qualifié). En pratique, une signature manuscrite scannée suffit pour la majorité des usages. Ce qui compte, c'est que le document soit daté et identifie clairement le bailleur signataire. Les quittances générées par un logiciel de gestion locative ou par BailPDF répondent à ces exigences.
Contactez votre bailleur ou l'agence immobilière pour demander des duplicatas : ils ont l'obligation de les conserver. Si le bailleur refuse ou est injoignable, vous pouvez vous appuyer sur vos relevés bancaires (virements ou chèques) comme preuve alternative du paiement. En cas de litige, ces relevés ont une valeur probante reconnue par les tribunaux.