Etat des lieux gratuit à télécharger PDF / Word - modèle 2020

✍ Modèle d'Etat des LieuxTéléchargez un modèle gratuit d'état des lieux au format PDF. Modèle actualisé 2020 - Loi Alur.
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Elément indispensable de toute location, l'état des lieux se réalise à l'arrivée du locataire dans le logement et à son départ. Ces deux versions permettent d'attester de l'évolution de l'état du bien immobilier et donc de déterminer s'il y a eu dégradations. Auquel cas, le bailleur pourra conserver le dépôt de garantie pour payer les travaux de réparation.


Modèle d'état des lieux

Pour être certain d'utiliser un document avec une valeur juridique, téléchargez gratuitement un modèle d'état des lieux, conforme à la loi Alur (normes 2020) :

Etat des lieux d'entrée PDF Etat des lieux de sortie PDF

Etat des lieux au format WORD Etat des lieux local commercial PDF

L'ESSENTIEL À SAVOIR

✋ L'état des lieux est-il obligatoire ?

L'état des lieux (qu'il s'agisse de celui d'entrée ou de sortie) n'est en rien obligatoire : la loi Alur a imposé le contenu nécessaire pour qu'il ait une valeur juridique mais n'impose pas aux locataires et bailleurs de le réaliser.

Néanmoins, pour limiter les potentiels litiges en location, il est fortement recommandé d'en réaliser un à l'entrée et à la sortie du locataire.

✅ L'état des lieux doit-il être contradictoire ?

L'état des lieux doit toujours être contradictoire pour avoir une valeur légale. Cela signifie qu'il doit exister deux versions de l'état des lieux, une pour le bailleur et une pour le locataire, qui comportent exactement les mêmes informations sur l'état du logement.

Si les deux versions divergent et ne présentent pas la même description du logement (studio, appartement, maison, local commercial, etc.), alors l'état des lieux n'est pas valide.

✍ Peut-on modifier un état des lieux après signature ?

Seul l'état des lieux d'entrée peut être modifié :

  1. l'état des lieux d'entrée peut être modifié jusqu'à 10 jours après l'entrée dans le logement par le locataire, et avec l'accord du bailleur. Seule exception : le chauffage. Ce dernier peut être modifié dans un délai de 30 jours, à compter du début de la période de chauffe. Cette particularité a été prévue dans le cas d'emménagement en plein été par exemple, là où le chauffage n'est pas activé et son bon fonctionnement ne peut donc pas être testé.
  2. l'état des lieux de sortie ne peut en aucun cas être modifié. Pour cette raison il faut être particulièrement vigilant lors de sa réalisation.

🔍 Faut-il réaliser un pré-état des lieux ?

Le pré-état des lieux n'est pas obligatoire : il s'agit d'une visite à titre purement indicatif, réalisée avant l'état des lieux de sortie. Ce document permet néanmoins d'informer le locataire sur les remises en état, réparations et remplacements d'éléments nécessaires et qui lui seront facturés à sa sortie s'il ne fait rien. Il peut être accompagné d'une estimation du montant de ces réparations locatives.

Ce pré-état des lieux a donc une double utilité :

  • pour le locataire : une fois le locataire informé des réparations à réaliser, ce dernier va le plus souvent s'y atteler. En effet, si le bailleur récupère le logement dans le même état qu'il l'a confié au locataire, il sera dans l'obligation de lui rendre l'entièreté de son dépôt de garantie. Le locataire a donc tout intérêt à remettre le logement en état, pour récupérer le somme qu'il a versée en début de location.
  • pour le bailleur : en attestant des dégradations commises, il pousse le locataire à réparer le logement pour récupérer son dépôt de garantie. Le bailleur s'assure un peu plus de récupérer son logement dans un très bon état.

Pour limiter les potentiels litiges, il est donc conseillé de réaliser un pré-état des lieux avant le départ du locataire.

💸 Quel prix pour un état des lieux ?

Le prix de la réalisation d'un état des lieux dépend des parties prenantes qui interviennent. Il est :

  • le plus souvent gratuit, si réalisé à l'amiable entre le bailleur et le locataire ;
  • payant s'il est réalisé par une agence immobilière : son coût est alors encadré par la loi et partagé entre bailleur et locataire. Ce dernier ne peut pas payer plus que le bailleur et sa part ne peut excéder 3€/m2, et ce peu importe la zone dans laquelle se situe le logement.
  • payant s'il est réalisé par un huissier : auquel cas locataire et bailleur se partagent les frais à parts égales.

Comment faire un état des lieux ? Conseils

Réalisé en début et en fin de location, l'état des lieux n'est pas une étape à prendre à la légère : de nombreux litiges entre bailleur et locataire peuvent en découler, notamment sur l'utilisation du dépôt de garantie. Voici quelques conseils pour réussir son état des lieux :

  1. convenir d'une date, pour l'état des lieux d'entrée et de sortie. De cette façon, il est plus probable de débuter la location sur des bases saines et de s'assurer de la présence des deux parties. En cas d'indisponibilité du locataire ou du bailleur et sans autre solution, cela leur laisse le temps de trouver un mandataire pour se faire représenter. On évite alors des frais inutiles d'huissier.
  2. apporter les clés des différents compteurs pour les relevés: le bailleur doit penser à se munir des éventuelles clés pour accéder aux compteurs électrique, de gaz et d'eau, afin de reporter les relevés sur l'état des lieux.
  3. penser aux moindres détails : le bailleur doit veiller à ce que la visite puisse se faire de manière optimale, pour attester correctement de l'état du logement. Il doit donc faire en sorte d'éviter toute coupure de courant ou encore présenter un logement propre (surtout si le dernier locataire a quitté les lieux depuis un moment).
  4. ajouter des photos à l'état des lieux pour mettre en évidence certaines anomalies (rayures, trou dans le mur, tâche au plafond, etc.). Lors de l'état des lieux d'entrée, cela permet au locataire de se protéger en fin de location (on ne pourra pas lui reprocher ces anomalies). Lors de l'état des lieux de sortie, cela permet au bailleur d'attester de potentielles dégradations commises par le locataire. Pour chaque photo, il faut préciser la date et la pièce correspondante.
  5. établir un pré état des lieux avant la sortie du locataire : cela limite au maximum les potentiels litiges, le bailleur montrant ce qui devrait être remis en l'état, nettoyé ou encore réparé. Le locataire a alors le temps de s'en occuper avant l'état des lieux de sortie. Cette étape présente donc des avantages pour les deux parties : cela rajoute une sécurité supplémentaire au bailleur (pour récupérer son logement en bon état) et pour le locataire (pour récupérer son dépôt de garantie).
  6. utiliser un modèle conforme à la législation en vigueur : l'état des lieux doit comporter plusieurs mentions obligatoires pour avoir une valeur juridique. Pour être certain de ne rien oublier, téléchargez un modèle gratuit au format PDF ou Word (normes loi Alur, 2020).

Etat des lieux PDF  Etat des lieux WORD

Que dit la loi Alur sur l'état des lieux ?

etat des lieux loi alur

La loi Alur de 2014 a encadré la réalisation de l'état des lieux sur plusieurs aspects :

Définition de l'état des lieux

Un état des lieux est un document légal, dont le contenu et les modalités de réalisation sont fixés par la loi Alur (loi pour l'accès au logement et à un urbanisme rénové). Cette dernière n'impose pas sa réalisation mais codifie les mentions obligatoires qui doivent y figurer. Un état des lieux est réalisé à l'arrivée du locataire et un autre lors de son départ du logement : en comparant ces deux documents, les parties prenantes pourront attester de potentielles dégradations commises.

Document contradictoireL'état des lieux est obligatoirement contradictoire, cela signifie qu'il existe en plusieurs exemplaires signés par le locataire et le bailleur et que ces versions comportent exactement les mêmes informations.

Quand réaliser un état des lieux ?

quand faire l'etat des lieux

Locataire et bailleur peuvent réaliser un état des lieux à deux moments :

  1. un état des lieux d'entrée, lors de l'arrivée du locataire dans le logement. Cet état des lieux est réalisé en même temps que la signature du contrat de bail, auquel il est annexé. Les clés du logement sont ensuite remises au locataire.
  2. un état des lieux de sortie, lors du départ du locataire. Il est réalisé au même moment que la remise définitive des clés, le plus souvent le dernier jour du bail.

Dans ces deux situations, il est conseillé de convenir préalablement d'une date avec le bailleur, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Faire une procuration pour son mandataire

Si le bailleur ou le locataire ne peut pas se déplacer en personne, il peut mandater une personne proche pour réaliser et signer l'état des lieux à sa place. Il peut s'agir d'une proche (parent, ami, voisin...) mais aussi d'un professionnel comme une agence immobilière. Il faut alors rédiger une lettre de procuration et y joindre les copies des pièces d'identité du mandataire et de la personne qu'il représente.

Retrouvez un modèle de lettre de procuration contenant toutes les informations obligatoires pour avoir une valeur légale.

[Votre nom complet]
[Domicile]
[Ville et code postal]

[Nom complet du mandataire]
[Domicile]
[Ville et code postal]
[Date]

Objet : Réalisation de l’état des lieux [entrée ou sortie]

Je soussigné [votre nom complet] donne mandat à [nom complet du mandataire] pour réaliser pour mon compte l’état des lieux [d'entrée ou de sortie] en présence de [nom complet de l’autre partie (locataire ou bailleur)], le [locataire ou bailleur] du logement [que je possède/que je loue] situé au [adresse du logement], en vertu d’un contrat de location que nous avons signé le [date de signature du contrat de location]. En vertu de cette lettre, [nom complet du mandataire] est habilité.e, après avoir justifié de son identité au locataire, à réaliser toutes les formalités nécessaires, à consigner toutes remarques sur l’état du logement et le cas échéant l’inventaire du mobilier, à signer l’état des lieux et [réceptionner / remettre] les clés.


La présente lettre sera présentée et remise au [bailleur ou locataire] lors de la réalisation de l’état des lieux, accompagnée des copies des pièces d’identité du [bailleur ou locataire] et de son représentant.

Fait à [lieu], le [date].

Signature

Litiges fréquents et solutions

De par ses enjeux monétaires (réparation du logement, non restitution du dépôt de garantie), l'état des lieux est souvent source de nombreux litiges entre bailleur et locataire :

etat des lieux litiges

Quels recours en cas de litiges ?

En cas de litiges sur l'état des lieux d'entrée ou de sortie, locataire et bailleur peuvent se tourner vers la commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice, ou bien passer l'affaire directement devant un tribunal judiciaire.

1️⃣ La conciliation

Bailleur et/ou locataire peuvent saisir la commission départementale de conciliation via une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette démarche est toujours gratuite et à la demande du bailleur ou du locataire. La particularité de cette instance est qu'elle est composée à part égale de locataires et de bailleurs, qui tenteront de trouver une solution à l'amiable pour le problème rencontré. Si un accord est trouvé, elle établira un document de conciliation incluant les termes de l'accord trouvé.

📃 Modèle de lettre commission départementale de conciliation

2️⃣ Le tribunal judiciaire

Si aucun accord n'est trouvé ou si elles ne souhaitent pas passer par la commission, les parties peuvent se tourner vers le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement. Cette étape est souvent très coûteuse (frais d'avocat, d'huissier...) et longue.

⚖️ Je trouve le tribunal judiciaire le plus proche

Peut-on refuser un état des lieux ?

Il est possible de refuser un état des lieux (d'entrée ou de sortie), dans la mesure où la loi n'impose pas sa réalisation. Cependant, ce refus a des conséquences, notamment en fin de location :

etat des lieux refus
  • Le locataire demande un état des lieux d'entrée et le bailleur refuse. Dans ce cas, le locataire doit lui adresser une mise en demeure. Si le bailleur persiste dans son refus, aucun état des lieux d'entrée ne sera réalisé. Cependant, cela implique que le bailleur ne pourra pas (ou très difficilement) prouver la culpabilité du locataire en cas de dégradations en fin de location. Il ne pourra alors pas conserver le dépôt de garantie pour couvrir les frais de réparation.
  • Le bailleur demande un état des lieux d'entrée et le locataire refuse. La loi considère alors que le logement lui a été remis en bon état : le locataire sera tenu responsable d'éventuelles dégradations observées au terme du contrat de location. Le bailleur conservera alors une partie voire l'intégralité du dépôt de garantie pour financer les travaux de réparation.
  • Le locataire ou le bailleur refuse de faire un état des lieux de sortie. Auquel cas, il faut faire appel à un huissier dont les frais seront répartis équitablement entre locataire et bailleur.

Déroulement de l'état des lieux avec un huissier

Si locataire et bailleur ne parviennent pas à se mettre d'accord sur l'état des lieux, ils peuvent faire appel à un huissier de justice (article 3-2 de la loi 89-462 du 6 juillet 1989). Ce dernier avertit les parties prenantes au moins 7 jours avant sa visite, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les frais d'un état des lieux avec huissier sont fixés par la loi et évoluent chaque année. Ils sont divisés en parts égales entre locataire et bailleur.

Frais d'état des lieux avec huissier - 2020
📏 Surface du logement 💸 Frais d'huissier
Moins de 50m2 174,67€
Entre 50m2 et 150m2 196,55€
Plus de 150m2 273,77€

Absence d'état des lieux (entrée ou sortie)

etat des lieux absence

L'absence d'état des lieux (entrée ou sortie) n'est pas anodine et a des conséquences sur la location.

  1. absence d'état des lieux d'entrée : la loi considère que le logement a été fourni au locataire en bon état (sans dégradation locative). Ainsi, si de des dégradations sont constatées en fin de location et ne sont pas de son fait, le locataire ne pourra que difficilement le prouver. Le bailleur pourra alors plus facilement conserver une partie, voire l'intégralité de son dépôt de garantie pour financer les travaux de réparation.
  2. absence d'état des lieux de sortie : la loi considère que le logement a été rendu au bailleur dans un bon état et ne nécessite pas de travaux de réparation. Si le locataire a pourtant commis des dégradations, le bailleur aura des difficultés à le prouver et à conserver le dépôt de garantie pour réaliser les réparations.

Pour éviter ces situations souvent sources de litiges, il est donc fortement recommandé de réaliser un état des lieux d'entrée et de sortie.

Etat des lieux non remis au locataire

Il peut arriver que l'état des lieux de sortie ne soit pas remis au locataire, notamment si ce dernier est parti sans prévenir du logement ou s'il refuse de signer le document (en cas de désaccord par exemple). Auquel cas, l'état des lieux devant être contradictoire, si seule une partie le réalise et le signe, il n'a aucune valeur juridique. Il faut alors faire appel à un huissier de justice qui va réaliser l'état des lieux et lui conférera une valeur légale, et ce même en l'absence du locataire.

Retenue sur le dépôt de garantie après l'état des lieux

Le bailleur est en droit de conserver une partie voire l'intégralité du dépôt de garantie si le locataire manque à ses obligations : en cas de dégradations du logement ou d'impayés de loyers. Cette somme lui permettra par exemple de financer les travaux de réparation nécessaires.

etat des lieux retenue sur dépôt de garantie

Cependant, le bailleur doit justifier cette retenue en remettant divers documents au locataire : état des lieux d'entrée et de sortie, photos de l'état du logement, constat d'huissier, devis, factures de société de nettoyage ou professionnels du bâtiment, lettres de réclamations des impayés de loyer, etc.

Si les charges locatives sont récupérables, le bailleur est en droit de conserver jusqu'à 20% du montant du dépôt de garantie, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de copropriété. Ce montant doit être justifié via divers documents. Le bailleur doit par la suite restituer le montant restant du dépôt de garantie dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes.

Ne pas confondre vétusté et dégradationsLa vétusté est l'usage normale du logement, elle ne peut en aucun cas être imputée au locataire. Les dégradations relèvent d'un usage anormal du logement (trou dans les murs, peintures qui jaunissent à cause de la cigarette, parquet rayé, etc.) : ce sont ces dernières qui peuvent justifier d'une retenue sur le dépôt de garantie. Pour définir ce qui relève de la vétusté et des dégradations, bailleur et locataire peuvent se mettre d'accord sur l'utilisation d'une grille de vétusté.

F.A.Q.

📃 En combien d'exemplaires doit être signé l'état des lieux ?

L'état des lieux (entrée ou sortie) doit être signé en autant d'exemplaires qu'il existe de parties prenantes. Il s'agit généralement de deux exemplaires, une pour le bailleur et une pour le locataire. 

Signature de la caution ?La caution (personne qui se porte garant pour le locataire) n'a pas à signer le formulaire d'état des lieux ainsi que le contrat de bail.

🚶🚶 Tous les colocataires doivent-ils signer l'état des lieux ?

Tout dépend du type de bail signé :

  1. bail collectif (un seul bail pour tous les colocataires) : tous les colocataires doivent alors signer l'état des lieux d'entrée, avec le bailleur. L'état des lieux de sortie est réalisé lorsque tous les colocataires ou le dernier colocataire quitte le logement : il est donc soit signé collectivement soit par le dernier colocataire. 
  2. bail individuel (chaque colocataire a signé son propre bail) : chaque colocataire doit réaliser un état des lieux d'entrée, qu'il ne signe qu'avec le bailleur. La procédure est la même pour l'état des lieux de sortie.

📷 Peut-on joindre des photos à l'état des lieux ?

Depuis le 1er janvier 2016, la loi autorise l'ajout de photos à l'état des lieux d'entrée et de sortie. En effet, les photos sont une preuve supplémentaire et parfois plus détaillée, de l'état du logement à un instant T. Elles permettent de mettre en évidence certains éléments qui pourraient être sources de conflits : tâches sur la moquette, le plafond, trou dans le mur, rayure sur le parquet, meuble abîmé, etc. Il faut alors les dater et préciser sur chaque photo à quelle pièce elle correspond.

Envoi électroniqueLes photos peuvent être envoyées par voie électronique, par mail au locataire et au bailleur.

💬 Mon futur locataire ne parle pas ou peu français, comment faire ?

Dans le cas d'un futur locataire ne parlant pas ou peu français, il est possible d'utiliser une version d'état des lieux en anglais (inventory of fixtures). Cette dernière est conforme à la législation en vigueur (loi Alur, normes 2020) :

Etat des lieux en anglais PDF

👴 Décès du locataire : comment faire l'état des lieux ?

L'article 14 de la loi du 6 juillet 1989 indique que la famille du locataire doit prévenir le bailleur et lui envoyer un acte de décès. Cet acte met fin au contrat (à moins que le conjoint du locataire ne vive aussi dans le logement et récupère le bail).

Les proches conviennent alors avec le bailleur d'une date pour réaliser l'état des lieux de sortie et pour lui remettre les clés. Le plus souvent, cette étape est réalisée un ou deux mois après le décès, la loi n'imposant aucune date limite. Ce sont donc les proches qui signeront à la place du défunt l'état des lieux de sortie. 

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