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Gratuit
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.docx
Format Word
Compatible Microsoft Word, LibreOffice et Google Docs
Loi Alur
Conforme
Décret du 30 mars 2016, formulaire-type obligatoire
Meublé et non meublé
Deux versions
Modèles adaptés à chaque type de location
Pourquoi choisir le format Word pour votre état des lieux ?
Le format Word offre une flexibilité inégalée pour adapter l'état des lieux à la réalité de votre logement. Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire pour décrire chaque pièce, insérer des tableaux pour l'inventaire de mobilier, ou ajuster la mise en page avant impression. Cette souplesse est particulièrement appréciée pour les grands appartements ou les logements atypiques qui ne rentrent pas dans un formulaire PDF standardisé.
Le fichier .docx est compatible avec Microsoft Word, LibreOffice Writer et Google Docs, ce qui le rend accessible à tous sans logiciel payant. Une fois complété à l'écran, il suffit de l'imprimer en autant d'exemplaires que de parties (bailleur, locataire, et éventuellement agence). Il peut aussi être envoyé par e-mail pour signature électronique, qui a la même valeur juridique que la signature manuscrite.
Pour les bailleurs gérant plusieurs logements, le format Word permet de créer un modèle personnalisé réutilisable, avec les informations fixes du bien déjà pré-remplies (adresse, nom du propriétaire, description des pièces). Cela réduit considérablement le temps de préparation à chaque nouvelle location. Si vous préférez un document non modifiable, consultez nos modèles vierges à imprimer ou notre formulaire en ligne.
Word vs PDF : quel format choisir pour son état des lieux ?
Les deux formats ont leurs avantages. Le PDF est idéal si vous souhaitez un document figé, difficile à modifier après coup, ce qui renforce sa valeur probante en cas de litige. Il est parfait pour imprimer directement ou signer électroniquement sans risque d'altération. En revanche, il ne permet pas d'ajouter des lignes supplémentaires pour décrire un logement complexe.
Le format Word est préférable lorsque vous avez besoin de personnaliser le document avant de le finaliser : ajouter des pièces non prévues dans le formulaire type, insérer un inventaire de mobilier détaillé, ou adapter la mise en page à votre charte graphique si vous êtes un professionnel de l'immobilier. Une fois le document complété et signé, il est recommandé de l'exporter en PDF pour conserver une version définitive.
Dans tous les cas, le format n'a aucune incidence sur la valeur juridique de l'état des lieux : ce qui compte, c'est que le document respecte les mentions obligatoires du décret du 30 mars 2016 et soit signé par les deux parties. Un état des lieux Word correctement rempli et signé a exactement la même force probante qu'un document PDF ou établi sur papier libre.
| Critère | Format Word (.docx) | Format PDF |
|---|---|---|
| Modifiable avant impression | Oui, entièrement | Limité (champs de formulaire) |
| Ajout de lignes / pièces | Oui, sans limite | Non |
| Document figé après signature | À exporter en PDF | Oui, nativement |
| Valeur juridique | Identique au PDF si signé | Identique au Word si signé |
| Compatible sans logiciel payant | Oui (LibreOffice, Google Docs) | Oui (lecteurs PDF gratuits) |
Contenu obligatoire de l'état des lieux selon la loi Alur
Depuis la loi Alur de 2014 et le décret d'application du 30 mars 2016, tout état des lieux de logement soumis à la loi du 6 juillet 1989 doit être établi sur un formulaire-type comportant des mentions obligatoires. Un document ne respectant pas ce cadre peut être contesté et privé de sa valeur juridique. Notre modèle Word intègre l'ensemble de ces éléments.
Le tableau ci-dessous récapitule toutes les mentions que doit comporter votre état des lieux Word pour être conforme :
| Rubrique | Contenu requis | Obligatoire |
|---|---|---|
| Type de document | État des lieux d'entrée ou de sortie | Oui |
| Date | Date de réalisation de l'état des lieux | Oui |
| Adresse du logement | Adresse complète, étage, numéro d'appartement | Oui |
| Identité des parties | Noms et adresses du bailleur et du locataire (+ agence le cas échéant) | Oui |
| Relevés de compteurs | Électricité, gaz, eau (froide et chaude) | Oui |
| Inventaire des clés | Nombre et type de clés remises (entrée, boîte aux lettres, parking…) | Oui |
| Description pièce par pièce | Sol, murs, plafond, fenêtres, portes, équipements de chaque pièce | Oui |
| Inventaire du mobilier | Liste et état de chaque meuble (locations meublées uniquement) | Meublé uniquement |
| Signatures | Signature du bailleur et du locataire sur chaque exemplaire | Oui |
Pour l'état des lieux de sortie, le document doit également rappeler la date de l'état des lieux d'entrée et permettre une comparaison pièce par pièce. Notre modèle Word intègre une colonne « état à l'entrée / état à la sortie » pour faciliter cette comparaison.
Comment remplir son modèle d'état des lieux Word ?
Avant la visite, préparez le document à l'avance en remplissant les informations fixes : adresse du logement, noms des parties, date. Dans le modèle Word, vous pouvez également pré-remplir la liste des pièces et personnaliser les intitulés selon la configuration réelle du logement (chambre 1, chambre 2, bureau, cave, parking, etc.). Cette préparation en amont réduit le temps passé sur place et limite les oublis.
Lors de la visite, parcourez chaque pièce méthodiquement en suivant le même ordre que le document. Pour chaque élément (sol, murs, plafond, fenêtres, prises, interrupteurs, robinetterie), notez son état avec précision : « bon état », « traces de peinture, taille environ 5 cm », « carrelage fissuré en angle gauche ». Évitez les formulations vagues comme « usé » ou « propre » qui peuvent être interprétées différemment par chaque partie.
Pensez à relever tous les compteurs (électricité, gaz, eau froide, eau chaude) au début de la visite et à noter les index dans le document. Inventoriez chaque clé remise en précisant son usage. À la fin, les deux parties signent chaque exemplaire ; il est fortement conseillé de parapher chaque page pour éviter toute contestation. Pour un logement meublé, complétez également le tableau d'inventaire pièce par pièce.
Modèles Word disponibles : meublé, non meublé, appartement, maison
Notre bibliothèque de modèles Word couvre tous les types de logements soumis à la loi du 6 juillet 1989. Chaque modèle est pré-structuré selon les exigences du décret de 2016 et peut être adapté librement à votre situation.
Modèle Word non meublé (location vide)
Ce modèle couvre les locations vides - appartements, maisons, studios - soumises au régime de la loi de 1989. Il comprend toutes les rubriques obligatoires : informations des parties, relevés de compteurs, inventaire des clés, description pièce par pièce (entrée, séjour, cuisine, chambres, salle de bain, WC, caves, parking) et signatures. Adapté aux états des lieux d'appartement comme aux maisons, il peut être utilisé aussi bien pour l'entrée que pour la sortie du locataire. Téléchargez : WORD État des lieux non meublé ou le modèle maison et garage : WORD État des lieux maison et garage .
Modèle Word meublé (avec inventaire)
Ce modèle est destiné aux logements meublés au sens du décret n° 2015-981. Il intègre une section d'inventaire détaillée, avec un tableau par pièce permettant de lister chaque meuble, son état et ses éventuelles observations. Ce modèle est particulièrement adapté aux studios étudiants et aux appartements meublés en zone tendue. Consultez également notre modèle d'inventaire de mobilier séparé si vous souhaitez un document dédié.
Modèle Word studio
Pour un studio, le modèle Word est allégé : une seule pièce principale regroupe le séjour, la chambre et parfois la cuisine. La visite est rapide (20 à 30 minutes) et le document peut généralement tenir sur deux ou trois pages. Ce format est apprécié pour les locations étudiantes où les deux parties souhaitent finaliser rapidement l'état des lieux. Téléchargez : WORD État des lieux studio meublé ou WORD État des lieux studio non meublé .
Procédure et délais légaux à respecter
L'état des lieux d'entrée doit être réalisé avant la remise des clés, en présence des deux parties ou de leurs mandataires. Le document signé est remis à chaque partie le jour même. Le locataire dispose ensuite d'un délai de 10 jours pour demander des modifications ou des ajouts par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les équipements de chauffage, ce délai est porté à 30 jours à compter du premier jour de la saison de chauffe, ce qui permet de signaler un dysfonctionnement constaté après la période estivale.
L'état des lieux de sortie est réalisé le jour de la restitution des clés. Il est comparé point par point avec l'état des lieux d'entrée pour identifier les dégradations imputables au locataire. Les conditions de réalisation doivent être identiques à celles de l'entrée : même niveau d'éclairage, même présence des deux parties. Tout désaccord constaté lors de l'état des lieux de sortie peut être soumis à un état des lieux contradictoire.
En cas de désaccord rendant impossible la réalisation à l'amiable, l'une ou l'autre des parties peut faire appel à un huissier de justice. Les honoraires sont réglementés et partagés à parts égales entre bailleur et locataire. Une fois l'état des lieux de sortie signé, aucune dégradation non mentionnée ne peut être ajoutée ou facturée ultérieurement.
Gestion des litiges liés à l'état des lieux
La plupart des litiges locatifs proviennent d'une description insuffisante dans l'état des lieux d'entrée. Un état des lieux Word bien rempli, avec des annotations précises et des photos annexées, est la meilleure protection pour les deux parties. En cas de désaccord sur l'état d'un élément, il est recommandé de le consigner par écrit dans le document plutôt que d'en discuter oralement.
Lorsque des dégradations sont identifiées lors de l'état des lieux de sortie, le bailleur peut déduire les frais de réparation du dépôt de garantie, sous réserve de produire des justificatifs (devis ou factures). L'utilisation d'une grille de vétusté annexée au bail permet de calculer objectivement la part d'usure normale déduite du montant réclamé. En cas de désaccord persistant, les parties peuvent saisir la commission départementale de conciliation avant tout recours judiciaire.
Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d'un mois si aucune dégradation n'est constatée, ou de deux mois en cas de retenues justifiées. Tout retard entraîne une pénalité légale de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois commencé de retard.
Questions fréquentes sur l'état des lieux Word
Oui. La loi n'impose pas un format de fichier spécifique, mais un contenu. Dès lors que le document Word respecte les mentions obligatoires du décret du 30 mars 2016 et est signé par les deux parties, il a exactement la même valeur juridique qu'un formulaire PDF ou un document papier. Pour sécuriser la version définitive, il est recommandé d'exporter le fichier en PDF avant signature afin d'éviter toute modification ultérieure.
Oui, chaque partie peut se faire représenter par un mandataire désigné par écrit (procuration). Ce mandataire - membre de la famille, ami ou professionnel - signe le document au nom de la partie absente. L'état des lieux électronique est également légalement reconnu depuis la loi Alur, à condition que chaque partie dispose d'un accès permanent à sa copie. Dans tous les cas, refuser de participer à l'état des lieux d'entrée expose le locataire à une présomption de bon état du logement, et refuser l'état des lieux de sortie expose le bailleur à devoir restituer l'intégralité du dépôt de garantie.
Si le bailleur refuse ou ne se présente pas pour l'état des lieux d'entrée, le locataire doit lui envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si aucun accord n'est trouvé, l'une ou l'autre des parties peut demander l'intervention d'un huissier de justice pour établir un état des lieux unilatéral. En l'absence de tout état des lieux d'entrée, la loi présume que le logement a été remis en bon état, ce qui protège le locataire mais prive le bailleur de toute preuve en cas de dégradation.
Le locataire dispose d'un délai de 10 jours à compter de la remise des clés pour signaler des oublis ou des erreurs dans l'état des lieux d'entrée, par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les équipements de chauffage, le délai est de 30 jours à compter du premier jour de la saison de chauffe. Le bailleur ne peut pas refuser des modifications légitimes. Si les deux parties s'accordent, un avenant est signé et annexé au document original. Passé ces délais, l'état des lieux est définitif.
En résumé : téléchargez et adaptez votre modèle Word
Le format Word est la solution la plus souple pour établir un état des lieux conforme à la loi Alur. Entièrement modifiable, il vous permet d'adapter le document à votre logement, d'ajouter autant de pièces que nécessaire et de personnaliser l'inventaire pour une location meublée. Une fois complété et signé par les deux parties, il a la même valeur juridique qu'un formulaire PDF.
Pour aller plus loin, consultez nos guides sur le formulaire d'état des lieux en ligne, les règles de l'état des lieux de sortie, ou notre guide complet de la location pour maîtriser tous vos droits et obligations.