Gestion locative en ligne : ce qu'il faut savoir

Souvent très chronophage, la gestion locative peut s'avérer compliquée si le propriétaire bailleur n'a pas d'expérience ou de connaissance financière, juridique et fiscale. Pour cette raison, il peut être très intéressant de déléguer une partie voire l'intégralité de ces tâches à des agences immobilières, à des logiciels ou service de gestion locative digitalisés : ils accompagneront le propriétaire tout au long de ces démarches, lui feront gagner un temps précieux tout en lui faisant bénéficier d'une véritable expertise.

Qu'est-ce que la gestion locative ?

La gestion locative concerne l’ensemble des missions qui touchent à la location d’un bien immobilier : signature du contrat de bail, état des lieux d’entrée, état des lieux de sortie, gestion administrative (déclaration fiscale, gestion des sinistres et des travaux), envoi des quittances de loyer au locataire, gestion des loyers (encaissement, révision annuelle), régularisation des charges locatives, etc.

Primordiales lors d’une location, ces tâches doivent être réalisées avec soin par le propriétaire bailleur. Cependant, si certains préfèrent gérer leur bien immobilier seul, la gestion locative peut rapidement devenir une tâche très chronophage, surtout si le propriétaire bailleur n'a aucune expérience dans le secteur immobilier. Il a alors 3 possibilités :

1. Déléguer sa gestion locative à une agence immobilière classique ;
2. S'aider d'un logiciel de gestion locative ;
3. Avoir recours à un service de gestion locative digitalisé.

Auquel cas, le propriétaire bailleur signera le mandat de gestion locative : document officiel, il s'agit d'un contrat signé par les deux parties (et existant en deux exemplaires) qui liste les tâches dont se chargera la société pour le propriétaire bailleur et ce, durant la totalité du bail. Ce document donne au bénéficiaire le pouvoir de gérer l'intégralité ou une partie du patrimoine immobilier.

La gestion locative peut tout aussi bien concerner des logements que des locaux commerciaux.

Quand débute la prise en charge de la gestion locative ?La prise en charge de la gestion locative ne commence pas forcément avec la signature du contrat de bail : si le propriétaire le souhaite, la société de gestion locative peut aussi se charger de trouver un locataire.

Les tâches administratives et de gestion

Qu’il s’agisse d’un particulier ou d’un professionnel, le gestionnaire doit s’occuper de plusieurs aspects de la location :

• Trouver le locataire et vérifier sa solvabilité (ainsi que celle de son garant) ;
• Signer le contrat de bail ;
• Fixer son loyer selon la réglementation en vigueur (encadrement des loyers) ;
• Percevoir les loyers et charges ;
• Envoyer au locataire les quittances de loyer (gratuites) chaque mois, si ce dernier en fait la demande ;
• Effectuer la révision du loyer tous les ans ;
• Régulariser les charges locatives ;
• Déclarer ses revenus fonciers et payer la taxe foncière ;
• Gérer les travaux, les réparations liées aux sinistres ;
• Faire les états des lieux d'entrée et de sortie ;
• Gérer la restitution du dépôt de garantie ;
• Effectuer les procédures en cas de loyer impayé (relances au locataire et à son garant, mise en oeuvre des démarches lors de contentieux) ;
• Vérifier que le locataire a bien souscrit une assurance multirisque habitation ;
• Payer les taxes de copropriété ;
• Gérer les formalités de départ du locataire (durée du préavis de départ à respecter).

Ces tâches sont donc très nombreuses et peuvent rapidement devenir difficiles à gérer seul, surtout en parallèle d'une activité professionnelle.

Le mandat de gestion Si le propriétaire bailleur choisit de déléguer une partie voire l'intégralité de ces tâches, il doit signer le mandat de gestion : ce document comportera la liste exhaustive des missions que le professionnel prendra en charge. Chaque société propose des formules particulières pour s'adapter aux besoins des bailleurs.

Quelles alternatives aux agences immobilières ?

Si le propriétaire bailleur ne souhaite pas passer par une agence immobilière, il a deux options :

Les logiciels de gestion locative en ligne

Ce sont des logiciels disponibles en ligne et créés par des sociétés privées. Ils ont pour but d'accompagner le propriétaire bailleur dans toutes les démarches de sa location. On peut y retrouver des documents officiels (contrat de bail, état des lieux, quittance de loyer, etc) mis à disposition ou encore des rappels automatiques (quittances de loyer, régularisation des charges locatives, etc).

Ce sont des services intéressants pour les petits budgets et pour ceux qui souhaitent garder la main sur la gestion locative : le propriétaire bailleur a en effet encore plusieurs tâches à effectuer.

 

Sélection de logiciels de gestion locative réalisée par Selectra.

Les services de gestion locative digitalisés

Ces offres très complètes prennent en charge la gestion locative du bien immobilier et proposent un accompagnement très complet sur le sujet. Ces services proposent souvent des formules où le propriétaire n'a plus grand chose à faire : une très grande partie de ses démarches sont gérées. Autrement, le bailleur est accompagné dans ses démarches, comme en cas d'impayé par exemple.

En général, les services de gestion locative digitalisés proposent plus de services que les logiciels de gestion locative. Ils conviennent donc aux propriétaires qui souhaitent déléguer au maximum.

Sélection de services de gestion locative digitalisés réalisée par Selectra.

Logiciels et services en ligne : quels avantages ?

Passer par des logiciels ou des services en ligne pour gestion locative présente plusieurs avantages :

1. Une véritable expertise : le bien immobilier est confié à un acteur spécialisé qui bénéficie d’une vraie connaissance du métier et d’une expertise sur le sujet. Aucun risque que des erreurs de “débutant” soient commises, comme cela pourrait être le cas en gérant soi-même son bien immobilier. Les sociétés fournissent pour la plupart des documents légaux tels que les contrats de bail, état des lieux (d’entrée et de sortie), les quittances de loyer, etc ;
2. Un gain de temps : trop souvent sous-estimée par les propriétaires bailleurs, la gestion locative est pourtant très chronophage. Et ce, d’autant plus si on ne possède aucune expérience ou connaissance du secteur ;
3. Une assistance en cas de problèmes ou d’interrogations : que ce soit par téléphone, par chat ou par mail, les agents sont disponibles pour répondre aux questions des propriétaires bailleurs et les conseiller au mieux selon leur situation. Ils s’engagent souvent à répondre dans les plus brefs délais, en cas d’urgence (sinistre, litige avec le locataire, etc.).

Carte professionnelle de gestion immobilièrePour pouvoir prendre en charge un mandat de gestion locative, les sociétés de gestion locative en ligne doivent posséder une carte professionnelle avec la mention “gestion immobilière”.
Retrouvez notre comparatif de gestion locative pour vous aiguiller dans votre choix.

Mandat de gestion : quels pouvoirs confère-t-il ?

Établi entre le propriétaire et le service professionnel, le mandat de gestion confère au mandataire des pouvoirs particuliers liés à la gestion locative du bien immobilier. Il est encadré par la loi Hoguet n°70-9 du 2 février 1970.

Il permet aussi au mandant de dépasser le cadre de la gestion locative sur certains aspects. Il peut notamment :

• Représenter le mandant (c’est à dire le propriétaire) lors des assemblées générales de copropriété ;
• Souscrire une assurance sur l’immeuble ou pour les dégradations des parties communes ;
• Payer les charges, les services et les impôts ;
• Prévoir tous les éléments nécessaires au mandant pour établir sa déclaration fiscale ;
• Agir en justice pour régler des contentieux ;
• En cas de travaux, le service peut tout gérer sans que le propriétaire n'ait à contacter personne ou se rendre dans son logement.

Gestion locative : qui se charge de trouver un locataire ?

Le service peut se charger de trouver un locataire pour le compte du propriétaire. Plusieurs cas de figure se présentent quand il s’agit de trouver un locataire :

• Le propriétaire bailleur peut s'occuper seul de trouver un locataire, en postant par exemple une annonce sur un site dédié ;
• Le propriétaire bailleur peut se décharger de cette tâche et la confier à un société de gestion locative en ligne. Attention toutefois : le fait de trouver un locataire n’est souvent pas inclus dans le forfait de base de ces sociétés. Elles peuvent fixer leurs honoraires à leur guise mais depuis la loi Alur, elles ont l’obligation de les afficher en vitrine.

Le montant de la commission demandée au locataire est encadrée par la loi Alur :

• Il ne peut pas dépasser le montant payé par le propriétaire ;
• Il doit être inférieur ou égal au plafond par mètre carré (selon la localisation du logement, avec l’encadrement des loyers et les zones tendues).