Par 
Non obligatoire
Aucune loi n'impose au bailleur d'envoyer un avis d'échéance chaque mois
Gratuit
Il est illégal de facturer l'envoi d'un appel de loyer au locataire
Avant la date d'échéance
À envoyer idéalement quelques jours avant la date de règlement prévue au bail
Courrier ou email
Le bailleur est libre de choisir le mode d'envoi selon les convenances de chacun
Qu'est-ce qu'un avis d'échéance ou appel de loyer ?
Par définition, l'avis d'échéance de loyer ou appel de loyer est un document envoyé par le propriétaire à son locataire pour lui rappeler qu'il doit payer son loyer ainsi que ses charges locatives à une date et pour un montant déterminés. L'envoi de ce document n'est imposé par aucune loi : l'obligation de versement du loyer découle directement du contrat de bail signé par les deux parties.
Contrairement à ce que son nom pourrait suggérer, l'avis d'échéance n'a aucune valeur de mise en demeure. Il s'agit simplement d'un rappel préventif et bienveillant, qui s'inscrit dans le cadre d'une bonne relation bailleur-locataire. On parle aussi indifféremment d'appel de loyer ou d'appel de fonds.
À quoi sert un avis d'échéance de loyer ?
La principale utilité de l'avis d'échéance est de rappeler au locataire la somme exacte à payer et la date butoir. Au-delà du rappel mensuel systématique, il peut s'avérer particulièrement utile dans les situations suivantes :
- En cas de retard de paiement récurrent : l'avis d'échéance constitue un rappel préventif plus doux qu'une procédure de recouvrement, et peut suffire à régulariser la situation ;
- En cas de dépenses inhabituelles : si des travaux ont été effectués et doivent être remboursés par le locataire, l'avis d'échéance permet de détailler la somme totale due, en plus du loyer et des charges ;
- En cas de révision du loyer : lorsque le montant du loyer a été révisé selon l'IRL, l'appel de loyer permet d'informer clairement le locataire du nouveau montant applicable ;
- En cas de délai exceptionnel accordé : si le locataire a obtenu un délai supplémentaire, l'avis d'échéance lui rappelle que ce délai approche.
Avis d'échéance et quittance de loyer : quelle différence ?
L'avis d'échéance de loyer et la quittance de loyer sont deux documents proches dans leur objet mais fondamentalement différents dans leur nature et leur moment d'émission.
PDF Quittance de loyerLa quittance de loyer a une valeur légale importante : elle peut être utilisée comme justificatif de domicile par le locataire et constitue une preuve en cas de litige sur des loyers prétendument impayés. L'avis d'échéance, lui, n'a aucune valeur de reçu ni de reconnaissance de dette.
Modèle gratuit d'avis d'échéance ou appel de loyer
Comme l'appel de loyer n'est pas un document obligatoire, sa forme est entièrement libre. Toutefois, pour qu'il soit réellement utile, il doit contenir plusieurs informations essentielles : le montant à payer (loyer + charges détaillées), la date d'échéance, l'adresse du logement et les coordonnées des parties. Écrivez chaque somme en chiffres et en lettres pour éviter tout risque de confusion.
Le modèle ci-dessous reprend toutes ces mentions. Vous pouvez le personnaliser librement puis l'enregistrer en PDF ou au format Word avant de l'envoyer à votre locataire.
WORD Avis d'échéance de loyerSi vous gérez plusieurs logements, pensez à conserver un double de chaque avis d'échéance envoyé pour faciliter votre gestion locative et vos éventuelles relances.
Générer votre avis d'échéance de loyer
Remplissez le formulaire pour obtenir un avis d'échéance prêt à envoyer. Vos données restent sur votre appareil.
Coordonnées du bailleur
Coordonnées du locataire
Détails de l'échéance
Loyer hors charges
Provision pour charges
Montant
Aperçu de votre avis d'échéance
Avis d'échéance de loyer
Période : du au
Date d'échéance :
| Loyer hors charges | € |
| Provision pour charges | € |
| € | |
| Total à régler | € |
Le bailleur
Ce document est généré à titre informatif. L'avis d'échéance n'est pas obligatoire et n'a pas valeur de mise en demeure. Aucune donnée n'est transmise à nos serveurs.
Comment rédiger un appel de loyer ?
Pour rédiger un appel de loyer ou un avis d'échéance efficace, il est conseillé de préciser les éléments suivants :
- L'identité du propriétaire et celle du locataire : nom, prénom et coordonnées. Le plus simple est de reprendre les informations contenues dans le contrat de bail ;
- L'adresse du logement : indispensable si le propriétaire gère plusieurs biens locatifs ;
- La somme due détaillée : le loyer (avec mention de toute augmentation de loyer le cas échéant), les charges locatives provisionnelles, les éventuels remboursements de travaux ou impayés antérieurs. Chaque somme doit être écrite en chiffres et en lettres ;
- La date limite de règlement : telle que définie dans le contrat de location ;
- La période concernée : surtout en cas de retard ou d'impayés, il est important de préciser la ou les périodes concernées ;
- Les coordonnées bancaires (IBAN/BIC) pour faciliter le virement du locataire.
En cas d'augmentation du loyer liée à la révision IRL ou à des travaux d'amélioration, l'avis d'échéance est l'occasion idéale d'informer le locataire du nouveau montant applicable, en rappelant la base de calcul utilisée.
Comment envoyer l'avis d'échéance de loyer au locataire ?
Le propriétaire est entièrement libre de choisir le mode d'envoi de l'avis d'échéance : par courrier postal ou par e-mail, selon ses préférences ou les convenances de son locataire. Aucune forme particulière n'est imposée par la loi. Contrairement à la mise en demeure de payer ou à la lettre d'augmentation de loyer, l'avis d'échéance n'a pas à être envoyé en recommandé avec accusé de réception.
Il n'existe pas non plus de délai légal pour envoyer un appel de loyer. Toutefois, pour qu'il soit utile, il est conseillé de l'envoyer quelques jours avant la date d'échéance. Par exemple, pour un loyer à régler le 5 du mois, l'avis d'échéance de janvier devrait idéalement être envoyé entre le 28 et le 31 décembre.
Si vous optez pour l'envoi par e-mail, conservez une copie de chaque message envoyé afin de disposer d'un historique en cas de litige. En cas d'impayé de loyer, cet historique peut constituer un élément utile pour démontrer que vous avez correctement informé le locataire.
En résumé
L'avis d'échéance de loyer est un outil simple et efficace au service d'une gestion locative sereine. Non obligatoire, il n'en reste pas moins recommandé, notamment lorsque les loyers sont irréguliers, que le montant vient de changer ou que la relation avec le locataire est tendue. Son envoi est gratuit, sans forme imposée, et peut tout autant se faire par e-mail que par courrier.
À ne pas confondre avec la quittance de loyer (preuve de paiement émise après règlement) ni avec le commandement de payer (acte officiel d'huissier en cas d'impayé). Utilisez notre modèle gratuit ci-dessus, personnalisez-le et envoyez-le à votre locataire chaque mois pour prévenir les oublis.
Pour aller plus loin dans la gestion de votre location :
Questions fréquentes sur l'avis d'échéance de loyer
Non, l'avis d'échéance n'est pas obligatoire. Aucune loi n'impose au bailleur de l'envoyer, que ce soit pour un logement vide ou un logement meublé. L'obligation de paiement du loyer découle du contrat de bail lui-même. Toutefois, l'envoyer régulièrement est une bonne pratique de gestion locative qui prévient les retards et maintient une communication claire.
L'avis d'échéance est un appel de paiement envoyé avant la date de règlement : il indique le montant à payer et n'a aucune valeur de reçu. La quittance de loyer est une preuve de paiement délivrée après réception du loyer. La quittance est obligatoire sur demande du locataire (article 21 de la loi du 6 juillet 1989) ; l'avis d'échéance ne l'est jamais.
Oui, aucune forme n'est imposée par la loi. Le bailleur peut envoyer l'appel de loyer par courrier postal, par e-mail, ou même le remettre en main propre au locataire. L'important est d'envoyer le document avant la date d'échéance pour qu'il ait une utilité pratique. Si vous l'envoyez par e-mail, conservez une copie dans votre messagerie.
L'avis d'échéance n'est qu'un rappel préventif. En cas de non-paiement après la date d'échéance, le bailleur peut dans un premier temps envoyer une lettre de relance amiable. Sans réponse sous 15 jours, il peut adresser une mise en demeure de payer par recommandé. Si le bail contient une clause résolutoire, un commandement de payer par huissier peut ensuite être délivré. Pour en savoir plus : que faire en cas de loyer impayé.
Oui, et c'est même son intérêt. En plus du loyer, le bailleur peut y faire figurer les charges locatives provisionnelles, les éventuels remboursements de travaux pris en charge par le locataire, ou encore un rappel de loyers partiellement impayés. Chaque poste doit être listé séparément avec son montant, afin que le locataire puisse vérifier la cohérence avec son contrat de location.