Préparer son dossier de location pour un appartement

La recherche d'un appartement s'avère souvent longue et compliquée pour les locataires. Ils doivent ainsi chercher un logement correspondant à leurs critères et leur budget sur les sites spécialisés avant de réaliser des visites et de déposer un dossier pour les appartements qui leur plaisent. Ce guide explique comment constituer un bon dossier de location pour un appartement, quelles pièces fournir selon la situation du locataire et détaille les modalités concernant les garants.

Comment faire un dossier de location pour un appartement ?

La recherche d'appartement est en général longue et laborieuse pour les futurs locataires qui doivent souvent rechercher sur internet puis postuler par message avant de visiter les logements qui correspondent à leurs critères (localisation, meublé ou vide, budget…) avant de déposer leur dossier. Les candidatures en concurrence pour un même bien sont souvent nombreuses, en particulier dans les grandes villes, considérées comme des zones tendues, dans lesquelles la demande est élevée et les biens rares. Le dossier remis au bailleur doit donc être le plus complet et soigné possible pour convaincre le propriétaire et faciliter cette recherche.

Le dossier de location d'appartement a pour objectif de présenter le sérieux du locataire ainsi que sa capacité de paiement. Il doit donc être présenter les documents obligatoires ainsi que toute pièce facultative appuyant la candidature du locataire. Les documents de la caution doivent également figurer dans le dossier afin de rassurer le bailleur sur la capacité de cette dernière à palier les éventuels manquements financiers du locataire.

Il est nécessaire de communiquer les documents au bailleur le plus rapidement possible pour éviter que le propriétaire n'accepte le dossier d'un autre locataire avant de pouvoir étudier le vôtre. Il est donc conseillé de se rendre à la visite avec une version papier du dossier à remettre directement à l'agence ou au propriétaire. Une version numérique peut également être envoyée par e-mail dans un deuxième temps ou si le bailleur exige ce format.

Faire bonne impression au bailleur Afin de faire bonne impression au bailleur et que le dossier sorte du lot, la présentation doit être soignée. Pour cela, réaliser une page de garde qui résume la candidature ainsi qu'un formulaire détaillant les documents fournis peut être judicieux. Il est également important de numéroter les pages afin de simplifier la lecture du dossier et surtout de faire attention aux fautes d'orthographe qui peuvent porter préjudice au locataire.

Quelles pièces présenter au bailleur ?

Un certain nombre de documents concernant l'identité et les revenus du locataire doivent obligatoirement figurer dans le dossier de location d'un appartement pour qu'il soit complet et recevable. Il est également possible d'ajouter certaines pièces facultatives afin d'appuyer son sérieux et sa solvabilité.

Les pièces à fournir diffèrent selon le statut du locataire. Il est évident qu'un étudiant ne peux pas justifier du même niveau de revenus qu'un actif mais doit néanmoins démontrer son statut :

Depuis la loi du 17 janvier 2002, le bailleur qui souhaite louer son bien à l'interdiction d'exiger un certain nombre de documents considérés comme personnels, notamment : une photo d'identité, une photocopie de la carte vitale, un relevé de compte bancaire, une attestation de bonne tenue de compte, un contrat de mariage ou certificat de concubinage, un extrait casier judiciaire ou encore le dossier médical du locataire.

Dossier de location d'appartement pour un actif

Afin de s'assurer du paiement régulier du loyer de l'appartement, les propriétaires demandent en général au locataire de justifier de revenus au moins deux fois plus importants que le montant du loyer mensuel. Le dossier sert ainsi à présenter l'identité du locataire, à justifier son statut d'actif et un niveau de revenus suffisant pour rassurer le bailleur.

Le dossier de location d'appartement d'un actif doit donc obligatoirement comporter :

• Une photocopie d'une pièce d'identité. Il peut s'agir d'une carte d'identité, d'un passeport ou d'un permis de conduire français ou étranger, d'une carte de séjour, de résident ou de ressortissant d'un Etat membre de l'UE. S'il s'agit d'un document étranger, il doit être rédigé ou traduit en français ;
• Une copie des trois dernières quittances de loyer ou une attestation du dernier bailleur assurant que le paiement est à jour ;
• Un justificatif de domicile, par exemple une facture d'eau, d'électricité, d'internet ou une copie de la taxe d'habitation ;
• Une copie du dernier avis d'imposition ;
• Une copie du contrat de travail ou une attestation de l'employeur mentionnant le poste occupé, la date de début de contrat et si possible la durée de la période d'essai ;
• Une copie des trois derniers bulletins de paie.

Concernant la pièce d'identité, le bailleur est en droit de demander au locataire de présenter l'original, en plus de la photocopie fournie dans le dossier.

L'objectif du dossier de location étant de rassurer le bailleur sur la capacité de paiement du loyer tous les mois, il est conseillé d'ajouter des documents complémentaires, justifiant de revenus annexes (revenus fonciers par exemple). Si le futur locataire a une caution, le dossier doit également comporter les documents mentionnés ci-dessus attestant de son identité et de sa solvabilité.

Dépôt de garantie avec la remise du dossier de location Le bailleur à l'interdiction de demander un dépôt de garantie ou une avance de loyer avant la signature du contrat de bail. Si le bailleur en fait la demande, il s'agit probablement d'une escroquerie, le locataire doit donc se méfier.

Dossier de location d'appartement pour un étudiant

Les documents qu'un étudiant doit fournir dans un dossier de location d'un appartement sont différents de ceux demandés à un actif. En effet, il ne dispose généralement pas de revenus suffisants pour payer le montant du loyer et des charges mais doit néanmoins pouvoir justifier son statut.

Compte tenu des ressources moindres dont disposent les étudiants, les bailleurs leur demandent presque systématiquement de présenter une caution afin de s'assurer du paiement régulier des loyers et des charges. Le garant peut également accompagner le futur locataire lors de la visite de l'appartement afin de rassurer le bailleur sur son implication.

Le dossier de location d'appartement d'un étudiant doit donc obligatoirement comporter :

• Une photocopie d'une pièce d'identité. Il peut s'agir d'une carte d'identité, d'un passeport ou d'un permis de conduire français ou étranger, d'une carte de séjour, de résident ou de ressortissant d'un Etat membre de l'UE ;
• Une photocopie de la carte étudiante ou un certificat de scolarité ;
• Un justificatif de domicile ou une attestation d'hébergement si l'étudiant vit chez ses parents.

Si l'étudiant dispose d'un garant, celui doit également fournir certains documents :

• Une photocopie d'une pièce d'identité ;
• Un justificatif de domicile (facture d'eau, d'électricité, d'internet ou taxe foncière...) ;
• Une copie des trois derniers bulletins de paie.

Afin de réduire les coûts de logement qui représentent un budget important, notamment dans les grandes villes, de nombreux étudiants optent pour la colocation. Dans ce cas, les documents à fournir dans le dossier sont identiques à ceux demandés pour un studio ou un deux pièces.

Si l'étudiant est bénéficiaire de l'Aide Personnalisée au Logement (APL), il est judicieux d'ajouter au dossier un courrier de la CAF attestant de l'éligibilité ou une copie de la simulation d'aide qu'il est possible d'effectuer sur le site de la CAF.

Lettre d'accompagnement du dossier de location (appartement)

Afin d'augmenter ses chances d'obtenir l'appartement souhaité face à une concurrence souvent nombreuse, il est nécessaire de faire bonne impression lors de la présentation du logement et de rassurer le propriétaire sur sa situation. Une lettre d'accompagnement du dossier de location permet ainsi de récapituler tous les points positifs de la candidature et de mettre en avant la capacité de paiement du loyer.

Voici un modèle de lettre d'accompagnement de dossier de location d'appartement à remettre au propriétaire de l'appartement :

Faux dossier de location : que risque le locataire ?

Si le locataire présente un dossier de location pour un appartement, contenant de faux documents (fiches de paie, caution...), il commet un délit de faux et usage de faux. Selon l'article 441-1 du code pénal, il s'expose ainsi à des sanctions : 3 ans d'emprisonnement et 45 000€ d'amende.

Dans les faits, si le bailleur repère la fraude avant la signature du contrat de location, le dossier du locataire est tout simplement rejeté. Si le contrat est déjà signé, le propriétaire doit lui-même prouver qu'il y a eu fraude. Or, cela n'est pas chose aisée : le bailleur ne peut par exemple pas contacter la banque du locataire pour se renseigner sur sa solvabilité.

L'importance de la caution dans le dossier de location

La caution : principale garantie financière du bailleur

La caution, ou le garant, est la personne qui se porte garant pour le locataire et qui s'engage donc à payer au bailleur les ses éventuelles dettes, qu'il s'agisse de loyer ou de charges impayés, de frais liés à la dégradation de l'appartement ou au contrat de bail en lui-même. A noter que le terme "caution" est souvent employé dans le langage courant pour parler de dépôt de garantie, c'est à dire la somme versée au bailleur lors de l'entrée du locataire dans l'appartement.

Il existe deux types de cautionnement : la caution simple et la caution solidaire. Cette dernière est souvent exigée par les bailleurs car elle engage le garant à palier les impayés du locataire dès le premier manquement, contrairement au cautionnement simple qui demande beaucoup plus de formalités.

Les documents concernant la caution sont aussi importants que ceux concernant le locataire car elle constitue la principale garantie financière du bailleur et oriente souvent son choix vers un candidat plutôt qu'un autre. Il est donc capital de soigner également la présentation de ces pièces et de mettre en avant la solvabilité du garant dans la présentation du dossier.

Quelles alternatives à la caution ?

Si aucun des proches du locataire ne peut se porter caution pour lui, il existe trois alternatives pour rassurer le bailleur et lui permettre d'accéder à la location :

1. La caution solidaire bancaire : la banque se porte caution solidaire pour le locataire étudiant ou jeune actif. En contrepartie, il est nécessaire d'ouvrir un compte bancaire et de s'acquitter de frais de dossier et d'une cotisation avoisinant 1% du montant du loyer.
2. La garantie visale. Il s'agit d'un dispositif gratuit d'Action Logement qui offre au locataire une couverture des loyers et charges impayés pendant les trois premières années du bail de location sous certaines conditions (liées aux revenus notamment).
3. L'avance Locapass. Action Logement finance le dépôt de garantie du locataire via un prêt sans frais ni intérêt, sous certaines conditions de ressources.

Le bailleur ne peut pas exiger la présence d'une caution s'il a déjà souscrit une assurance loyers impayés (sauf s'il s'agit d'un étudiant).

Sous quels prétextes un dossier de location d'appartement peut-il être refusé ?

Libre au propriétaire de choisir en privé le locataire qui lui convient le plus, à condition de respecter la législation. L'annonce ne peut en aucun cas être discriminatoire : par exemple, le bailleur ne peut pas spécifier réserver son logement à un public particulier ("couple sans enfant", "de préférence fonctionnaires"...). La loi considère qu'il y a discrimination s'il y a refus du dossier selon :

• Des critères liés au profil du candidat : il est interdit de refuser un potentiel locataire selon son origine, patronyme, âge, sexe, orientation sexuelle (réelle ou supposée), grossesse, situation familiale, état de santé, handicap, apparence physique, caractéristiques génétiques, mœurs, opinions politiques, activités syndicales, appartenance (réelle ou supposée) à un groupe ethnique, nation ou religion.
• Des critères liés à la caution du candidat : la loi interdit de refuser un candidat sous prétexte que sa caution est étrangère ou réside dans un département d'outre-mer.

De même, les agences immobilières sont tenues de respecter la loi, et ce même si elles reçoivent des directives des bailleurs. Dans les faits, il est très compliqué pour le candidat de prouver qu'il y a eu discrimination lors de la sélection des dossiers.