Pourquoi envoyer une lettre de demande d'état des lieux ?

L'état des lieux est normalement réalisé de manière contradictoire et amiable entre le bailleur et le locataire, lors de la remise ou de la restitution des clés. Cependant, il arrive que l'une des parties fasse obstacle à sa réalisation :

  • Le bailleur refuse ou ignore les demandes de rendez-vous pour l'état des lieux de sortie, retardant la restitution du dépôt de garantie.
  • Le locataire quitte le logement sans prévenir ou ne se présente pas au rendez-vous fixé pour l'état des lieux d'entrée.
  • L'une des parties repousse indéfiniment la date du rendez-vous sans motif légitime.

Dans tous ces cas, l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) constitue une mise en demeure formelle. Elle prouve votre bonne foi et constitue un préalable indispensable avant toute intervention d'un huissier de justice.

Bon à savoir : l'état des lieux n'est pas légalement obligatoire, mais son absence entraîne des présomptions défavorables pour la partie qui en est responsable. Envoyer une lettre de demande protège vos droits quelle que soit l'issue.

LRAR

La lettre doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception pour avoir une valeur juridique

7 jours

Délai minimum à accorder à l'autre partie pour fixer un rendez-vous après réception du courrier

Huissier

En cas de refus persistant, un huissier peut être mandaté pour réaliser le constat, aux frais du responsable

Gratuit

L'état des lieux amiable est entièrement gratuit pour les deux parties

Modèle de lettre du locataire pour demander un état des lieux de sortie

Ce modèle est destiné au locataire dont le bailleur refuse de se présenter pour l'état des lieux de sortie. Il s'agit du cas le plus fréquent : le locataire a donné son congé, mais le propriétaire ne répond pas ou repousse la date du rendez-vous.

Modèle de lettre du bailleur pour demander un état des lieux

Ce modèle est destiné au bailleur dont le locataire a quitté le logement sans participer à l'état des lieux, ou qui refuse de fixer une date. Sans état des lieux de sortie, le bailleur ne pourra effectuer aucune retenue sur le dépôt de garantie.

Comment envoyer la lettre de demande d'état des lieux ?

Pour que votre courrier ait une valeur juridique, il doit respecter certaines règles de forme et d'envoi.

Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)

L'envoi en LRAR est la seule méthode qui garantit une preuve de réception opposable en justice. La date figurant sur l'accusé de réception fait courir les délais. Vous pouvez envoyer votre courrier en ligne via le service de lettre recommandée électronique de La Poste, qui a la même valeur juridique qu'un envoi papier.

Délai de réponse à accorder

Proposez un rendez-vous au moins 7 jours après la date de réception estimée du courrier. Ce délai est celui retenu par la jurisprudence pour la convocation en vue d'un état des lieux par huissier, et il est raisonnable de l'appliquer dès la mise en demeure amiable.

Que faire en cas de non-réponse ?

Si la partie adverse ne répond pas ou ne se présente pas à la date proposée, vous pouvez mandater un huissier de justice pour réaliser le constat. L'accusé de réception de votre mise en demeure prouve que vous avez tenté la voie amiable, ce qui justifie l'intervention de l'huissier et peut influer sur la répartition des frais.

Astuce : si vous ne disposez pas de la nouvelle adresse du locataire, envoyez le courrier à l'adresse du logement loué. À défaut de transfert de courrier, l'accusé de réception non réclamé constitue tout de même une preuve de diligence de votre part.

Conséquences juridiques d'un refus d'état des lieux

Le refus de procéder à un état des lieux n'est pas sans conséquence. La loi prévoit des mécanismes de protection qui s'appliquent automatiquement.

Si le bailleur refuse l'état des lieux

  • Les frais d'huissier seront intégralement à sa charge.
  • Sans état des lieux de sortie, le logement est présumé restitué en bon état : le bailleur doit rendre l'intégralité du dépôt de garantie sous un mois.
  • Tout retard de restitution expose le bailleur à une pénalité de 10 % du loyer mensuel par mois de retard.

Si le locataire refuse l'état des lieux

  • Les frais d'huissier sont partagés à parts égales entre les deux parties.
  • Sans état des lieux d'entrée, le logement est présumé remis en bon état : toute dégradation constatée à la sortie sera imputée au locataire.
  • Le bailleur pourra retenir sur le dépôt de garantie les sommes correspondant aux réparations locatives.

Délais à respecter et calendrier type

Voici le calendrier recommandé pour une demande d'état des lieux de sortie, du congé jusqu'à l'intervention éventuelle de l'huissier :

Calendrier type d'une demande d'état des lieux de sortie
Étape Délai Action
J-30 à J-15 Avant fin de préavis Première demande amiable (e-mail, SMS, appel) pour fixer le rendez-vous
J-15 15 jours avant la sortie Envoi de la LRAR de mise en demeure
J-7 7 jours avant la sortie Date proposée dans la lettre pour le rendez-vous d'état des lieux
Jour J Fin de préavis État des lieux de sortie et remise des clés (ou intervention de l'huissier)

Si le rendez-vous amiable échoue malgré la mise en demeure, contactez un huissier de justice du ressort du tribunal où se situe le logement. L'huissier convoquera l'autre partie avec un préavis d'au moins 7 jours et réalisera le constat même en l'absence de la partie défaillante.

Pour compléter votre démarche, consultez nos guides associés :

Questions fréquentes sur la lettre de demande d'état des lieux

Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) lui proposant une date et une heure pour le rendez-vous, avec un préavis d'au moins 7 jours. Si le bailleur ne se présente pas malgré cette mise en demeure, mandatez un huissier de justice : les frais seront intégralement à la charge du bailleur qui a rendu l'état des lieux amiable impossible.

En l'absence d'état des lieux de sortie, la loi présume que le locataire a rendu le logement dans l'état où il l'a reçu. Le bailleur ne peut donc effectuer aucune retenue sur le dépôt de garantie et doit le restituer intégralement sous un mois.

Oui, la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) est indispensable. Elle est la seule à constituer une preuve de réception opposable en justice. Un simple e-mail ou SMS ne suffit pas pour une mise en demeure formelle, même s'il peut servir de preuve complémentaire.

Proposez un rendez-vous au moins 7 jours après la date de réception estimée de votre courrier. Ce délai correspond à celui exigé par la loi pour la convocation à un état des lieux par huissier et permet à l'autre partie d'organiser sa présence.

Oui. Si aucun état des lieux d'entrée n'a été réalisé lors de la remise des clés, le locataire peut en demander un dans les 10 premiers jours suivant son emménagement (30 jours pour les éléments de chauffage). Au-delà de ce délai, la demande reste possible mais la présomption de bon état s'appliquera, rendant la preuve de défauts préexistants plus difficile.