Locataire : tous les conseils pour monter son dossier (étudiant, appartement)

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Trouver un logement est souvent une épreuve pour les locataires, en particulier en ville où la concurrence est très élevée. Certains sont même prêts à mentir et falsifier les documents de leur dossier pour faciliter leur accès à un logement. Pour se démarquer et rassurer le bailleur, il est donc nécessaire de monter un dossier clair et complet. Ce guide donne toutes les clés pour constituer un dossier sérieux ainsi que les étapes à suivre par le bailleur pour déceler les faux documents.


Comment faire un dossier locataire ?

La recherche d'un logement s'avère souvent longue et compliquée pour les locataires. Après avoir trouvé des biens correspondant à leurs critères (localisation, budget, bien vide ou meublé, équipement...), les locataires remettent leur dossier au propriétaire afin qu'il désigne celui qui lui semble le plus sérieux.

comment faire un dossier locataire

Afin de maximiser ses chances d'obtenir l'appartement qu'il souhaite face à une concurrence souvent nombreuse, en particulier dans les grandes villes, le locataire doit donc préparer un dossier soigné et complet. Qu'il s'agisse d'un dossier pour un appartement ou pour une maison, il doit être clair, lisible pour le bailleur, sans faute d'orthographe et les différents documents sont dans l'idéal annoncés dans un sommaire avec une page de garde.

L'objectif premier du dossier est de rassurer le propriétaire sur l'identité du locataire, sur son sérieux et sur sa solvabilité. Il est ainsi important d'y insérer, en plus des pièces obligatoires, des documents complémentaires, attestant de revenus additionnels, en cas de revenus fonciers par exemple.

Les pièces à fournir dans le dossier varient néanmoins selon la situation professionnelle du locataire (s'il est étudiant, salarié, indépendant) :

Dossier d'un locataire actif

Afin de se prémunir contre les risques de loyer impayé, les propriétaires demandent généralement que les revenus du locataire soient deux à trois fois suppérieurs au montant du loyer. Si ce n'est pas le cas, la présence d'un garant ayant ce niveau de revenus est conseillée afin de rassurer le bailleur. Le dossier permet ainsi de décliner l'identité du locataire et de démontrer un niveau de revenus suffisant pour prétendre au logement.

Afin d'être complet, le dossier locataire d'un actif doit obligatoirement comporter les pièces suivantes :

dossier locataire actif
  • Une photocopie d'une pièce d'identité (carte d'identité, passeport ou permis de conduire français ou étranger, carte de séjour, de résident ou de ressortissant d'un Etat membre de l'UE). S'il s'agit d'un document étranger, il doit être rédigé ou traduit en français ;
  • Une copie des trois dernières quittances de loyer ou une attestation de l'ancien bailleur assurant le paiement régulier du loyer et des charges ;
  • Un justificatif de domicile (une facture d'eau, de gaz, d'électricité, d'internet, une copie de la taxe d'habitation) ;
  • Une copie du dernier avis d'imposition ;
  • Une copie du contrat de travail ou une attestation de l'employeur mentionnant la date de début de contrat ainsi que le poste occupé ;
  • Une copie des trois dernières fiches de paie pour les salariés ou des deux derniers bilans d'activité pour les indépendants.

Il est conseillé d'ajouter au dossier tout document mentionnant des revenus complémentaires, des revenus fonciers par exemple, ce qui conforte le propriétaire dans la solvabilité du locataire.

Dossier d'un locataire étudiant

La plupart des étudiants ne disposant pas de revenus réguliers, il est naturel de ne pas leur demander les mêmes documents qu'aux actifs. Ils doivent en contrepartie prouver leur statut et le plus souvent être en mesure de présenter une caution disposant de revenus suffisants pour assurer le paiement du loyer à sa place en cas de défaut de paiement.

Pour présenter un dossier complet, l'étudiant doit fournir les documents suivants :

  • Une photocopie d'une pièce d'identité. Il peut s'agir d'une carte d'identité, d'un passeport ou d'un permis de conduire français ou étranger, d'une carte de séjour, de résident ou de ressortissant d'un Etat membre de l'UE ;
  • Une photocopie de la carte étudiante ou un certificat de scolarité ;
  • Un justificatif de domicile ou une attestation d'hébergement si l'étudiant habite chez ses parents.

Dans le cas où le locataire décide d'opter pour une colocation afin de réduire les coûts de logement, poste de dépenses souvent majeur pour les étudiants, les documents à présenter au bailleur sont strictement identiques à ceux mentionnés ci-dessus.

Aide Personnalisée au Logement (APL) Si le locataire étudiant est bénéficiaire de l'APL, il est conseillé d'ajouter la lettre de la CAF certifiant son éligibilité ou la simulation de l'aide réalisée sur le site de la CAF indiquant l'éligibilité et le montant estimé.

Dossier du garant du locataire

Le garant, aussi appelé caution, est la personne physique ou morale qui se porte garant pour le locataire c'est-à-dire qui s'engage à payer au bailleur tout impayé, qu'il s'agisse du loyer, des charges, de frais suite à la dégradation du bien ou liés au contrat de location en lui-même.

Le garant est primordial pour le propriétaire car il constitue sa principale garantie financière en cas d'impayé du locataire. Ce dernier étudie donc les documents de la caution aussi attentivement que ceux du locataire, en particulier lorsqu'il s'agit d'un étudiant avec peu ou pas de revenus.

dossier garant locataire

Le garant doit ajouter au dossier du locataire les documents suivants :

  • Une pièce d'identité (carte d'identité, passeport, permis de conduire français ou étranger, carte de séjour, de résident ou de ressortissant d'un Etat membre de l'UE) s'il s'agit une personne physique. S'il s'agit d'une personne morale, un extrait K bis datant de moins de trois mois ou une autre pièce justifiant de l'existence de l'entreprise avec le nom de son responsable ainsi qu'une pièce d'identité du responsable ;
  • Un justificatif de domicile (la dernière quittance de loyer, une facture d'électricté, de gaz, d'eau de moins de 3 mois, la dernière taxe foncière...) ;
  • Un justificatif d'activité professionnelle : une copie du contrat de travail ou une attestation de l'employeur mentionnant la date de début de contrat et le poste occupé pour un salarié, un extrait de K bis pour une société, un certificat d'identification pour un indépendant
  • Différentes preuves de solvabilité : les trois derniers bulletins de paie pour un salarié ou les deux derniers bilans d'activité pour un indépendant ainsi que le dernier avis d'imposition

La caution solidaire, contrairement à la caution simple, peut être solicitée par le bailleur dès le premier manquement du locataire, sans formalités administratives contraignantes. Elle est donc souvent plébiscitée par les propriétaires et demandée aux locataires. L'engagement du garant est néanmoins bien plus important dans un cautionnement solidaire, il est donc conseillé de solliciter un membre de sa famille afin d'assurer un lien entre la caution et le locataire tout au long du contrat de bail.

Ne pas confondre caution et dépôt de garantie Le terme caution est couramment utilisé pour désigner le dépôt de garantie par abus de langage. La caution n'est pas la somme versée au propriétaire à l'entrée dans le logement pour prévenir d'éventuels dégats matériels, c'est en réalité la personne qui se porte garant pour le locataire.

Vérification du dossier locataire

La concurrence est parfois très rude entre les locataires pour l'obtention d'un appartement, en particulier dans les zones tendues où la demande est très forte et les biens à la location peu nombreux. Certains locataires sont donc prêts à fournir de documents afin de se démarquer et ainsi faciliter l'acceptation de leur dossier par le propriétaire. Pour éviter d'accepter un locataire qui n'aurait pas les moyens de payer son loyer, il est donc primordial de vérifier son dossier.

Comment vérifier le dossier d'un locataire ?

Afin de se prémunir des risques d'impayés de loyer et de charges, une vérification minutieuse de l'authenticité des documents fournis par les potentiels locataires doit être effectuée. Pour cela, le bailleur doit suivre différentes étapes :

  1. Vérifier l'identité du locataire. En cas de doute sur la copie de la pièce d'identité, il est possible de demander à voir l'original, lors de la visite du bien par exemple.
    L'adresse présente sur les documents fournis peut être vérifiée sur le site des pages blanches. Cependant, certaines personnes qui ont souhaité être sur liste rouge n'y apparaissent pas.
    Vérifier la présence du potentiel locataire sur les réseaux sociaux permet également de s'assurer de son existence, qu'il ne s'agit pas d'une fausse identité.
    Enfin, il est possible de vérifier si le numéro de sécurité sociale présent sur les bulletins de paie est cohérent : le 1er chiffre correspond au sexe (1 pour un homme, 2 pour une femme), les 4 chiffres suivants correspondent au mois et à l'année de naissance. Si ces chiffres ne correspondent pas aux informations fournies par le locataire, alors ce numéro est faux ou ne lui appartient pas.
  2. Vérifier les revenus du locataire. Il est difficile de distinguer un vrai bulletin de paie d'un faux. Il est néanmoins possible de contrôler que l'adresse de destination mentionnée sur les fiches de paie correspond à celle présente sur la pièce d'identité. La part des charges doit également représenter environ 23% du salaire brut, certaines calculs (sommes, calculs de pourcentages, etc.) peuvent être refaits pour s'assurer de leur véracité. La date d'embauche précisée sur le bulletin de paie doit être identique à celle mentionnée sur le contrat de travail ou l'attestation de l'employeur.
  3. Vérifier l'existence de l'entreprise et le fait que le locataire y travaille effectivement. Les sites société.com ou Infogreffe permettent de vérifier l'existence d'une entreprise en entrant le numéro de SIREN présent sur la fiche de paie.
    Appeler l'employeur, en demandant par exemple au secrétariat de joindre le potentiel locataire, permet de s'assurer qu'il est effectivement employé par l'entreprise.
  4. Vérifier l'avis d'imposition. L'Etat a mis en place un service de vérification des avis d'imposition. Il suffit d'indiquer le numéro fiscal et la référence de l'avis d'imposition présents sur ledit avis afin de s'assurer de son authenticité.

Une autre méthode pour se prémunir d'impayés de loyer est de demander au potentiel locataire les coordonnées de son ancien bailleur. Cela permet au propriétaire de s'assurer du sérieux du locataire et de la régularité de paiement au cours des précédentes locations.

Passer par des outils et logiciels de gestion locative

Afin de gagner du temps et d'avoir une vraie expertise, il est également possible de faire appel à des professionnels pour vérifier les dossiers des locataires. Plusieurs entreprises sont spécialisées dans ces vérifications et accompagnent le bailleur dans le choix du futur locataire.

De nombreux outils de gestion locative proposent des formules comportant une vérification du dossier du locataire en ligne, notamment Smartloc qui propose dans ses offres des services d'assistance, des modèles de documents officiels, la réalisation et la signature du contrat de bail en ligne ainsi que la génération automatique des quittances de loyer.

Quels recours en cas de falsification du dossier du locataire ?

La réalisation de faux documents par un locataire pour faciliter son accession à un bien relève légalement des délits faux et usages de faux. Il encourt alors une amende de 45 000€ et 3 ans d'emprisonnement. Le bailleur peut également porter plainte pour escroquerie, ce qui est passible de 375 000€ d'amende et de 5 ans de prison.

Si certains documents s'avèrent faux après la signature du contrat de bail, le bailleur peut obtenir son annulation et l'expulsion du locataire même sans problème à signaler le concernant (pas de nuisances sonores, paiement régulier du loyer, etc.).

Combien de temps garder un dossier locataire ?

comment faire un dossier locataire

Il est conseillé de conserver le dossier du locataire tout au long de la durée du contrat de bail. Celui-ci peut être gardé en version dématérialisée, comme tous les autres documents locatifs, afin de faciliter les recherches de documents et de gagner de l'espace.

Conserver le dossier est utile en cas d'impayé de loyer si le propriétaire a souscrit une assurance loyers impayés. En effet, en cas d'impayé de loyer, les compagnies d'assurance se penchent sur le dossier du locataire. Si elles constatent qu'un document est un faux, elles peuvent chercher attentivement la moindre erreur dans les documents du bailleur qui mettrait en péril l'indemnisation.

Contrairement au dossier locataire, les autres documents locatifs (état des lieux d'entrée, de sortie, quittances de loyer et contrats de bail) doivent être conservés 3 ans après la fin du contrat.

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