Etat des lieux Word : modèle gratuit modifiable

Ça y est, locataire et bailleur sont prêts à signer le contrat de location et ainsi à s'engager sur la durée. Le locataire a peur de ne pas récupérer son dépôt de garantie en fin de location et le bailleur s'inquiète pour l'état de son bien immobilier. La loi ne l'oblige pas, mais l’état des lieux reste néanmoins un document officiel qui pourra vous éviter de nombreuses déconvenues. Ce document sert à se rappeler l'état dans lequel était le logement avant la venu du locataire. Téléchargez un formulaire d'état des lieux clair et simple en format Word juste ici.

Modèle d'état des lieux gratuit au format Word (gratuit)

Pour réduire les risques d'arnaques liés à la location immobilière, il est recommandé de réaliser un état des lieux à l'arrivée et à la sortie du locataire et ce, pour un bail commercial avec un professionnel comme pour un bail long terme avec un particulier ou une salle d'évènementiel.

Voici un modèle d'état des lieux à remplir en format Word qui peut être utilisé pour tout type de logement (studio, maison, appartement) : 

Retrouvez également un état des lieux en anglais (inventory of fixtures), adapté à la loi française.

Etat des lieux Word modifiable conforme à la loi Alur

Définition d'un état des lieux

L’état des lieux représente une étape importante dans la gestion de la location. Réalisée entre le bailleur et le futur locataire, cette étape s'effectue en début et en fin de contrat. On distingue :

• L'état des lieux d’entrée : il doit être réalisé par les deux parties (locataire et bailleur) avant la remise des clés. Il est utile pour vérifier l’état général du logement en début de location.

• L'état des lieux de sortie : il doit être réalisé à la fin du contrat de location, souvent au moment de rendre les clés au propriétaire. Mis en opposition avec celui d’entrée, il permet de constater l'évolution de l'état du logement et constater de potentielles dégradations causées par le locataire.

Etat des lieux : qu’est-ce qu’il contient ?

Le choix du modèle d'état des lieux est une mission délicate. Pour avoir une valeur légale, il doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Le rédiger soi-même est donc une entreprise risquée. Le mieux reste de télécharger un modèle qui respecte la loi Alur comme ceux-ci.

Les éléments qui doivent obligatoirement apparaître sur l'état des lieux sont :

• Les coordonnées des deux parties 
• Les relevés de compteurs 
• Les informations en lien avec les clés 
• Description de chaque pièce 
• La signature du bailleur et du locataire (ou de leurs mandataires)
• Une fiche inventaire du mobilier (pour les locations meublées)

Quand et comment faire un état des lieux d'entrée et de sortie ?

L'état des lieux Word d'entrée

Idéalement, il faut réaliser un état des lieux avant la remise des clés, lors de la signature de votre contrat de bail. Cependant, il demeure fréquent de s’apercevoir de quelques défauts après quelques jours de vie dans le logement.

La loi prévoit donc un délai de 10 jours pour soumettre au besoin des modifications à l'état de lieu original. Cela doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception. Mieux vaut le modifier tant qu'il est encore temps, notamment pour éviter tout désaccord avec le propriétaire lors de l’état des lieux de sortie.

L'état des lieux Word de sortie

L'état des lieux de sortie est à réaliser le jour où le locataire rend les clés au propriétaire. Cet état des lieux doit être effectué dans les mêmes conditions qu'à l'arrivée, à savoir avec les deux parties (bailleur et locataire, ou leurs mandataires).

Cet état des lieux ne pouvant être modifié après signature, il doit être réalisé avec beaucoup de sérieux. C'est sur la base de ce document que le montant des potentielles dégradations va pouvoir être estimé et que le bailleur et le locataire négocient le montant à prélever du dépôt de garantie.

Comment réaliser un état des lieux ?

Pour réussir un état des lieux, il faut disposer d'un modèle le plus détaillé possible et être rigoureux dans les informations que l'on y note.

Lors de l'état des lieux d'entrée, le propriétaire peut vouloir améliorer l'état de son logement pour conserver une partie ou la totalité du dépôt de garantie en fin de location. Le locataire peut lui aussi essayer de duper le bailleur lors de l'état des lieux de sortie et minimiser les dégradations causées. Pour le bon fonctionnement de la location, il est donc primordial de réaliser l'état des lieux en ayant de bonnes intentions.

Conseils pour réaliser son état des lieux

Parmi les bonnes pratiques pour réussir son état des lieux, voici quelques points essentiels :

1. Apporter le maximum de commentaires sur l’état général du bien, pièce par pièce. Nos modèles d'état des lieux contiennent des rubriques pour :
   • L’état des sols
   • L’état des murs
   • Appareils et dispositifs électriques (interrupteurs, prises électriques...) 
   • Inventaire des meubles (si le logement est meublé)
2. Joindre des photos ou vidéos 
3. Détailler les caractéristiques du logement :
   • Le type d’énergie utilisée pour le chauffage, la production d’eau chaude et la cuisson
   • L’endroit où se trouvent les compteurs d’énergies (important pour les démarches de changement de nom auprès des fournisseurs)
   • Les dispositifs importants tels que le tableau électrique ou les vannes d’arrivée d’eau et du gaz.
4. Présenter les éventuels dispositifs présents dans le logement.

Etat des lieux : éviter les malentendus

Peut-on joindre des photos à son état des lieux ?

Il est tout à fait possible d'ajouter des photos à son état des lieux, c'est même fortement conseillé ! Plusieurs options existent pour joindre vos photos à votre état des lieux WORD :

• Etat des lieux réalisé sur tablette ou mobile : il existe de nombreuses applications sur tablette ou mobile pour remplir directement un état des lieux. Il est possible d'y ajouter directement des fichiers annexes comme des photos. Les deux parties pourront valider et signer directement sur l’application.

• Etat des lieux réalisé au format papier : le locataire peut envoyer par mail les photos au propriétaire. Cependant attention, l’envoi par mail n’a aucune valeur contractuelle. Le mieux est de les imprimer en double (pour le bailleur et le locataire), les dater, les signer et les joindre aux deux versions de l'état des lieux.

Qu'est-ce qu'un dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie est souvent bien connu des futurs occupants et très redouté. Il s'agit d'une somme d'argent équivalente à un ou deux mois de loyer selon le type de location (meublée ou vide). Donnée au début du contrat, cette somme doit être restituée une fois le contrat fini. Cependant, le propriétaire a le droit de déduire le montant des travaux servant à réparer les dégradations causées par le locataire. Cela explique que le dépôt de garantie soit souvent source de tensions entre le bailleur et le locataire.

Pour éviter tout débat avec le bailleur, une des solutions reste le remplissage d'une grille d'état des lieux d'entrée : il permet de définir l'état du logement avant l'arrivée du locataire.

Il est important pour un locataire et son bailleur d’être d’accord lors de l’état des lieux de sortie. Il faudra bien faire attention à sa rédaction car il est impossible de le modifier après signature (contrairement à l'état des lieux d'entrée). De plus, si des dégradations sont constatées, le propriétaire a le droit de retenir le montant des dégâts sur le dépôt de garantie du locataire.

Le propriétaire peut-il garder le dépôt de garantie ?

Il est important de savoir, que la décision de la somme à retenir doit être elle aussi prise à l’amiable. En cas de refus, il est conseillé de revenir ensemble sur les changements notables qui ont pu être réalisés durant la durée du bail et de trouver une solution à l’amiable qui arrangera les deux parties. Pensez à converser par mail ou lettre recommandée avec accusé de réception pour garder une trace officielle des échanges réalisés.

Si aucun accord n'est trouvé à l’amiable, vous devrez faire appel un huissier de justice. Cela implique malheureusement des frais supplémentaires. Il jouera le rôle de preneur de décision en déterminant les sommes dues par le locataire et le total de la restitution du dépôt de garantie lors de la remise des clés.

Litige entre propriétaire et locataire : à qui s'adresser ?

Il se peut que dans certains cas de figure, l’état des lieux de sortie entre le locataire et le propriétaire ne se passe pas comme voulu et que les deux parties ne parviennent pas à trouver un accord à l’amiable. Dans un premier temps, il est possible de faire appel à la commission départementale de conciliation. Ce peut être le cas par exemple d'une location saisonnière où un locataire négligent aurait effectué de nombreuses fêtes ayant entrainé des dégradations du logement.

Cette instance joue le rôle d'entremetteur pour trouver une solution au litige et vous accompagner dans les discussions. Néanmoins, si vous ne parvenez pas à trouver un accord commun, il faut alors se tourner vers un juge.

Le code civil ne stipule pas qu’un état des lieux de sortie doit être effectué lors de la remise des clés et à la fin du bail d’habitation. De ce fait, celui-ci ne sera pas obligatoirement lié au dossier en cas de litige.

Etat des lieux simplifié selon le type de logement (maison, studio…)

Modèle d'état des lieux pour maison (Word)

Retrouvez un modèle d'état des lieux Word pour maison en format Word et conforme à la législation 2020 :

Etat des lieux pour maison WORD

Modèle d'état des lieux pour appartement (Word)

Téléchargez un formulaire d'état des lieux Word pour appartement meublé ou vide :

Etat des lieux pour un appartement meublé WORD  

Etat des lieux pour un appartement vide WORD

Modèle d'état des lieux pour studio (Word) 

Voici deux exemplaires d'état des lieux Word pour studio, l'un est pour un studio meublé et l'autre pour un studio vide.

Etat des lieux pour un studio meublé WORD  Etat des lieux pour un studio non-meublé WORD