Comment rédiger une quittance de loyer ?
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Document officiel, la quittance de loyer est remise par le bailleur suite à la réclamation du locataire. Celle-ci ne peut être demandée autrement. Votre propriétaire ou administrateur de biens n'est pas obligé de vous la délivrer chaque mois automatiquement. Ce document permet entre autre de justifier l'existence d'un bail de location, puisqu'elle atteste du paiement du loyer.
La quittance de loyer, un format standard
La quittance de loyer est un document prouvant que le locataire a bien payé son loyer et ses charges. Il peut donc servir de preuve pour le locataire en cas de litige, en tant qu'attestation de paiement.
Ce document ne fait pas partie des obligations du propriétaire bailleur cependant nous vous conseillons fortement de le rédiger et l’envoyer chaque mois. Le locataire a tout intérêt à exiger ce document : c’est un droit de locataire, il peut donc le réclamer chaque mois. Dès lors que le locataire demande ce papier administratif, le propriétaire doit lui fournir : elle devient alors une des obligations du bailleur. Cependant, pour avoir une valeur légale, la quittance officielle de loyer doit comporter certains éléments obligatoires.
Le propriétaire a tout intérêt à envoyer la quittance chaque mois à son locataire : en lui envoyant un tel document tous les mois après réception des sommes dues, il assure une pérennité de sa relation de confiance avec son locataire (cela réduit les risques locatifs).
La quittance de loyer doit répondre à certaines normes et certains éléments doivent y figurer :
- Nom prénom du locataire
- Mois et année du loyer en question
- Adresse de la location
- Les détails du règlement : montant du loyer, provision aux charges et date du paiement
- Date de la rédaction du document
- Signature du bailleur
En revanche, certains éléments ne sont pas nécessaires : le type de contrat (si le contrat porte sur un logement vide ou meublé, s'il s'agit d'un bail de colocation, de mobilité) ou préciser les obligations du locataire.
Pour plus de simplicité, le mieux reste de remplir un modèle de quittance de loyer de notre générateur. Retrouvez un modèle gratuit de quittance de loyer au format PDF et WORD (normes 2020) :
Demande de quittance de loyer à son propriétaire
S’il le désire, un locataire peut réclamer à son propriétaire l’envoi mensuel d’une quittance de loyer et ce quand il le désire. Pour cela, il doit lui adresser une lettre avec comme requête claire d'éditer chaque mois un reçu. Le meilleur moyen pour communiquer ce type de demande demeure le mail ou le courrier avec accusé de réception.
Le locataire peut rédiger une demande de quittance de loyer. Pour qu'elle soit conforme à la loi elle doit contenir les informations suivantes :
- Paiement du loyer (chèque ou attestation de virement),
- Mois et année du loyer concerné par le paiement,
- « Je vous prie de bien vouloir m’envoyer gratuitement à l’avenir une quittance de loyer pour chaque paiement que j’effectuerai. Elle devra distinguer le loyer et les charges, comme la loi le prévoit (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 21).« ,
- Lieu, date et signature du locataire.
Si le locataire désire recevoir ses quittances par mail, il peut ajouter la mention suivante:
- « Je vous autorise à procéder à la transmission dématérialisée de cette quittance [l’adresse email du locataire] ».
Cette demande peut être manuscrite ou numérique. Le propriétaire ne peut pas facturer une quittance de loyer (la quittance de loyer ne causera donc pas une augmentation de loyer). Facturer ce service gratuit fait partie des clauses abusives d’un bail d’habitation non conforme. Dans ce contexte, le Code civil protège le locataire.
De son côté, le locataire doit payer le loyer intégralement pour bénéficier d’une quittance de loyer (TVA incluse). Le mode de paiement, en revanche, importe peu (prélèvement automatique, paiement par chèque, …).
Comment faire si le propriétaire refuse la délivrance de la quittance de loyer ?
Plusieurs recours existent dans le cas où votre propriétaire refuse de vous délivrer votre quittance de loyer et ce malgré un paiement du loyer intégral. Cette situation pourrait être considérée comme une faute devant les juridictions compétentes. De ce fait, le solliciteur, pour se prémunir d’un éventuel préjudice, peut exiger des dommages et intérêts. Si le refus de votre propriétaire persiste, une lettre de mise en cause peut lui être envoyée. Celle-ci est une lettre de conciliation amiable adressée à votre propriétaire. Pour ne pas s’exposer à d’autres poursuites, il dispose d’un délai de 8 jours pour y répondre. Passé ce délai, d’autres poursuites juridiques plus importantes seront envisageables comme une mise en demeure.
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