Avis d'échéance de loyer : définition et modèle (Word & PDF)

Par Clémence Nannini

Responsable contenus déménagement et location

Un avis d'échéance de loyer, aussi appelé appel de loyer, est un document envoyé par le propriétaire ou le bailleur à son locataire afin de lui rappeler qu'il doit payer son loyer et les charges, la somme à payer et les délais de paiement. Ce document n'est pas obligatoire, mais peut être utile pour maintenir une bonne relation avec ses locataires et s'assurer une meilleure gestion locative. À quoi sert l'avis d'échéance de loyer et comment l'envoyer  ? Explications.

Qu'est-ce qu'un avis d'échéance ou appel de loyer ?

Par définition l'avis d'échéance de loyer ou appel de loyer est un document envoyé par le propriétaire à son locataire pour lui rappeler qu'il doit payer son loyer ainsi que ses charges locatives. L'envoi de ce document n'est pas imposé par la loi, sachant que l'obligation de versement du loyer découle du contrat de bail signé par les deux parties.

A quoi sert un avis d'échéance de loyer ?

La principale utilité de l'avis d'échéance est de rappeler au locataire de verser son loyer et ses charges, avec un rappel de la somme à payer ainsi que la date butoir. Le propriétaire n'est pas dans l'obligation d'envoyer ce document tous les mois, mais il faut savoir qu'il peut être utile dans certains cas exceptionnels, par exemple :

• En cas de retard de paiement : dans ce cas, l'envoi d'un avis d'échéance de loyer peut rappeler au locataire qu'il a dépassé le délai de règlement. Cela peut notamment instaurer une meilleure relation avec son locataire, plutôt que d'envoyer des relances ;
• En cas de dépenses inhabituelles : par exemple si des travaux ont été effectués et doivent être remboursés par le locataire, l'avis d'échéance peut servir à rappeler la somme totale due, en plus du loyer et des charges ;
• En cas de délais exceptionnels : si le locataire a demandé un délai supplémentaire pour payer son loyer et que celui-ci a été accepté, l'avis d'échéance est une bonne occasion de lui rappeler que le délai approche et qu'il doit bientôt régler ses charges, etc.

Avis d'échéance et quittance de loyer : quelle différence ?

L'avis d'échéance de loyer et la quittance de loyer sont deux termes assez proches qui peuvent être confondus assez facilement. Mais il faut préciser que ce sont deux documents complètement différents. L'avis d'échéance, comme mentionné plus haut, sert simplement de rappel pour le locataire. Il ne fait l'objet d'aucune obligation.

La quittance de loyer, en revanche, sert de reçu délivré par le propriétaire ou le bailleur au locataire après le paiement du loyer et des charges locatives. La quittance de loyer a une certaine valeur légale, et peut par exemple être utilisée comme un justificatif de domicile par le locataire. S'il n'est pas nécessaire de l'envoyer systématiquement tous les mois, il est obligatoire de fournir les quittances de loyer à son locataire lorsque celui-ci en fait la demande.

Télécharger un modèle de quittance de loyer PDF

Modèle gratuit d'avis d'échéance ou appel de loyer

Comme l'appel de loyer n'est pas un document obligatoire, sa forme est entièrement libre. Toutefois, pour s'assurer qu'il ait une véritable utilité, il faut tout de même y inclure certaines informations essentielles comme le montant à payer, la date d'échéance, l'adresse du logement, etc.

Pour ne manquer aucun élément important, il faut savoir qu'il existe des modèles et exemples d'avis d'échéance de loyer qu'on peut facilement modifier en ligne et télécharger ou alors imprimer puis remplir à la main.

Modèle d'avis d'échéance PDF Modèle d'avis d'échéance WORD

Comment faire un appel de loyer ?

Pour rédiger un appel de loyer ou un avis d'échéance, il est conseillé de préciser les éléments ci-dessous :

• L'identité du propriétaire et celle du locataire : le nom et prénom ainsi que les coordonnées. Le plus simple ici est de reprendre les informations contenues dans le contrat de bail ;
• L'adresse du logement : surtout si le propriétaire fait louer plusieurs logements ;
• La somme due : le loyer (incluant le rappel de l'augmentation des loyers le cas échéant) et tous les précédents impayés, les charges (incluant les charges provisoires), les éventuels remboursements de travaux, etc. À savoir qu'il faut écrire chaque somme en lettres et en chiffres pour éviter toute confusion ;
• Le délai de règlement ;
• La période concernée : dans le cas où il y a un retard de paiement ou des impayés, il est important de préciser dans l'avis d'échéance la ou les périodes concernées par ces retards.

Comment envoyer l'avis d'échéance de loyer au locataire ?

Le propriétaire est complètement libre de choisir le mode d'envoi de l'avis d'échéance de loyer. Il peut choisir d'envoyer le document par courrier ou par mail selon ses préférences, ou selon les convenances de son locataire.

Il n'y a pas non plus de délai légal pour envoyer un appel de loyer. Toutefois, pour que le document ait une utilité, il est conseillé de l'envoyer avant la date attendue du règlement. Par exemple, pour un loyer à régler le 5 du mois, l'avis d'échéance de janvier devrait idéalement être envoyé à la fin du mois de décembre.

À noter que l'envoi de l'avis d'échéance du loyer est entièrement gratuit pour le locataire. Il est illégal d'inclure une clause qui prévoirait des frais pour l'envoi de ce document dans le contrat de location. Il en est de même pour l'envoi des quittances de loyer.